高校公文處理工作常見問題芻議

　　高校公文處理工作常見問題芻議
　　
　　劉星
　　
　　公文作為高校內(nèi)部管理的重要工具，對(duì)高校發(fā)展具有重要意義。在高校公文處理的實(shí)踐中，卻存在著不少問題，在一定程度上阻礙了公文作用的發(fā)揮，制約了公文處理工作的規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。在長(zhǎng)期的公文審核工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，高校公文處理常見問題主要集中在兩個(gè)方面：一是公文寫作不夠規(guī)范，影響了公文質(zhì)量的提升；二是公文處理程序不夠規(guī)范，影響了公文效力的發(fā)揮。
　　
　　一、公文質(zhì)量方面存在的問題
　　
　　公文處理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作。為了保證日常工作的順利開展和促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，大多高校都制定了公文處理的制度。但是，隨著高校的快速發(fā)展，公文數(shù)量日益增多，對(duì)公文處理工作的要求越來(lái)越高，尤其在高等教育內(nèi)涵發(fā)展的新階段，公文質(zhì)量的提升具有更為重要的意義。當(dāng)前，高校公文除了格式不規(guī)范、表述不恰當(dāng)?shù)瘸Ｒ妴栴}之外，還存在一些特殊問題，給高校辦公室公文審核工作提出了新的課題。
　　
　　1.公文種類使用單一
　　
　　《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》 （以下簡(jiǎn)稱絳例》）規(guī)定了15種常見的公文。從使用范圍和規(guī)格來(lái)說，除“命令（令）”“公報(bào)”“議案”外，其他種類皆可用于高校公文。但目前高校的發(fā)文，尤其是下行文，使用最多的文種是“通知”，且大有用“通知”取代其他文種的趨勢(shì)。筆者以為，應(yīng)根據(jù)文件具體內(nèi)容選擇合適的文種，不能無(wú)限量放大一個(gè)文種的使用范圍。如高校常有關(guān)于表彰優(yōu)秀教師和學(xué)生的公文，這類公文主要是為了表?yè)P(yáng)先進(jìn)，激勵(lì)師生創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)，一般沒有具體的執(zhí)行要求，屬于知照性公文，用“通報(bào)”更為合適。又如“意見”這個(gè)文種，1996年印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》首次把“意見”確定為公文文種，2012年發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》也明確“意見”是常用的15種公文之一，適用于對(duì)重要問題提出見解，但時(shí)至今日還常常見到《關(guān)于印發(fā)（×××意見）的通知》，忽視了“意見”本身就是一個(gè)文種，這是很不規(guī)范的。
　　
　　2.公文內(nèi)容照搬上級(jí)文件
　　
　　傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的路線方針政策，或落實(shí)上級(jí)文件精神，是公文行文的緣由之一。高校這一類公文存在著明顯的問題，就是來(lái)文單位在起草公文時(shí)機(jī)械理解照搬照抄教育部或者省市教工委的文件，以為原封不動(dòng)才能和上級(jí)精神保持一致。這樣的文件往往指導(dǎo)原則多，具體內(nèi)容少，與學(xué)校自身實(shí)際脫節(jié)，缺乏操作性與針對(duì)性，讓人摸不著頭腦。這類文件以規(guī)章制度、實(shí)施意見和工作方案類居多，比普通的事務(wù)類公文更為復(fù)雜，辦文人員在審核的時(shí)候，如果不能全面把握學(xué)校全局和透徹理解各方面工作，是很難將之修改為一篇合格的公文的。因此，解決問題的根本在于來(lái)文單位要結(jié)合學(xué)校實(shí)際，有的放矢地起草文件，辦文人員也要與起草單位充分溝通并加以引導(dǎo)。
　　
　　3.公文語(yǔ)言論文化
　　
