辦公用品管理制度必備【15篇】
在不斷進步的時代，制度起到的作用越來越大，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編為大家整理的辦公用品管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
辦公用品管理制度1
辦公用品發(fā)放管理制度旨在規(guī)范公司內部辦公用品的采購、保管、分配及使用，確保資源的有效利用，提高工作效率，同時促進節(jié)約型企業(yè)文化的.發(fā)展。
內容概述：
1. 辦公用品分類與編碼：建立統(tǒng)一的辦公用品目錄，為每種物品賦予唯一的編碼，方便管理和追蹤。
2. 采購管理：明確采購流程，包括需求申報、審批、采購執(zhí)行和驗收。
3. 庫存管理：設定合理的庫存水平，定期盤點，防止浪費和丟失。
4. 發(fā)放管理：規(guī)定發(fā)放標準，實行申請審批制度，確保公平公正。
5. 使用與維護：指導員工正確使用和保養(yǎng)辦公用品，延長使用壽命。
6. 回收與報廢：設立舊品回收機制，對破損或過期物品進行合理處理。
7. 財務核算：記錄辦公用品成本，納入財務報表，便于成本控制。
辦公用品管理制度2
一、辦公用品管理總則
1.、為保證辦公用品的有效使用和妥善保管，特制定本規(guī)定。
2.、本規(guī)定中的辦公用品包括：
（1）公司給員工個人配置的通訊工具（手機、BP機）、辦公桌椅、電話機和員工日常工作所需的'辦公文具。
�。�2）公司給部門配置的文件柜、傳真機、打印機、掃描儀等。
�。�3）公司公用的辦公設備，如公共區(qū)域的傳真機、打印機、復印機等。
�。�4）公司為部門購置的書籍、雜志和報刊。
二、個人辦公用品的管理
1、公司行政須在新員工到崗之前為其配置一套桌椅及一套辦公用品。
2、公司員工領用辦公用品須至行政部填寫“辦公用品領用登記”。
3、公司員工應當自覺愛護公司財產；節(jié)約使用辦公用品。
三、部門辦公用品的管理
1、除辦公文具以外的所有辦公用品皆以部門為最小申請單位。
2、部門申請購買辦公用品的程序：
3、部門經(jīng)理填寫《辦公用品申請表》；
4、交于公司行政部（分公司則交于分公司行政，由其統(tǒng)一傳真至上海行政部）；
5、上海行政部查對庫存或根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要統(tǒng)一核準，上報董事長簽核；
6、上海行政部將申請結果及購買方式或地點反饋給各部門經(jīng)理（分公司則反饋給分公司行政）。
7、部門辦公用品領用之后，由部門經(jīng)理分發(fā)辦公用品給指定使用人，如使用人更改，則部門經(jīng)理須至行政部變更記錄。
四、公共辦公用品的管理
1、公司公共辦公用品由行政部統(tǒng)一管理和維護。 公司所有員工應當愛護公共辦公用品，打印、復印避免浪費。對于公司內部文件資料，提倡使用二手紙。
2、員工在使用公共辦公用品時，如發(fā)現(xiàn)機器故障應及時向行政部或公司網(wǎng)管報修。
辦公用品管理制度3
一、為了響應建設節(jié)約型社會的號召，使辦公物資管理和使用合理化，本著厲行節(jié)約，滿足需要的原則，特制訂本制度。
二、辦公用品分為低值易耗品、固定資產和日常辦公用品。低值易耗品包括計算器、筆、紙、訂書釘、大頭針、回形針、膠水、電池等。固定資產包括計算機、打印機、攝像機、照相機、傳真機、復印機、服務器、辦公桌等。
三、物資采購：
1、辦公用品的采購，原則上由辦公室統(tǒng)一購買，屬特殊物資經(jīng)局長室同意可由申購部門自行購買。申購物品應填寫物品申購單，報局領導批準同意后，方可購買。
2、物資采購由辦公室負責，并采取以下方式：
1）定點：按照區(qū)財政局招標定點單位進行采購。
2）定量：對油墨、紙張、一次性水筆、筆芯等動態(tài)調整，保證常備物資的庫存合理性。
3）特殊物品：屬區(qū)財政局規(guī)定招標范圍內物品，通過政府采購中心招標采購。其它物品堅持比質、比價原則進行采購。
四、辦公室根據(jù)物資分類，進行不同的`領用和管理方式，建立個人物資使用保管臺帳，記錄、使用、維修、保管登記情況。
低值易耗品：由辦公室指定專人保管，并做好造冊登記和發(fā)放登記。
個人保管物品：計算器、U盤、訂書機等物資，如有損壞遺失，須提出申請報局長批準，才能重新配備。
