如何做好辦公室文秘工作

如何做好辦公室文秘工作1

　　辦公室在行政部門中處于承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重要位置。如何做好辦公室文秘工作，成為新形勢(shì)下辦公室文秘工作人員必須深入思考的問題。本人結(jié)合自身工作感悟，從文秘的角度淺談自己的工作經(jīng)驗(yàn)。

　　一、辦公室文秘必須養(yǎng)成主動(dòng)學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣

　　作為辦公室文秘人員，學(xué)習(xí)好基本理論知識(shí)是寫作的根基，領(lǐng)悟好文字實(shí)質(zhì)內(nèi)涵是下筆的前提。沒有對(duì)文字的敏感性與熟練應(yīng)用，就不容易做好基礎(chǔ)文秘寫作工作。因此，在日常工作、生活中，文秘一定要養(yǎng)成自覺學(xué)習(xí)、敏銳捕捉、善于思考借鑒、勇于創(chuàng)新的良好習(xí)慣。狹義的理解，學(xué)習(xí)的內(nèi)容只是幫助自身更好的開展工作的工具。因此，學(xué)習(xí)不可死板、拘于形式，急功近利。學(xué)習(xí)是讓我們“博聞而多識(shí)”，通過“多聽、多看、多思、多悟”達(dá)到一種綜合能力的提升。同時(shí)，要多與他人溝通與交流，開闊耳聞與眼界的同時(shí)，鍛煉自身的綜合分析、調(diào)查研究、語言表達(dá)和組織協(xié)調(diào)能力，切實(shí)達(dá)到開口會(huì)講、提筆能寫、遇事巧。

　　二、辦公室文秘要加快工作節(jié)奏、提高辦事效率、提升辦文質(zhì)量

　　辦公室工作看似無大事，實(shí)則千頭萬緒、細(xì)致繁瑣。要求時(shí)效性、細(xì)致度比較高。這就要求辦公室文秘必須樹立效率意識(shí)，提高快速反應(yīng)能力，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)要第一時(shí)間即交即辦，切勿等、靠、盼，達(dá)到積極主動(dòng)、又好又快的做好本職工作。

　　1.提高辦理公文的質(zhì)量和效率。公文處理是公司的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是系統(tǒng)內(nèi)部方針政策、指示要求等傳達(dá)的途徑之一，綜合反映企業(yè)的工作水平，必須嚴(yán)格程序，規(guī)范及時(shí)行事。作為文秘人員，要熟知公文處理的規(guī)程、正確使用文種，嚴(yán)格審核把關(guān)，要在發(fā)文校核、格式校核、內(nèi)容校核上下功夫，克服公文文字粗糙、格式不規(guī)范等問題，確實(shí)提高公文處理質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)于需要緊急處理的公文，要在第一時(shí)間內(nèi)處理完畢，并適時(shí)地提醒相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)辦理，提高公文辦理的效率。

　　2.強(qiáng)化文字撰寫的能力。文字起草是辦公室文秘最基本也是最重要的工作之一。公務(wù)文書的撰寫，要表達(dá)上級(jí)的意志，體現(xiàn)上級(jí)的想法，要站在領(lǐng)導(dǎo)的高度和全局的層面上審視問題，切不可以個(gè)人的想法為準(zhǔn);其二，文秘人員要熟悉本系統(tǒng)工作各個(gè)環(huán)節(jié)大致內(nèi)容，沒有業(yè)務(wù)工作的'實(shí)踐，就不容易寫出準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)的文章;其三，俗話說“讀書破萬卷，下筆如有神”，文秘人員只有大量的閱讀與練習(xí)，才能不斷提升文字撰寫能力。

　　3.堅(jiān)持大事報(bào)告、小事提醒。作為文秘人員，首當(dāng)其沖要做好各類事項(xiàng)的報(bào)告、請(qǐng)示工作。凡在自身職責(zé)內(nèi)應(yīng)當(dāng)請(qǐng)示的事項(xiàng)，應(yīng)積極與辦公室主任匯報(bào)。如遇重大緊急或突發(fā)事件，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，使各種信息及時(shí)傳遞給上級(jí)。同時(shí)，有些小事往往容易被忽視，具體的細(xì)節(jié)等容易出現(xiàn)偏差，這就要求文秘人員盡可能的做到適時(shí)提醒與建議，在此過程中也可學(xué)到許多處理問題的方法，提升處理事務(wù)的能力。

