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匯報(bào)材料宜“請、重、實(shí)”
匯報(bào)材料宜“請、重、實(shí)”康家瓏
寫匯報(bào)材料，是為了向上級反映情況，讓上級了解下情；或請求上級幫助下級解決問題。匯報(bào)材料可以是口頭匯報(bào)的腳本，也可以是供上級閱讀的書面材料。匯報(bào)材料寫得好不好，不僅會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)的決策，也會(huì)影響到上級對下級的幫助。要提高匯報(bào)材料的寫作質(zhì)量，就需要注意“清、重、實(shí)”三點(diǎn)要求。一、清“清”就是思路清晰。匯報(bào)材料不管是供書面交流還是口頭交流，上級組織或領(lǐng)導(dǎo)在看或聽匯報(bào)材料的時(shí)候，常會(huì)思索材料所講述的事實(shí)、所分析的問題，這同樣存在一個(gè)思維過程。如果匯報(bào)材料寫得不符合思維習(xí)慣，東一榔頭，西一棒子，就會(huì)讓人摸不著頭腦。因此，匯報(bào)必須理清思路。
首先，要理清匯報(bào)的順序�！吨芤住吩疲骸把杂行颍骸彼^“序”，就是指有條理而不紊亂。先說什么后說什么，在匯報(bào)材料中的表現(xiàn)就是謀篇布局，安排段落層次、開頭結(jié)尾、過渡呼應(yīng)等。匯報(bào)順序既有常規(guī)順序也有非常規(guī)順序。英國文學(xué)家約翰·巴洛茲說：“一顆寶石跟一塊普通石頭的區(qū)別并不在本質(zhì)，而在于分子的排列——結(jié)晶的方式。木炭和金剛鉆是一樣的，但在外觀上和效用上，它們的差別可多遠(yuǎn)��！珍珠所含的成分，沒有一種是不能在最粗礪的蚌殼中找到的�！边@就說明：匯報(bào)同樣一件事情，順序不同，效果是不同的。
按照常規(guī)思維習(xí)慣，人們在敘述某一件事情的時(shí)候，常從時(shí)空立體上展開�？梢园凑帐虑榘l(fā)展的順序作匯報(bào)：開端——發(fā)展——結(jié)局；介紹某個(gè)空間對象的時(shí)候，可以按照由外到里（由里到外）、由上到下（由下到上）、由左到右（由右到左）的順序進(jìn)行；介紹某個(gè)人物的時(shí)候，可以由過去到現(xiàn)在，或者由現(xiàn)在追溯到過去；介紹某個(gè)單位事跡的時(shí)候，可以把事跡分成幾個(gè)方面，常常是先政治、后業(yè)務(wù)；論說某個(gè)道理時(shí)，常常在事理的平面展開，比如，整體與部分、屬性與關(guān)系、個(gè)別和一般、現(xiàn)象與本質(zhì)、因果與條件、必然與或然等等。
按照非常規(guī)思維習(xí)慣寫作匯報(bào)材料，則需要注意兩點(diǎn)：一要了解閱讀匯報(bào)材料者的思維習(xí)慣，二要注意取得更好的匯報(bào)效果。比如，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)某件事情，既可以按通常習(xí)慣，先介紹事情的經(jīng)過，再介紹事情的結(jié)果（效果）；也可以按反常的思維習(xí)慣，先介紹結(jié)果（效果），再介紹具體的做法。兩相比較，后者的效果更好——可先聲奪人，吸引看材料的人迫不及待地讀（聽）下去。如果拿著匯報(bào)材料向領(lǐng)導(dǎo)作口頭匯報(bào)，用后一種思維習(xí)慣介紹，還有試探作用——看領(lǐng)導(dǎo)是否對其感興趣。
其次，要注意材料內(nèi)容之間的邏輯關(guān)系。邏輯關(guān)系常常有因果關(guān)系、并列關(guān)系、遞進(jìn)關(guān)系、條件關(guān)系等。如果匯報(bào)材料能夠把材料之間的邏輯關(guān)系表述清楚，就能夠幫助閱讀者（或聽者）掃清思路障礙，準(zhǔn)確把握匯報(bào)材料所要傳達(dá)的信息。
如何理清思路？最常用的辦法是反復(fù)推敲后列出提綱。列提綱要由大到小，一級標(biāo)題下要有二級標(biāo)題，二級標(biāo)題下面要有三級標(biāo)題……提綱列得越詳細(xì)，匯報(bào)起來思路就越清晰。列出不同層級的提綱，一定要注意它們相互之間的邏輯關(guān)系。上下層級的提綱如果是推論關(guān)系，還要考慮它們是否具有推出的必然性。對于同級標(biāo)題，還要注意它們是否具有不相容的關(guān)系，如果出現(xiàn)了全同、交叉、包含或被包含關(guān)系，就表明提綱邏輯混亂，必須修改。如果前后內(nèi)容有一定跨度，在內(nèi)容轉(zhuǎn)換的時(shí)候，一定要使用過渡句，確保銜接自然；反之，則容易使聽匯報(bào)的人覺得突兀，跟不上匯報(bào)者的思路。
二、重