實物資產：每人所使用計算機、打印機等資產，須妥善維護，正確使用，如確需維修，提出申請，請確認，報請局長室批準。
五、人員離職時，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續(xù)。
六、根據(jù)辦公室對各人的領用，使用情況和設備物資維修、遺失記錄，核算各人辦公成本，年終進行統(tǒng)計匯總，評選先進個人。
辦公用品管理制度4
1目的
為加強公司辦公用品的管理，做到合理配置、科學使用，使辦公用品管理制度化、規(guī)范化，特制定本規(guī)定。
2適用范圍及分類
2.1本規(guī)定適用于公司使用辦公用品的所有部門和個人。
2.2本規(guī)定中的辦公用品分為兩類：
2.2.1辦公耗材：辦公使用的各類消耗用品，如文具、辦公用紙、電腦耗材等。
2.2.2辦公器材：未達到固定資產標準的辦公家具和辦公電子產品等。
3職責
綜合管理部是歸口管理部門，負責辦公用品的采購、調劑并建立公司辦公器材總賬和標識卡，對使用情況監(jiān)督檢查以及報廢后的處理。
4采購與配置
4.1辦公用品采購應按照公司資金業(yè)務審批權限的規(guī)定進行采購。
4.2辦公耗材采購
公司每月辦公耗材的日常采購，由綜合管理部按照采購計劃進行。各部門臨時需要的`辦公耗材，由各部門自行采購。
4.3辦公器材采購
4.3.1各部門需要添置辦公器材，由本部門按照要求填寫《辦公器材申請表》(見附件1)經(jīng)部門領導簽署意見后提交綜合管理部審核。經(jīng)審核確實需要添置，由綜合管理部予以內部調劑，無可調劑的報公司領導批準后方可采購。
4.3.2辦公器材的采購，歸口部門應按照公司《物資采購（發(fā)包）管理辦法》的管理規(guī)定執(zhí)行。
4.3.3綜合管理部對新采購的辦公器材進行驗收，建賬后移交需求部門使用。
4.3.4辦公器材安裝中所涉及的強電、弱電、電話、網(wǎng)絡等，由綜合管理部統(tǒng)一協(xié)調。
5辦公器材管理
5.1日常維護
5.1.1綜合管理部負責對辦公器材建立統(tǒng)一編號，圖例見附件2（例如：桌子001），并建立臺賬進行管理（見附件3）。
5.1.2辦公器材使用過程中，日常維修由使用部門自行維修。若無法自行維修時，應通知廠商現(xiàn)場處理。
5.2綜合管理部每季度對各部門辦公器材使用狀況進行檢查，保證辦公器材完好。
5.3使用者跨部門調動、因編制原因、離退人員，其辦公器材留在原部門由綜合管理部封存。任何部門和個人不得拒絕、私自轉讓、自行調入、調出、互換，留用。對長期不投入使用或使用率極低的辦公器材，綜合管理部予以收回。
5.4辦公器材采取“誰使用，誰保管，誰損壞，誰賠償”的原則，使用部門和使用者具有保管和維護責任，不得丟失、損壞和挪作他用。因個人原因造成辦公器材損壞的，責任人要承擔相應的損失。
5.5報廢處理
5.5.1辦公器材確因自然損壞或因使用時間過長而無法修復，使用部門及時提出報廢申請，經(jīng)綜合管理部確認，報公司領導批準后予以報廢處理。
5.5.2任何部門和個人不得以各種理由和名義將本單位和個人使用的辦公器材私自報廢、轉讓或變賣等自行處理。已批準報廢的辦公器材，由綜合管理部統(tǒng)一辦理帳、卡注銷手續(xù)并回收處理。
附件
附件1辦公器材購置申請表
附件2辦公器材管理臺賬
附則
本規(guī)定由綜合管理部提出，授權綜合管理部對本規(guī)定進行解釋。
本規(guī)定于_______年_____月_____日發(fā)布，自_______年_____月_____日起施行。
辦公用品管理制度5
辦公用品管理制度
1、目的
為規(guī)范辦公用品的'管理，特制訂本制度。
2、辦公用品種類
本制度稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種：
2.1消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、打印油、原子筆、書釘?shù)取?/p>
2.2管理消耗品：簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、電池等。
2.3管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、大型機、大型削筆器、算盤、鋼筆、打碼機、姓名章、日期戳、計算機、印泥、打印臺等。