　　4.不斷要求自己做到手勤、嘴勤、腿勤。辦公室的工作都是具體的、實(shí)在的，哪項(xiàng)工作都不能拖、不能等、不能推;漏了、省了、虛了哪個(gè)環(huán)節(jié)都不行，要做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，就要求我們要多動(dòng)筆桿子、少說空話，多請(qǐng)示匯報(bào)、少邀功請(qǐng)賞，多干實(shí)事、少空穴來風(fēng)。認(rèn)認(rèn)真真地把每一件事情都做細(xì)致，不拖泥帶水，糊涂度日。

　　三、辦公室文秘工作要圍繞中心工作、服務(wù)大局、努力創(chuàng)新

　　辦公室工作，追根究底是服務(wù)一線，服務(wù)業(yè)務(wù)。我們不可因自身處于文秘宣傳科室，就不聞不管業(yè)務(wù)一線。要堅(jiān)持站到全局的高度，緊業(yè)務(wù)一線，圍繞各渠道、各部門，有計(jì)劃、有重點(diǎn)地開展工作，切實(shí)扮演好參謀和助手的角色。

　　辦公室是搞服務(wù)工作的，必須積極主動(dòng)地為各部門做好各項(xiàng)服務(wù)工作。除了對(duì)上服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)下服務(wù)好基層外，還需要通外界打交道。因此，在日常工作中，要牢固樹立辦公室工作無小事的理念，盡量避免或減少差錯(cuò)，進(jìn)一步強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)。文秘人員尤其要在籌備會(huì)議、起草文稿、傳遞文件、接聽電話、收發(fā)傳真、下達(dá)通知等工作上，注意自身的服務(wù)意識(shí)。爭(zhēng)取做到大事慎辦、小事大看，對(duì)每一項(xiàng)工作盡心盡責(zé)，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)精心把關(guān)。

　　另外，要敢于創(chuàng)新。創(chuàng)新在我們?nèi)粘９ぷ髦姓劦暮芏�。可是真正落�?shí)到工作中的卻并不夠。辦公室的工作尤其要講求創(chuàng)新，努力改變傳統(tǒng)觀念、舊的思維方式和工作方式，摒棄那些過時(shí)的“老套套”、“舊框框”，勇于突破陳規(guī)，創(chuàng)造性地嘗試進(jìn)步。當(dāng)然，創(chuàng)新不是全盤否定過去，對(duì)于以往工作的好傳統(tǒng)、好做法、好經(jīng)驗(yàn)，要在繼承中發(fā)展，在創(chuàng)新中求進(jìn)，推動(dòng)辦公室工作再上新臺(tái)階。

　　總之，辦公室工作頭緒多、任務(wù)重，作為辦公室文秘人員要增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)，提高工作效率，服務(wù)大局、勇于創(chuàng)新，緊緊圍繞服務(wù)一線的工作宗旨，保質(zhì)保量完成辦公室各項(xiàng)工作，為公司的業(yè)務(wù)發(fā)展盡力。

如何做好辦公室文秘工作2

　　辦公室作為一個(gè)單位的行政中心，是一個(gè)機(jī)關(guān)的窗口，辦公室工作的好壞直接影響著單位的辦事效率和對(duì)外形象，而文秘人員又是辦公室的重要組成人員。筆者結(jié)合自己的實(shí)踐就當(dāng)前基層文秘工作談幾點(diǎn)粗淺的看法和建議。

　　一、當(dāng)前基層××辦公室文秘工作存在的問題

　　客觀地說，隨著我們××隊(duì)伍素質(zhì)整體的提高，基層××部門文秘工作有了很大的發(fā)展,但也存在一些不容忽視的問題，值得我們重視、思考。

　　一是辦公室事務(wù)過于繁雜，影響文秘工作�？h××局的辦公室多為綜合性辦公室，它集合了政務(wù)、文秘、財(cái)務(wù)、機(jī)關(guān)服務(wù)、學(xué)會(huì)的職責(zé)，辦公室?guī)缀踝兂闪饲陔s室。辦公室工作人員每天都會(huì)沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，公文審核變成公文簽字，信息報(bào)送不及時(shí)，調(diào)查研究流于形式，下情上級(jí)不了解，上下渠道不夠暢通，難以起到參謀助手作用。