　　公文語(yǔ)言要求準(zhǔn)確、莊重、精練、嚴(yán)謹(jǐn)，這樣才便于理解和執(zhí)行。近幾年來(lái)，高校行政工作人員多為碩士及以上學(xué)歷者，他們大多經(jīng)過嚴(yán)格的專業(yè)訓(xùn)練，具有一定的研究能力，這有利于培養(yǎng)一支專家型的管理隊(duì)伍。在公文處理的實(shí)際工作中，筆者卻發(fā)現(xiàn)，一些來(lái)文單位起草的公文常使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)，且通篇用論述的表達(dá)方式，讀起來(lái)晦澀難懂。誠(chéng)然，在闡明某項(xiàng)工作指導(dǎo)思想的實(shí)施意見類公文中，運(yùn)用論述的方式是必需的，但一定要適可而止�！督逃�部貫徹落實(shí)中央改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾（八項(xiàng)規(guī)定）和（實(shí)施細(xì)則）的實(shí)施辦法》明確規(guī)定，文件要“減少重要性、必要性等一般性論述”，文件的核心在于“觀點(diǎn)鮮明、言之有物”，尤其在具體工作安排和工作要求等發(fā)文中，要語(yǔ)言清晰明白、一目了然。
　　
　　二、公文辦理程序方面的問題
　　
　　《條例》對(duì)公文辦理程序作了統(tǒng)一規(guī)定，高校公文處理工作也有一整套完備的程序，但是，有一些環(huán)節(jié)運(yùn)行起來(lái)總是不太順暢，在一定程度上影響了公文辦理的規(guī)范性和時(shí)效性。究其原因，主要有以下幾個(gè)方面：
　　
　　1.發(fā)文權(quán)限不明造成校級(jí)發(fā)文過多
　　
　　當(dāng)前，從發(fā)文數(shù)量來(lái)看，高校發(fā)文呈逐年上升趨勢(shì)，這既與高等教育快速發(fā)展、所涉事項(xiàng)日益增多有關(guān)，也與學(xué)校內(nèi)部發(fā)文權(quán)限不確定、職能部門大量升格發(fā)文有關(guān)。屬職能部門權(quán)限范圍內(nèi)的事項(xiàng)，尤其是事務(wù)性工作，本應(yīng)由職能部門自行發(fā)文，但在實(shí)際工作中，職能部門往往愿意以“校發(fā)文”的方式行文，以為這樣既能以“學(xué)�！钡拿�義安排事項(xiàng)，又能提高辦文部門對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度。其實(shí)，這樣不僅導(dǎo)致學(xué)校發(fā)文數(shù)量不斷增多，給發(fā)文工作帶來(lái)壓力，也不利于學(xué)校公文的規(guī)范化處理。
　　
　　2.發(fā)文前溝通不暢造成會(huì)簽、審核時(shí)間過長(zhǎng)
　　
　　學(xué)校內(nèi)部涉及多個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文的，需要在發(fā)文前由相關(guān)部門會(huì)簽。如果擬文單位在擬稿前沒有和相關(guān)部門有效溝通，還存在一定的有分歧，則文件的審核周期就不可控了。 《條例》明確提出“涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文”。文件中有關(guān)事項(xiàng)的協(xié)商應(yīng)在起草環(huán)節(jié)進(jìn)行，向后推到審核環(huán)節(jié)，只會(huì)進(jìn)一步加大公文處理的難度，延長(zhǎng)公文處理的時(shí)間，降低公文處理的效率。
　　
　　3.辦理時(shí)限太緊造成急件頻發(fā)
　　
　　在實(shí)際工作中，有一種情況比較常見，即發(fā)文單位對(duì)文件辦理要求比較急，剛提交文件就希望馬上印發(fā)。公文處理有初審、審核、簽發(fā)等程序，需要一定的時(shí)間，且辦公室往往會(huì)同時(shí)接收到好幾個(gè)部門提交的文件，只能根據(jù)輕重緩急作出安排。雖然辦文人員應(yīng)堅(jiān)持特事特辦、急件急辦，但是“特事”和“急件”太多，就會(huì)打亂正常的工作頻率和節(jié)奏，忙中出錯(cuò)。仔細(xì)分析這些“急件”，除了有少部分確實(shí)屬于“急件”外，更多的則是普通件。
　　
　　三、進(jìn)一步做好高校公文處理工作的對(duì)策
　　
