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文件資料歸檔管理制度
在日常生活和工作中，制度在生活中的使用越來(lái)越廣泛，制度具有合理性和合法性分配功能。你所接觸過(guò)的制度都是什么樣子的呢？以下是小編精心整理的文件資料歸檔管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。
文件資料歸檔管理制度1
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上堅(jiān)持強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。 3、適用范圍：適用于本廠的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括：
1）開(kāi)發(fā)計(jì)劃階段：方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)計(jì)劃書(shū)、檢驗(yàn)要求。
2）開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。
3）產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。
4）產(chǎn)品維護(hù)階段：設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門(mén)編制，各部門(mén)應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫(xiě)工作，以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，設(shè)計(jì)人員都必須按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計(jì)人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開(kāi)發(fā)工作的'可靠性。
3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類(lèi)別提交到starteam相應(yīng)的目錄。
4、對(duì)于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度；明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。
2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱(chēng)、日期，設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤(pán)，做封存保管。
5、用來(lái)存儲(chǔ)歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤(pán)的大致信息，如名稱(chēng)、編號(hào)、簽署信息等。 6、歸檔文件時(shí)，須填寫(xiě)《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅(jiān)持不具權(quán)限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過(guò)獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。
3、對(duì)于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責(zé)追究
各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過(guò)處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。
文件資料歸檔管理制度2
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第一條減少歸檔數(shù)量，提高辦文速度和歸檔質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來(lái)廠公文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂的外）均由廠歸檔員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）後分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，歸檔員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條公文的編號(hào)保管
1、兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封後應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親文件，廠領(lǐng)導(dǎo)封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門(mén)閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。
5、兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
（三）歸檔的管理
第八條歸檔的規(guī)定
1、全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求歸檔應(yīng)分別向黨委、廠部提出歸檔申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意歸檔，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字歸檔。群團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對(duì)全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條歸檔的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的`會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬歸檔范圍。
2、黨委、廠部下歸檔件主要用於：
�。�1）公布全廠規(guī)章制度；
�。�2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件；
�。�3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；
�。�4）公布全廠性的重大生、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
�。�5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；
�。�6）其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)；
3、黨委、廠部上行文、外歸檔主要用於：
�。�1）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；
�。�2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)歸檔，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用廠部名義歸檔。
（四）歸檔程式與要求
第十條歸檔程式規(guī)定：
1、各單位元需要?dú)w檔，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng)；
2、黨委、廠部同意歸檔時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；
4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附歸檔稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；
5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
7、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚；
8、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽；
9、文稿審核會(huì)簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室列�。�
11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在歸檔稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專(zhuān)人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
（五）文件的借閱和清退
第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
�。┪募牧⒕砼c歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
�。�1）上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；
�。�2）黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
�。�3）廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄；
�。�4）廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
（5）有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果；
�。�6）叁加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；
�。�7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；
（8）反映本廠生、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
�。�9）工廠日志和大事記；
（10）工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
�。ㄆ撸┪募匿N(xiāo)毀
第十七條對(duì)於多馀、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。
第十八條經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)派專(zhuān)車(chē)分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷(xiāo)毀。
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