淺談公關(guān)文秘在工作中怎樣做到內(nèi)外兼修

　　對于一個社會機(jī)體來說，秘書工作處于確保脈絡(luò)貫通的中樞地位，由于它具有溝通上下、聯(lián)系四方的特殊功能，因此，秘書人員的形象也便在很大程度上展示著一個部門、一個單位的整體面貌。而公關(guān)文秘的禮儀及個人形象，由于處于特殊的系統(tǒng)，也便有著更高特殊的要求。

　　公關(guān)活動中文秘人員的形象設(shè)計內(nèi)涵是多方面的，諸如，得體的外在形象與行為舉止，較高的理論素養(yǎng)與專業(yè)水平，強(qiáng)烈的事業(yè)心與奉獻(xiàn)精神，處事干練而又善于應(yīng)變的能力，等等。因此公關(guān)文秘人員的形象設(shè)計內(nèi)容廣泛且具有綜合性，它包含眾多內(nèi)容，現(xiàn)重點分析以下方面。

　　一、秘書在公關(guān)活動中的禮儀修養(yǎng)與自我完善

　　禮儀修養(yǎng)是通過秘書的日常工作活動表現(xiàn)出來的。對于整個社會，整個組織來說，它是組織文明程度，道德風(fēng)尚的真實反映，是文秘人員自身思想水平，文化修養(yǎng)和交際能力的外在表現(xiàn)。因此，這就需要在實踐中不斷地自我完善。

　　（一）樹立形象，完善自我

　　一個人的自我形象是內(nèi)外結(jié)合、形神兼?zhèn)涞慕y(tǒng)一體，是個人氣質(zhì)、風(fēng)度、言談、舉止等心理和行為因素和諧的綜合體現(xiàn)。建立良好的“內(nèi)在形象”,包括以下方面：

　　1.外在形象：端莊大方，灑脫精干。注重修飾儀容儀表，合理搭配服飾，努力規(guī)范行為舉止。

　　2.言語形象：言談風(fēng)趣，舉止文明。個人言語形象是個性心理品質(zhì)和修養(yǎng)，能力的靈活體現(xiàn)。

　　3.內(nèi)心形象：心理健康，知識豐富。

　　（二）加強(qiáng)禮儀修養(yǎng)，永葆魅力

　　1.真誠：公關(guān)活動中文秘人員與人交往時真心誠意，心口如一。待人真誠的人，才會得到別人的信任。

　　2.熱情：熱情會使人感到親切，溫暖，從而縮短人與人之間的感情距離。

　　3.溫和：公關(guān)活動中文秘人員與交往時，應(yīng)態(tài)度溫和，說話和氣，有耐心，待人不嚴(yán)厲，不急躁，不粗暴。

　　4.大方：公關(guān)活動中文秘人員是代表組織與外界溝通聯(lián)絡(luò)，參加各種社交活動，所以要講究姿態(tài)和風(fēng)度，既穩(wěn)重端莊，又落落大方，舉止自然，講話，表演，道歉，走路等都要大方，表現(xiàn)出自信和成熟，為企業(yè)塑造良好的形象。

　　5.幽默：公關(guān)活動中文秘人員應(yīng)當(dāng)爭取交往中的主動地位，言談幽默風(fēng)趣，使別人覺得因為有了你而興奮，活潑，得到啟發(fā)和鼓勵。

　　6.注意小節(jié)：有的人做事大大咧咧，行為沒有拘束，不拘小節(jié)，如進(jìn)入他人會議室，推開門就往里闖；展覽會上隨便觸摸展品。不拘小節(jié)反映是一個人的行為修養(yǎng)較差。作為一個文秘人員，在公關(guān)活動中，注意小節(jié)，彬彬有禮是最起碼的交往行為修養(yǎng)。

　　二、秘書在公關(guān)活動中的知識結(jié)構(gòu)與文化涵養(yǎng)

　　完整的知識體系是從事公關(guān)事務(wù)文秘人員整體職業(yè)素質(zhì)的重要內(nèi)容之一。文秘人員應(yīng)該具有一定的知識結(jié)構(gòu)和較高的文化涵養(yǎng)。公關(guān)文秘人員的知識結(jié)構(gòu)包括公共關(guān)系方面的知識、秘書學(xué)專業(yè)知識，及相關(guān)學(xué)科知識，呈“T”型知識結(jié)構(gòu)。在公共關(guān)系活動中，秘書應(yīng)從以下幾個方面提升自己的文化涵養(yǎng)。

　　（一）學(xué)習(xí)公關(guān)、文秘方面的基本理論和實務(wù)知識，使自己功底扎實

　　加強(qiáng)對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，掌握深厚、扎實的基礎(chǔ)理論，熟悉精通相關(guān)的基本理論知識，提高自己的知識修養(yǎng)。

　　（二）廣泛瀏覽科學(xué)文化知識，使自己博學(xué)多才

　　公關(guān)文秘學(xué)是一門新興的“聚合型”邊緣學(xué)科。①它與眾多學(xué)科之間有著極為密切的相關(guān)性。我們不僅要吸取公共關(guān)系學(xué)和秘書學(xué)的大量知識單元，而且還要借鑒其他相關(guān)學(xué)科的知識，如管理學(xué)、傳播學(xué)、寫作學(xué)、新聞學(xué)、心理學(xué)等。這是豐富自身知識與自身修養(yǎng)的需要。