　　上述問題的出現(xiàn)，折射出高校的公文處理工作還存在著諸多不盡如人意之處，也在一定程度上凸現(xiàn)了高校內(nèi)部管理方面的問題。黨中央在“八項(xiàng)規(guī)定”中提出要“精簡(jiǎn)文件簡(jiǎn)報(bào)，切實(shí)改進(jìn)文風(fēng)”，為我們解決上述問題指明了方向。我們應(yīng)從制度、培訓(xùn)、協(xié)調(diào)等方面人手，對(duì)癥下藥，理順公文處理中各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)系，提高公文質(zhì)量和高校內(nèi)部管理水平。
　　
　　1.以完善的制度作為保障
　　
　　要按照《條例》規(guī)定，修訂學(xué)校的公文處理辦法，并緊密聯(lián)系中央“八項(xiàng)規(guī)定”，貫徹落實(shí)“精簡(jiǎn)文件、改進(jìn)文風(fēng)”的精神。以辦法為綱，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，對(duì)公文的辦理程序、發(fā)文要求、辦理原則、公文寫作和公文格式等作出詳細(xì)規(guī)定，著力解決存在的突出問題。提倡“短、實(shí)、新”文風(fēng)，要求文件做到觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、言之有物；詳細(xì)規(guī)定適合高校使用的常用文種，框定每個(gè)文種的適用范圍；明確校院兩級(jí)發(fā)文權(quán)限，規(guī)范發(fā)文規(guī)格，避免升級(jí)發(fā)文；理順行文關(guān)系，規(guī)范發(fā)文流程，嚴(yán)格發(fā)文要求，盡量減少急件、錯(cuò)件；嚴(yán)把發(fā)文質(zhì)量關(guān)，建立發(fā)文退回機(jī)制，將有質(zhì)量問題的文件第一時(shí)間退回來(lái)文單位，修改后再予以提交。
　　
　　2.以人員的培訓(xùn)作為抓手
　　
　　公文處理工作要規(guī)范、科學(xué)，有一支高素質(zhì)的工作人員隊(duì)伍是關(guān)鍵。要加大對(duì)學(xué)校辦公室辦文人員的培訓(xùn)力度，著力增強(qiáng)三個(gè)方面的能力：一是對(duì)政策的理解和把握能力，二是對(duì)學(xué)校全局和中心工作的研究能力，三是公文審核、寫作等方面的業(yè)務(wù)能力，讓辦文人員爭(zhēng)取成為公文審校和寫作方面的“專家”。要在學(xué)校各二級(jí)單位明確專職或兼職的文秘人員，學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)對(duì)他們開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合常見問題，重點(diǎn)就公文基礎(chǔ)知識(shí)、公文寫作方法、公文文種使用、公文送轉(zhuǎn)程序等開展培訓(xùn)，確保公文質(zhì)量的提升。
　　
　　3.以高效的協(xié)調(diào)作為基礎(chǔ)
　　
　　協(xié)調(diào)是公文處理工作中的重要環(huán)節(jié)，尤其在公文審核過程中，與來(lái)文單位充分溝通，對(duì)于及時(shí)解決問題，保證公文正常運(yùn)轉(zhuǎn)至關(guān)重要。協(xié)調(diào)中要將原則性和靈活性相結(jié)合。要嚴(yán)格按照制度要求辦文，對(duì)于不按照公文辦理流程辦文的，要向來(lái)文單位說明情況，爭(zhēng)取來(lái)文單位的理解和支持；對(duì)送審文件中內(nèi)容不清楚、難以理解的地方，要及時(shí)向來(lái)文單位請(qǐng)教；對(duì)不合規(guī)范的文件，應(yīng)堅(jiān)持原則，退回來(lái)文單位，讓其修改后再次報(bào)送。同時(shí)，協(xié)調(diào)要講究藝術(shù)性，堅(jiān)持靈活性，多站在來(lái)文單位的立場(chǎng)上思考，尊重他人的意見和想法。核稿人員修改后，應(yīng)與來(lái)文單位再次確認(rèn)，并將修改稿發(fā)給他們，提請(qǐng)他們注意文稿中出現(xiàn)的問題，避免再次出現(xiàn)類似問題。
　　
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