工程部專用辦公用具：圈尺、靠尺、米尺、小鐵錘、計算器等。
3、辦公用品的管理辦法
3.1辦公用品分為個人領用與部門領用兩種�！皞�人領用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門領用”系本部門共同使用用品如打孔機、大型釘書機、打碼機及工程部專用辦公具。
3.2消耗品可依據(jù)歷史記錄（如以過去半年耗用平均數(shù)）、經(jīng)驗法則（估計消耗時間）設定。
3.3領用管理基準（如圓珠筆每月發(fā)放一支），并可隨部門或人員的工作調整發(fā)放時間。
3.4管理消耗品文具應限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，但消耗品不在此限。
3.5管理性辦公用品列入移交，如有故障或損壞，應以舊品換新品，如遺失應由個人或部門賠償或自購。
3.6辦公用品的申請應于每月二十五日由各部門提出“辦公用品申請單”，交辦公室統(tǒng)一采購，次月一日發(fā)放。但管理性辦公用品的請領不受上述時間限制。
3.7每部門設立“辦公用品領用記錄卡”一張，由部門內勤員統(tǒng)一保管，于辦公用品領用時分別登記，并控制文具領用狀況。
3.8辦公用品嚴禁取回家私用。
3.9辦公室可向辦公用品批發(fā)商采購，必需品、采購不易或耗用量大者應酌量庫存，特殊辦公用品辦公室門無法采購者，可以經(jīng)辦公室門同意授權各部門自行采購。
3.10新進人員到職時由各部門提出辦公用品申請，向辦公室請領辦公用品，并列入領用卡，人員離職時，應將剩余辦公用品一并繳交辦公室。
3.11印刷品（如信紙、信封、表格……）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由辦公室統(tǒng)一印刷、保管。
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為規(guī)范機關辦公用品的采購、保管、領取和使用，確保辦公所需，倡導勤儉節(jié)約、物盡其用，杜絕鋪張浪費、管好用好物品，特制定本制度。
一、每月十日前，各部室負責人將該部室所需的辦公用品制定計劃提交綜合管理部，由綜合管理部打出購物清單，經(jīng)同意后，統(tǒng)一購買。除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)分管行長批準后方可購買。購買辦公用品，均需二人以上同去購置。
二、采購工作要科學、合理、增強透明度，采購前，應做好市場調查，掌握欲購物品的.性能、價格及附加優(yōu)惠條件，貨比三家，講價壓價，努力達到貨真價實、物美價廉。
三、購回的物品，應先交保管人憑證驗收，購買人和驗收人均須在發(fā)票上簽字后，交總行領導審批報銷。
四、辦公用品均應逐件造冊登記，做到物帳相符。
五、辦公用品均須妥善保管，不得因保管、使用不當造成損失，凡因保管、使用不當造成損失的，保管、使用者酌情賠償，因公調動必須移交。
六、辦公用品領取須由保管者進行登記、發(fā)放。
七、總行所有公物均系行內人員學習、工作之用，不得據(jù)為己有。保證工作需要，切實做到厲行節(jié)約，少花錢，多辦事，辦實事。
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辦公用品管理制度
a、辦公用品的`購置
1、每月月底，各部門負責人將本部所需要的辦公用品計劃，以書面形式提交行政部。
2、行政部制定采購計劃及預算，經(jīng)財務部和公司領導審批后購回，按計劃分發(fā)各個部門。
3、辦公用品要做到質優(yōu)價廉、庫存合理、開支適當、保管良好，并建立帳本和入庫手續(xù)。
b、辦公用品領用及管理
1、辦公用品通常由部門領導按計劃在行政部領回，出庫時領取人員簽字。
2、新入員工的辦公用品，由行政部根據(jù)部門負責人提供的名單和用品清單配備。
3、計算器、訂書機、打孔機等耐用文具列入移交。如有故障或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人照價賠償或自購。
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1、提高效率：明確的制度能指導員工高效使用辦公用品，減少因找不到物品或設備故障導致的時間浪費。