　　二是辦公室文秘人員少，工作負(fù)擔(dān)重、質(zhì)量低。近年來，基層××部門文秘人員短缺已成為一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)，人員短缺已影響了工作的正常開展。目前，大多縣區(qū)局主要從事文秘工作的人員只有一人，承擔(dān)了縣局領(lǐng)導(dǎo)重要講話、重要材料以及工作調(diào)研、信息報(bào)送任務(wù)及公文處理工作。文秘人員的辛苦只有干過的人才會(huì)明白，加班加點(diǎn)、熬通宵、“連軸轉(zhuǎn)”是家常便飯，如果再有點(diǎn)家庭拖累，那更是苦不堪言。當(dāng)別人休息娛樂或已進(jìn)入夢(mèng)鄉(xiāng)的時(shí)候，往往是文字秘書伏案寫作、緊張工作的開始，可以說是“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻與辣”。

　　三是文秘人員素質(zhì)偏低，跟不上稅收工作要求。由于行業(yè)特點(diǎn)等各方面的原因，基層××部門文秘人員的素質(zhì)與地方政府文秘人員相比整體偏低，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢(shì)下稅收工作對(duì)文秘人員的要求。一是文秘專業(yè)知識(shí)欠缺�，F(xiàn)在基層××部門的文秘人員多半是半路出身，沒有系統(tǒng)學(xué)過文秘專業(yè)知識(shí)。雖然近年來也招考了一部份文秘專業(yè)人員，但一方面人數(shù)太少，不能滿足工作需要，另一方面文秘的成長(zhǎng)本身需要一個(gè)過程，很難立即成為行家里手。二是知識(shí)更新過慢。文秘人員出外機(jī)會(huì)較少，培訓(xùn)機(jī)會(huì)更少，知識(shí)更新慢，前沿東西掌握的少，大大限制了文秘人員自身素質(zhì)的提高。

　　四是信息調(diào)研工作滯后，參謀作用發(fā)揮不好�？陀^上由于辦公室事務(wù)多，沒有時(shí)間，但更多的是文秘人員主觀上對(duì)信息調(diào)研工作難以重視，沒有認(rèn)識(shí)到調(diào)查研究的重要性，業(yè)務(wù)不精通，基層調(diào)研少，基本情況了解不多，加之個(gè)人素質(zhì)能力，導(dǎo)致基層××部門的信息調(diào)研工作跟不上新形勢(shì)下稅收工作的需求，不能很好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。

　　五是工作督查缺乏主動(dòng)性，督查作用發(fā)揮不夠。決策的制定，事情只是成功了一半，還有重要的一半是決策的實(shí)施，政令的`運(yùn)行。督促檢查是辦公室的重要職責(zé)，本應(yīng)是一項(xiàng)日常工作，而礙于情面、怕惹人等原因使我們的督查工作力度不夠，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的薄弱環(huán)節(jié)和不足，使有些工作在落實(shí)中打了折扣，影響了工作效率和工作質(zhì)量。

　　二、做好當(dāng)前基層××部門辦公室文秘工作的幾點(diǎn)思考

　　面對(duì)當(dāng)前基層××部門文秘工作的現(xiàn)狀，要求我們必須不斷反思，讓文秘工作適應(yīng)新形勢(shì)下稅收工作的需求。

　　(一)銳意進(jìn)取，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高文秘人員綜合素質(zhì)

　　作為文秘工作者，是領(lǐng)導(dǎo)與干部、領(lǐng)導(dǎo)與各部門之間聯(lián)系的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到單位的形象。這種工作的特殊性，要求每一個(gè)文秘工作者必須不斷學(xué)習(xí)，提高自己的綜合素養(yǎng)。

　　一要不斷提高自己的政治素質(zhì)。辦公室工作是一個(gè)政治性、全局性、政策性很強(qiáng)的工作，工作人員任何時(shí)候都必須忠誠(chéng)堅(jiān)定，把政治素質(zhì)作為自己的第一素質(zhì)。這就要求我們要不斷提高政治鑒別力和政治敏銳性、堅(jiān)定性，學(xué)會(huì)從政治的角度，辨證的分析問題和解決問題。