“重”就是重點(diǎn)突出。一般來說，匯報(bào)材料的內(nèi)容通常包括：工作開展情況、主要做法及成效、存在問題及今后的打算等幾個(gè)方面。匯報(bào)材料面面俱到往往會(huì)事倍功半，所以要突出重點(diǎn)，做到有“點(diǎn)”有“面”�！包c(diǎn)”就是重點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)展開講、深入講；“面”是非重點(diǎn)，在匯報(bào)材料里只起輔助說明作用，應(yīng)該適當(dāng)濃縮。
應(yīng)當(dāng)依據(jù)什么標(biāo)準(zhǔn)來確定匯報(bào)的重點(diǎn)呢？一般情況下，以下兩條可以作為確定重點(diǎn)的依據(jù)。
第一，凡是符合上級領(lǐng)導(dǎo)聽匯報(bào)意圖的，就是匯報(bào)材料的重點(diǎn)。任何工作均有輕重緩急，上級領(lǐng)導(dǎo)聽取下級的匯報(bào)總帶有一定的目的性，對匯報(bào)內(nèi)容、匯報(bào)時(shí)間、匯報(bào)形式、匯報(bào)范圍等都會(huì)有明確要求。撰寫者必須深刻領(lǐng)悟上級意圖，仔細(xì)揣摩這些要求，必要時(shí)還可通過其他信息渠道，廣泛深入地了解上級領(lǐng)導(dǎo)近來重點(diǎn)關(guān)注的是什么、重點(diǎn)抓的工作是什么。這樣就可以有的放矢，做到上級不關(guān)注的不匯報(bào)、已經(jīng)了解的不匯應(yīng)用寫作報(bào)。
第二，凡是具有特色的，就是匯報(bào)材料的重點(diǎn)。如果匯報(bào)材料沒有特色，喪失自我或缺少自我，匯報(bào)沒有個(gè)性，自然就會(huì)失去匯報(bào)的意義。要突出特色，就要做到常規(guī)性內(nèi)容不講，與別人相同的內(nèi)容不講。只有從本單位實(shí)際出發(fā)，選取有特色的工作，匯報(bào)有特色的做法，才能取得“人無我有，人有我優(yōu)”的效果。“特色”不僅指工作成績、成功經(jīng)驗(yàn)，也包括T作中發(fā)現(xiàn)或m現(xiàn)的新矛盾，以及對問題的新思考。這種新思考，可以通過圍繞特定問題所選取的匯報(bào)角度或站位的高度來體現(xiàn)。
那么匯報(bào)材料如何才能做到重點(diǎn)突出呢？
一要圍繞重點(diǎn)展開敘述或論證。匯報(bào)材料要有思想、有見解，能給人以啟發(fā)，使人聽了豁然開朗，產(chǎn)生興趣。匯報(bào)材料的思想性，體現(xiàn)在材料、事例和闡述的道理之中j分析問題要有理有據(jù)，有深度，不要做浮皮潦草的表面文章。匯報(bào)材料涉及的事例，可以量化的一定要量化，能用數(shù)字說明的問題一定要把有關(guān)數(shù)據(jù)寫清楚。數(shù)字雖然枯燥，但能增強(qiáng)材料的說服力，在說明問題時(shí)具有文字?jǐn)⑹霾豢商娲淖饔�。運(yùn)用一些較為抽象的數(shù)字，有時(shí)還可以采用折算的方法讓數(shù)字變得具體可感。比如，有人在介紹黃河時(shí)說：“黃河每年帶起的泥沙達(dá)16億噸。”“16億噸泥沙”到底是一個(gè)多大的數(shù)字，許多人心中不一定有概念。為了讓聽者理解這個(gè)數(shù)字，可以改說成：“黃河每年帶起的泥沙16億噸。若用這些泥沙來修建一條高一米、寬一米的防護(hù)堤，那這條防護(hù)堤便可以環(huán)繞地球27圈。”這樣一折算，抽象的數(shù)字“16億噸泥沙”就變得具體可感了。
二要把握重點(diǎn)抓住要害和實(shí)質(zhì)。要抓住本質(zhì)，就要少講過程性東西，多講實(shí)質(zhì)性東西。要杜絕簡單的材料堆砌，防止表面化，把深層次的東西寫出來。比如某人在匯報(bào)某單位職工思想狀況時(shí)說：“……有人玩名，有人玩命，有人玩狗，其實(shí)最終都是在玩自己。”這種說法一針見血地點(diǎn)出了問題的要害和本質(zhì)，能使人為之一振。
三要詳略得當(dāng)。匯報(bào)材料的線索要單一，情節(jié)要簡單。如果串起材料的線索太多、淡及內(nèi)容的情節(jié)太復(fù)雜，聽匯報(bào)的人不但不容易理出頭緒，反而會(huì)越聽越糊涂。因此，要把多余的線索和過細(xì)的情節(jié)統(tǒng)統(tǒng)刪去。領(lǐng)導(dǎo)聽匯報(bào)最關(guān)心的是工作重點(diǎn)以及處理的結(jié)果，所以匯報(bào)要遵循“事不過三”原則，關(guān)鍵事項(xiàng)最好只談一件，通常不要超過三件——這是許多人的經(jīng)驗(yàn)之談。