　　（三）學(xué)習(xí)社會知識，不斷實踐

　　在個人形象設(shè)計時，要以主動積極的態(tài)度，堅持理論聯(lián)系實際，把自己學(xué)到的公關(guān)文秘知識應(yīng)用于工作實踐的各個方面，要學(xué)會適應(yīng)各種特定的服務(wù)對象，如在政府部門、公司企業(yè)等不同場合，必須具備相應(yīng)的社會知識，時刻以禮儀的準(zhǔn)則來規(guī)范自己的音容笑貌、言談舉止，培養(yǎng)良好的個人習(xí)慣。

　　（四）加強(qiáng)美學(xué)修養(yǎng)，陶冶情操

　　公關(guān)活動中文秘人員要加強(qiáng)美學(xué)修養(yǎng)，對形體美、心靈美、行為美、語言美等應(yīng)有正確的理解，對生活美、環(huán)境美、藝術(shù)美、情感美應(yīng)準(zhǔn)確地鑒賞和把握，從而陶冶情操，提高審美情趣。

　　三、秘書在公關(guān)活動中的能力素質(zhì)與智能修養(yǎng)

　　智能是指人的智力和能力，公關(guān)文秘人員應(yīng)加強(qiáng)智能修養(yǎng)，鍛煉超群的觀察、分析和解決問題的能力，具備創(chuàng)造性的思維和策劃能力，加強(qiáng)實踐動手能力，全面提高能力素質(zhì)與智能修養(yǎng)。

　　（一）公關(guān)活動中文秘人員的能力素質(zhì)的培養(yǎng)，主要從以下幾個方面培養(yǎng)

　　1.組織能力。在各種紀(jì)念活動、重大慶典活動、新聞發(fā)布會和日常的接待工作，文秘人員需進(jìn)行周密的計劃和精心設(shè)計。

　　2.協(xié)調(diào)能力。計劃周全，安排合理，工作過程中及時調(diào)整，修正以保證活動有條不紊地進(jìn)行。

　　3.社交能力。排除阻礙人際交往的心理障礙，擴(kuò)大交往范圍。

　　4.表達(dá)能力。主要指口頭表達(dá)能力和書面表達(dá)能力，文秘人員要多練多寫，提升自己能言善辯的能力，文字功底及寫作技巧，清晰準(zhǔn)確地表達(dá)出自身觀點。

　　5.創(chuàng)新能力。根據(jù)環(huán)境態(tài)勢，可以創(chuàng)新信息溝通的途徑，創(chuàng)新與他人聯(lián)系的方式，從而提升自己的創(chuàng)新能力。

　　（二）公關(guān)活動中文秘人員的基本智能修養(yǎng)的提升應(yīng)從以下幾方面入手

　　1.觀察力。秘書工作人員應(yīng)在公關(guān)活動中提升自己的觀察力，要做到觀察具有目的性、客觀性、全面性、敏銳性和理解性，使觀察收到良好效果。

　　2.記憶力。公關(guān)活動中秘書人員的工作范圍廣泛，面對的事件頭緒多，時效性強(qiáng)，需要良好的記憶品質(zhì)。因此需要多加練習(xí)，同時也應(yīng)做到記憶的敏捷性、準(zhǔn)確性和持久性。

　　3.思維力。思維力是智力活動的方法，因此需要開動腦筋，去想去做。

　　4.想象力。想象力是創(chuàng)造的前提。

　　5.注意力。在特定時間，把心理活動指向特定的對象且指向集中。

　　6.表達(dá)力。多加練習(xí)，清晰表達(dá)自身觀點，既要言之有理，又要簡練生動，條例分明。

　　7.理解力。它依賴于思維力的深入，同時也依賴于想象和創(chuàng)造性的思想。

　　8.反思力。學(xué)會總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，在反思中進(jìn)步。

　　四、秘書在公關(guān)活動中的心理調(diào)適

　　（一）自信心的培養(yǎng)

　　黑格爾曾經(jīng)說過，人應(yīng)當(dāng)尊重自己，并自視能配得上最高尚的東西。作為從事公關(guān)事務(wù)的文秘人員，要通過自我意識的方式來進(jìn)行自我暗示和自我激勵。在公關(guān)工作中，遇到比自己強(qiáng)的人，不要自慚形穢，縮手縮腳，而要盡量把自己的能量釋放出來，堅信“天生我材必有用”.

　　（二）保持冷靜的頭腦

　　冷靜是使人的智慧保持高效的再生條件，只有在頭腦冷靜的情況下，人們才能迅速認(rèn)準(zhǔn)并抑制引起消極心理的有關(guān)因素，同時認(rèn)準(zhǔn)和激發(fā)引起積極心理的有關(guān)因素。秘書在公關(guān)活動中應(yīng)善于控制自己，保持冷靜，這樣才能正確有效處理復(fù)雜的社交和公關(guān)問題。

　　（三）從生理角度進(jìn)行心理調(diào)節(jié)

　　心理的變化會引起生理的相應(yīng)變化；同理，生理的調(diào)節(jié)也會對心理產(chǎn)生影響。例如，在講話、演講前做深呼吸、搓手、舒展四肢、輕松走動等，可使緊張心理得以緩解或消除。

　　（四）洞悉他人心里

　　通過他人的外在表現(xiàn)，如言語、動作、表情等，分析和判斷他人的心理狀態(tài)，尤其是對上級，如領(lǐng)導(dǎo)在不停地走來走去，說明此人焦慮不安，肯定有什么問題沒解決；在與同事交往過程中，某人突然臉紅或發(fā)脾氣，就可能是剛才的話題或者動作與該人的某種隱私有關(guān)等等

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