　　二要全面提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)�！罢�以才治、業(yè)以才興”。辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，標(biāo)準(zhǔn)高，要求嚴(yán)，這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合知識(shí)和社會(huì)常識(shí)。要做到這一點(diǎn)，沒有捷徑可走，必須勤學(xué)苦練，博采眾家之長(zhǎng)，既要向書本學(xué)、向?qū)嵺`學(xué)，又要向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、同事學(xué)，使自己成為“雜家”，成為復(fù)合型人才，要做到提筆能寫，開口能講，有事能辦，尤其要把提高自己的寫作水平作為增強(qiáng)能力的重點(diǎn)。

　　三要加強(qiáng)文秘人員教育培訓(xùn)工作。辦公室文秘人員由于工作性質(zhì)的關(guān)系，相對(duì)稅收業(yè)務(wù)部門來說培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，文秘人員知識(shí)更新慢，現(xiàn)有的知識(shí)水平很難滿足工作的需要。為此，要加強(qiáng)文秘人員的培訓(xùn)工作，不僅要培訓(xùn)辦公室文秘人員，還要培訓(xùn)各股室辦公人員，培訓(xùn)要有針對(duì)性，提倡“菜單式”的培訓(xùn)模式。

　　(二)轉(zhuǎn)變作風(fēng)，改進(jìn)方法，不斷提高辦事效率

　　辦公室的工作千頭萬緒，每一項(xiàng)工作都與全局有著密切的聯(lián)系，作為辦公室文秘人員，一定要在工作作風(fēng)和方法上下功夫，提高自己的辦事效率。

　　一要樂于奉獻(xiàn)，扎扎 實(shí)實(shí)做好本職工作。辦公室工作就是服務(wù)，服務(wù)就意味著奉獻(xiàn)，沒有奉獻(xiàn)精神，服務(wù)工作就沒有積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。做好辦公室工作沒有吃苦耐勞的作風(fēng)，沒有無私奉獻(xiàn)的精神是難以勝任辦公室工作的。必須要有一種不圖名、不圖利、默默無聞、忘我精神，要將樂于奉獻(xiàn)作為自己實(shí)現(xiàn)理想的最高標(biāo)準(zhǔn)，將任勞任怨作為修身養(yǎng)性的根本，在工作中不斷充實(shí)和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發(fā)揮。

　　二要理清思路，有條不紊的做好本職工作。辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂。但越在這時(shí)我們?cè)讲荒軄y，我們要分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，才能做到忙而不亂、緊張有序。同時(shí)，要善于思考，不斷摸索工作規(guī)律，防止埋于事務(wù)堆中，而無時(shí)間抓信息工作和調(diào)研工作。尤其是在遇到工作任務(wù)多的情況下，一定要冷靜思考、科學(xué)處理，一件一件排出時(shí)間表落實(shí)。

　　三要嚴(yán)以律己，樹立良好的公眾形象。辦公室工作接觸面廣，其性質(zhì)較為復(fù)雜。不得飛揚(yáng)浮躁、驕傲自大，要低調(diào)做人，低調(diào)干事，要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，在工作中謙虛謹(jǐn)慎，一絲不茍，要正確認(rèn)識(shí)和對(duì)待組織、自己和他人，自覺抵制腐朽思想的侵蝕，以實(shí)際行為來感染和帶動(dòng)其他同事，這樣才能真正協(xié)調(diào)好各股室的關(guān)系，有利于各項(xiàng)工作的開展。

　　(三)抓住中心，創(chuàng)新工作，做好辦公室政務(wù)服務(wù)工作

　　作為辦公室的文秘人員，最主要的服務(wù)就是辦好會(huì)，辦好文、搞好信息調(diào)研。

　　一要細(xì)致規(guī)范，做好會(huì)務(wù)服務(wù)工作。細(xì)節(jié)決定成敗，規(guī)范體現(xiàn)水平。會(huì)務(wù)服務(wù)的好壞影響著會(huì)議的成功與否，我們要結(jié)合單位實(shí)際制定出詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案，根據(jù)會(huì)議規(guī)格高低、人員多少、日程長(zhǎng)短，設(shè)立相應(yīng)的工作小組，明確各小組的工作職責(zé)。制定出詳細(xì)的工作流程，明確各項(xiàng)任務(wù)、各環(huán)節(jié)的目標(biāo)要求、完成時(shí)限、承辦人員，將會(huì)務(wù)工作分解到組，量化到人。在工作執(zhí)行過程中，要適時(shí)召開工作小組碰頭會(huì)，及時(shí)溝通工作中存在的問題，查漏補(bǔ)缺。在會(huì)議開始前，辦公室人員要一定對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容再次進(jìn)行查驗(yàn)，確保會(huì)議組織工作不會(huì)出錯(cuò)。另外，我們還要做好會(huì)后跟蹤服務(wù)和會(huì)議資料的歸檔工作。