在語言運(yùn)用上，敘述要簡潔，切忌冗長噦嗦，也不要講空話、套話和大話，更不要從文件、報(bào)刊上大段地抄錄引用，這樣容易把有用的東西淹沒在廢話、套話之中。用詞要樸實(shí)無華、通俗易懂，不要使用生僻的語詞，要多用大眾語匯，盡量口語化。這樣匯報(bào)起來才自然、流暢。在句式上，要多用短句。短句不僅便于說、便于聽，而且干脆有力、節(jié)奏感強(qiáng)。
三、實(shí)
“實(shí)”就是實(shí)事求是。寫匯報(bào)材料要做到實(shí)事求是，需要注意兩點(diǎn)：
第一，要準(zhǔn)確可靠。要匯報(bào)那些實(shí)在的、新鮮的、有價(jià)值的東西，但必須講真話、講實(shí)話、講心里話。匯報(bào)的情況要準(zhǔn)確無誤，不允許有任何虛構(gòu)，也不允許夸張拔高甚至張冠李戴、移花接木，更不能把道聽途說的東西作為事實(shí)寫入?yún)R報(bào)材料。對匯報(bào)材料所涉及的重要數(shù)據(jù)，一定要反復(fù)核實(shí)，科學(xué)論證，切不可想當(dāng)然隨意虛報(bào)。評價(jià)事件或人物，要恰如其分；匯報(bào)經(jīng)驗(yàn)要避免脫離群眾、脫離現(xiàn)實(shí)、脫離整體觀念。
準(zhǔn)確可靠，要求所舉的事例，除符合客觀實(shí)際外，還必須有廣泛代表性、能反映事物的本質(zhì)。那些沒有廣泛代表性、不能反映事物本質(zhì)的東西，即使在事件的發(fā)展過程中是真實(shí)存在的，也不能拿來作為例證，因?yàn)檫@樣的事例只是事物發(fā)展中的非主流、小插曲而已，絕非事物的真實(shí)面目，用這樣的事例作論據(jù)，不僅不會(huì)有說服力，還會(huì)犯論據(jù)不足的邏輯錯(cuò)誤。
第二，要喜憂皆報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)聽匯報(bào)，既是了解情況，也是研究問題。無論“喜”或“憂”，領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)認(rèn)真對待。說不定你的“憂”，有時(shí)候正是領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)注的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)。因此在匯報(bào)情況的時(shí)候，要做到喜憂皆報(bào)，不能報(bào)喜不報(bào)憂。怎樣做到喜憂皆報(bào)呢？
一是報(bào)喜要報(bào)夠，勿攬功報(bào)喜只有報(bào)夠了，才能讓上級全面了解過去決策的真實(shí)效果。只有報(bào)喜報(bào)得深報(bào)得透，才能對領(lǐng)導(dǎo)研究工作具有啟發(fā)意義，有利于領(lǐng)導(dǎo)洱決策。如果報(bào)喜不夠，既不利于領(lǐng)導(dǎo)把握過去決策的實(shí)際情況，也不利于上級解下級，在一定情況下會(huì)影響上級對典型經(jīng)驗(yàn)的推廣和利用。必須注意的是，在報(bào)喜的時(shí)候，一定要把握好“度”，不要夸大吹牛，不要把一切成績都攫為己有。要分清所取得的成績，那些是上級的，那些是本單位的，屬于本單位的，義要分清那些成績是屬于領(lǐng)導(dǎo)的，那些是屬于部門的．只有把功勞分清了，才有利于上級總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高T作效率；有利于本單位內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，增強(qiáng)內(nèi)部凝聚力、提高領(lǐng)導(dǎo)號召力。
二是報(bào)憂要報(bào)透，勿推諉，報(bào)憂要報(bào)透，就是要把工作中的不足或缺陷完全地實(shí)事求是地向上級說清楚。丑媳婦總要見公婆。對工作中出現(xiàn)的失誤和不足，要按照要求匯報(bào)，即使是丟面子傷筋骨的事情也得匯報(bào)。在匯報(bào)這些失誤和不足的時(shí)候，不要輕描淡寫，避重就輕，更不能遮丑護(hù)短隱瞞遮掩。把“憂”報(bào)透了，既可以幫助自己總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，防止以后再出現(xiàn)類似的錯(cuò)誤，也可以提醒上級以后在制定方針政策時(shí)在這方面加以注意。在匯報(bào)這些失誤和不足的時(shí)候，要敢于承擔(dān)責(zé)任。既不能一切往下推，責(zé)怪這個(gè)部門不負(fù)責(zé)，那些群眾不努力，更不能一切往上推，怪L級這項(xiàng)政策不完善，那項(xiàng)制度不嚴(yán)密。
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