2、節(jié)約成本：有效管理能降低采購成本，減少不必要的浪費，提高資產利用率。
3、維護秩序：規(guī)范的制度有助于維持辦公環(huán)境的整潔，提升員工的.工作滿意度。
4、防止濫用：防止個人占用公共資源，保證公平公正，維護公司利益。
5、法規(guī)合規(guī)：符合財務管理法規(guī)，降低潛在的法律風險。
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為合理有效地使用辦公用品,控制辦公費用,持制定管理處辦公用品管理規(guī)定。
一、此處辦公用品系指價值在200元以下易耗品,辦理公務所需的文具類及其他用品。
二、各部門每月底根據(jù)各自部門使用狀況上報辦公用品計劃,由綜合管理部文員統(tǒng)一匯總報公司。
三、綜合管理部文員負責辦公用品的領用登記。
四、員工領用辦公用品須填寫《材料領用單》,經(jīng)部門負責人簽字后,在綜合管理部領取。
五、任何部門或個人不得擅自購買辦公用品,否則綜合管理部不予登記,財務部不予報銷。
六、下列物品限量領用:
1、計算器:限財務人員和主任領用;
2、筆記本領用:領用須注明用途;
3、圓球筆、鉛筆:每人每月限領壹支;
4、涂改液:僅限財務和綜合部各壹支。
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辦公用品物資管理制度是對企業(yè)內部辦公資源進行有效管理的一種規(guī)范，旨在確保資源的合理使用、有效分配和節(jié)約成本。該制度涵蓋了采購、庫存、領用、報廢等多個環(huán)節(jié)，旨在提高工作效率，降低運營成本。
內容概述：
1. 采購管理：明確辦公用品的采購流程，包括需求申報、審批、供應商選擇、合同簽訂和貨品驗收等步驟。
2. 庫存管理：規(guī)定庫存的記錄、盤點、存儲條件以及過期或損壞物品的處理辦法。
3. 領用管理：設定領用權限，規(guī)定領用流程，包括申請、審批、發(fā)放和登記等環(huán)節(jié)。
4. 使用管理：制定辦公用品的使用規(guī)則，如節(jié)約原則、公用物品的.保養(yǎng)等。
5. 報廢與更新：設立報廢標準，明確報廢申請和更新采購的程序。
6. 費用控制：設定預算，定期分析費用支出，優(yōu)化資源配置。
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為深入貫徹落實中央、省委、市委關于厲行節(jié)約、反對浪費的指示精神,進一步弘揚中華民族的傳統(tǒng)美德,參考學校原有相關規(guī)定,現(xiàn)制定z衛(wèi)生學�！蛾P于節(jié)約使用辦公用品、節(jié)儉辦公的若干規(guī)定》,望廣大教職工認真遵照執(zhí)行。
一、牢固樹立節(jié)約光榮、浪費可恥的觀念,在日常工作中,處處精打細算,提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一度電、每一滴水,努力降低辦公成本。
二、辦公用品為辦公所用,不得據(jù)為已有,挪作私用;不許將辦公用品隨意丟棄廢置;不得用辦公設備干私活,謀私利。
三、辦公用品使用要物有所值,物盡其用,禁止大材小用、貴材賤用。
四、對于計算機、打印機、復印機、傳真機等貴重設備,使用處室要建立專人負責制度。使用時需認真遵守操作規(guī)程,正確、合理使用,定期維護保養(yǎng),最大限度延長辦公設備的使用壽命。使用中辦公設備出現(xiàn)故障,要及時報校采控辦公室,由原采購人員負責協(xié)調退換、保修、維修、配件事宜;因使用不當,人為造成設備損壞的,直接責任人需負賠償責任。
五、對于高檔耐用的辦公設備、辦公用品,各科室之間盡量協(xié)調使用,一般不重復購置。
六、噴墨盒用完時,需重新加注墨水,而不是購買新的。一般情況下,一個噴墨盒可連續(xù)加注3次左右(具體視墨盒量),這樣比購買新的噴墨盒節(jié)省75%的開支。
七、各處室領用的“u”盤、光盤、裝訂機、裁紙刀、紙張、檔案盒等辦公用品,要妥善保管,做到正確、合理、節(jié)儉使用,并責任到人;大頭針、曲別針等要反復使用。
八、節(jié)約辦公用紙。除有特殊要求外,各種文稿一律雙面打印,修改稿、校對稿等可先用廢舊紙張打印。
九、需打印的文件事先仔細檢查,沒有錯誤再打印。打印時,適當將字體縮小、頁邊距縮窄,使每頁紙能容納更多內容;或使用電腦中的“縮小配合頁面”功能。