　　二要嚴(yán)格認(rèn)真，做好公文處理工作。在這里只談一下公文的審核工作，公文的審核要重點(diǎn)把好內(nèi)容、程序和格式關(guān)。在內(nèi)容審核上，首先要把好政策關(guān)，看文件是否符合現(xiàn)行政策規(guī)定，是否完整體現(xiàn)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖;其次要把好文字關(guān)，看文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、通順、簡(jiǎn)練，謀篇布局、結(jié)構(gòu)是否符合問題要求，層次是否清楚、嚴(yán)密，文句是否符合語法、邏輯，語氣是否得體，數(shù)字、引文、標(biāo)點(diǎn)等是否準(zhǔn)確、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。在程序?qū)徍松�，重點(diǎn)要把好簽審關(guān)，要看公文是否嚴(yán)格按照公文處理程序進(jìn)行簽審。在格式審核上，首先要看文種是否恰當(dāng)，有無文種運(yùn)用不規(guī)范現(xiàn)象;其次要看文件格式是否規(guī)范，主要看文件標(biāo)題是否妥當(dāng)，主送機(jī)關(guān)是否正確，版記、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素是否齊全等。

　　三要積極主動(dòng)，做好信息報(bào)送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分，是“上情下達(dá)、下情上報(bào)”的重要途徑，是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。信息內(nèi)容的選擇要抓住“三點(diǎn)”，做到“三貼近”。一是通過抓重點(diǎn)工作貼近領(lǐng)導(dǎo)意圖。將全年或階段性的重點(diǎn)工作進(jìn)展情況，通過信息的形式及時(shí)地反映，讓領(lǐng)導(dǎo)了解工作的開展情況，為下一步?jīng)Q策提供依據(jù)。二是抓熱點(diǎn)問題貼近群眾需求。抓住群眾普遍關(guān)注的熱點(diǎn)問題，及時(shí)地把群眾的呼聲通過信息反映給領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)架起干群“連心橋”，使一些矛盾點(diǎn)進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)決策后及時(shí)化解，維護(hù)群眾利益。三是通過抓亮點(diǎn)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)貼近上級(jí)需求。緊緊抓住事關(guān)全局、對(duì)工作具有指導(dǎo)意見的典型經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)總結(jié)反饋，為上級(jí)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。要提高信息質(zhì)量就要快、實(shí)、準(zhǔn)。要快，超前把握，信息講究的是“天天短平快，年年馬拉松”，所以信息工作人員就要拓寬信息來源渠道，要超前的收集信息，及時(shí)地將信息報(bào)送，做到參謀在前，謀劃在前。要實(shí)，調(diào)查研究，不調(diào)查，就沒有發(fā)言權(quán);不調(diào)查，信息也就失去了它的科學(xué)性。為此，信息工作人員要深入實(shí)際、深入基層、深入群眾，摸實(shí)情、說實(shí)話、深開掘、出精品，寫出有情況、有分析、有建議，對(duì)參考有較大價(jià)值的調(diào)研信息。要準(zhǔn)，憂喜結(jié)合。愛因斯坦說“提出一個(gè)問題往往比解決一個(gè)問題更重要”，信息的一個(gè)基本原則就是有喜報(bào)喜、有憂報(bào)憂、憂喜結(jié)合。所以，我們?cè)趫?bào)送信息的時(shí)候一定要把問題搞清楚，在肯定成績(jī)的前提下，指出隱藏在成績(jī)背后的矛盾和問題，提醒領(lǐng)導(dǎo)注意。

　　四要求實(shí)創(chuàng)新，做好調(diào)查研究工作。調(diào)查研究是我們黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，也是辦公室的基礎(chǔ)性常規(guī)性工作。選題要切實(shí)。要注意工作中出現(xiàn)的新情況、新問題和熱點(diǎn)、焦點(diǎn)問題。過程要扎實(shí)。要實(shí)事求是的反映問題，要善于從政治、政策、從服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā)，客觀的分析問題。方法要多樣。要注意利用和傳統(tǒng)的調(diào)研防范的基礎(chǔ)上，開拓創(chuàng)新，不斷拓寬調(diào)研渠道。加強(qiáng)對(duì)外協(xié)作，提高調(diào)研成效;利用現(xiàn)代科技手段，提高調(diào)研效率。結(jié)果要管用。在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，有理有據(jù)地提出針對(duì)性、有較強(qiáng)可操作性的意見和建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

如何做好辦公室文秘工作3

　　辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是機(jī)關(guān)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的預(yù)見性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗(yàn)。不論是辦文、辦事、辦會(huì)，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個(gè)工作帶來被動(dòng)或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項(xiàng)工作的開展和各項(xiàng)工作任務(wù)的完成。

　　秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關(guān)鍵的作用。因此，要做好辦公室工作，個(gè)人認(rèn)為秘書人員必須做到以下幾方面：

　　一、秘書工作人員必須具備的素質(zhì)和修養(yǎng)

　　第一，良好的政治素養(yǎng)。秘書工作有很強(qiáng)的政治性，秘書是領(lǐng)導(dǎo)的近身工作人員，有時(shí)代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人撰文，談話、處理問題，因而要求有良好的政治素質(zhì)和思想修養(yǎng)。

　　第二，良好的個(gè)人品行�！爸艺\(chéng)老實(shí)，事實(shí)求是”這八個(gè)字，應(yīng)該是一切秘書的座右銘。作為秘書，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)組織、對(duì)上級(jí)、對(duì)同志必須忠誠(chéng)，不懷二心。鑒于秘書是領(lǐng)導(dǎo)的近身工作人員，“求實(shí)”二字尤為重要，有須強(qiáng)調(diào)。因?yàn)槊貢�言行的真假虛�?shí)，不僅是秘書個(gè)人問題，而且會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)的行為，關(guān)系至大。

　　第三，良好的工作態(tài)度。首先要有敬業(yè)、樂業(yè)的精神。做事要專心致志，聚精會(huì)神，不三心二意，心不在焉。要有事業(yè)心，責(zé)任感，忠于職守，盡職盡言，勇于承擔(dān)任務(wù)，不推諉困難，不回避矛盾，勤敏踏實(shí)，既要有雷厲風(fēng)行、講究效率的干練作風(fēng)，又要有任勞任怨、埋頭苦干的精神；要有嚴(yán)格的組織紀(jì)律性，既不專擅，又不推諉，既尊重領(lǐng)導(dǎo)，又不盲從。

　　第四，良好的文化知識(shí)素養(yǎng)。要有專門業(yè)務(wù)知識(shí)，干一行，懂一行。要有多種輔助知識(shí)，如社會(huì)知識(shí)、自然知識(shí)、科技知識(shí)、國(guó)際常識(shí)等。

　　二、要熟悉機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)工作的基本情況

　　機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)的工作基本情況，包括黨政各級(jí)機(jī)關(guān)的職能范圍、專門業(yè)務(wù)和工作規(guī)律，本機(jī)關(guān)的'結(jié)構(gòu)、狀況、工作安排等。只有熟悉基本情況，了解環(huán)境、了解人物、了解制度后，才能有的放矢地開展各項(xiàng)工作，促進(jìn)辦公室工作高效率、快節(jié)奏的運(yùn)轉(zhuǎn)。

　　三、做好文字起草和信息收集工作

　　文秘寫作重在實(shí)用，只求格式、文種規(guī)范，內(nèi)容表述簡(jiǎn)明性，行文要少而精，注重效用。切忌弄虛作假，華而不實(shí)，或主觀主義想當(dāng)然，情況不明決心大，心中無數(shù)點(diǎn)子多。在撰寫文稿前，文秘人員一定要做到“兩個(gè)吃透”，既又“吃透”中央和上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神，又要“吃透”本地區(qū)、本部門、本單位的實(shí)際情況。總之，只有做到緊跟“上頭”，理論引路、政策明確，眼觀六路，耳聽八方，了解真情，才能心明眼亮，“胸有成竹”，撰寫出簡(jiǎn)明扼要、內(nèi)容充實(shí)、意見具體、措施有方的文字材料。

　　信息即苗頭性，動(dòng)態(tài)性的東西。作為文秘人員，就必須時(shí)刻注意信息資料的收集與存檔工作，可通過調(diào)查研究，報(bào)刊、雜志、電腦下載、電視媒體等多渠道收集相關(guān)的信息，只有平時(shí)多留心，常細(xì)心，多用心，就會(huì)做到“心中有數(shù)，胸有成竹”，就能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供動(dòng)向。

　　四、做好群眾來信來訪和對(duì)外接待工作

　　信訪工作是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)，人民團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位的一項(xiàng)重要的、經(jīng)常性的政治任務(wù)。處理好人民來信要做到及時(shí)拆封、認(rèn)真閱記、準(zhǔn)確交辦、妥善處理；接待群眾來訪要做到熱情接待，認(rèn)真聽紀(jì)，恰當(dāng)處理，做好思想教育工作。

　　辦公室所處的部門和承擔(dān)的義務(wù)，在工作中必然會(huì)接觸到形形色色的人——上級(jí)和下級(jí)，熟人和生人，干部和群眾等。在待人接物，處理公私事務(wù)中，秘書的禮貌，在溝通人際關(guān)系、融洽感情、促成辦事方面起著十分重要的作用。在待人處事過程中，秘書應(yīng)遵循四個(gè)原則：

　　第一，尊重原則；第二，一律平等，不亢不卑的原則；第三，語言、舉止得體的原則；第四，重承諾、守信用的原則。

　　五、做好提案預(yù)案與保密工作

　　在辦文、辦事、辦會(huì)中，文秘人員都要先走一步，搞好提案預(yù)案工作，而不能事事讓領(lǐng)導(dǎo)去考慮，去操心。“人無遠(yuǎn)慮，必有近憂”，“居安思�！本褪钦f要有前瞻性、超前性的思想。因此，在辦理每一件事情的過程中，都必須把可能會(huì)發(fā)生的事情都考慮在整個(gè)計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)范圍內(nèi)，并事先制訂應(yīng)急預(yù)案，以防萬一，確保整個(gè)工作順利開展。

　　秘書工作人員身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的核心要害部門，又在領(lǐng)導(dǎo)人身邊工作，掌握和知悉機(jī)要極多，做好各方面的保密工作非常重要。因此應(yīng)做到不該說的機(jī)密，絕對(duì)不說，不該問的機(jī)密，絕對(duì)不問，不該看的機(jī)密，絕對(duì)不看等。

　　六、做好與領(lǐng)導(dǎo)的溝通、協(xié)調(diào)工作

　�。�1）建立與領(lǐng)導(dǎo)“對(duì)接”的工作語言。秘書位居領(lǐng)導(dǎo)身邊，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，因此領(lǐng)導(dǎo)與秘書雙方的有效溝通至關(guān)重要。兩人之間要建立一種可以“對(duì)接”的工作語言。一是秘書要能準(zhǔn)確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是秘書要能夠及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供他最好關(guān)心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平；三是要重視反饋，秘書要肩負(fù)起督促，跟蹤領(lǐng)導(dǎo)批示和指示的責(zé)任，并隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)展情況，以便領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)；四是想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急。當(dāng)前的中心工作是什么？急待解決的問題有哪些，解決問題的切入點(diǎn)在哪里，秘書要了熟于心，即可相應(yīng)做些準(zhǔn)備，從而使自己的工作具備超前性和預(yù)見性。真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

　　（2）秘書既要謹(jǐn)慎，又要開放。秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊一定謹(jǐn)慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領(lǐng)導(dǎo)面前展現(xiàn)自我，敢于表達(dá)自己的想法和看法。與領(lǐng)導(dǎo)朝夕相處，最重要的要坦誠(chéng)相待，要做一個(gè)坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領(lǐng)導(dǎo)著想，何為之有？工作中難免出錯(cuò)，也有不順心的時(shí)刻，只要心底坦然承認(rèn)錯(cuò)誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒有激情就會(huì)遲鈍，不能進(jìn)入工作狀態(tài)，更談不上創(chuàng)造性地工作。喜怒哀樂順其自然。

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