十、復印紙用于復印,不得用做草紙、包裝紙。除有特殊要求外,需復印的'文稿一律雙面復印。能傳閱的文件,盡量傳閱,減少復印次數(shù)。
十一、印制文件材料要有科學性和計劃性。要根據(jù)文件材料印制要求及數(shù)量選擇合適的印制方式,既方便快捷,又使成本最低,并力求使印制數(shù)與需用數(shù)基本相符,避免浪費。
十二、各種水筆,應妥善保存筆套,日后換芯繼續(xù)使用;用完的中性筆筆桿,不要隨意丟棄,可循環(huán)利用。
十三、愛護辦公桌椅、辦公柜、沙發(fā)、飲水機、插排、門窗、玻璃、燈具等公用設施,及時清洗、整理,盡可能延長其使用壽命。
十四、節(jié)約水、電等公共資源。各種電氣設備用后即刻關閉電源,在使用自來水和飲用水時,避免跑冒滴漏,杜絕計算機非用狀態(tài)下不關機現(xiàn)象,杜絕“長明燈”、“長流水”現(xiàn)象,提倡“一水多用”。
十五、節(jié)約使用清潔衛(wèi)生工具,拖布、掃帚、盆等要妥善保管,使用后要及時清理,延長其使用壽命。
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為建設節(jié)約型機關，進一步規(guī)范辦公用品采購、使用、管理，制定本制度。
一、日常辦公用品的購置，由辦公室內務人員負責。采購根據(jù)工作需求向分管副秘書長報請?zhí)顚戀徶糜媱澅�，單項費用超過300元或每月合計費用超過1000元的，報秘書長同意后執(zhí)行。購置辦公用品，內務人員要將時間、商品名稱、數(shù)量、單價、金額等項目詳細記載，和財政公開招標確定的供應商做好按月結算工作。單位支出完成后，當年采購辦公用品費用總額表要和逐日領取簽字明細表一同裝訂，合并歸檔。
二、領取辦公用品要嚴格履行簽字手續(xù)并在公告欄公示，辦公室內務人員具體承辦辦公用品的領取登記。
三、市政協(xié)領導、辦公室、各委專項設備（如電腦、傳真機、打印機、計算機）的購置，按照《政協(xié)高平市委員會辦公室固定資產管理制度》執(zhí)行。維修、更新配件應報告辦公室，經(jīng)秘書長同意，安排專人到指定地點維修和更換，并由使用人在明細表上簽字。未經(jīng)批準或當事人未在明細表上簽字以及自行聯(lián)系購置或維修配件的，不予報銷。
四、各類會標、牌匾、條幅、標語、證件等用品的制作，本著優(yōu)質、節(jié)儉、實用的.原則，由辦公室內務和各委（室）負責人，按照制作要求，同承制方共同談妥價格后進行制作。各委（室）把關負責，承辦人要在制作明細表上簽字，一式兩份，一份在公告欄公示后由內務人員留存，一份附在報銷憑證后作報銷用。
五、機關日常公文、文書材料的打印、復印工作，當自印無法滿足需要時要到市財政公開招標確定的承印單位印制。印制時要履行簽字手續(xù)，每月結算一次。
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辦公用品領用制度
為更好的控制辦公消耗成本，規(guī)范集團總部辦公用品的發(fā)放、領用和管理工作，特制定本規(guī)定。
1、耐用辦公用品包括：電話、計算器、訂書機、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機、剪刀、戒紙刀、直尺、起釘器。
2、耐用辦公用品已于員工入職時按標準發(fā)放，原則上不再增補，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新。
易耗辦公用品的領用：
1、易耗辦公用品分為兩部分：部門所需用品和個人所需用品。
2、部門所需用品包括：傳真紙、復（寫）印紙、打印紙、墨盒、碳粉、硒鼓、光盤、墨水、裝訂夾、白板筆。
3、個人所需用品包括：簽字筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水、釘書針、回形針、橡皮擦、涂改液、信箋紙。
4、部門常用易耗辦公用品月用量標準見附表。此標準為暫定數(shù)，可依據(jù)每月平均用量進行合理調整。
5、每月22日前，由各部門將次月《易耗辦公用品需求計劃表》填好（常用易耗辦公用品不得超過每月用量標準），經(jīng)部門經(jīng)理初核，中心總監(jiān)或副總復核，人力資源中心總監(jiān)批準后交采購部統(tǒng)一采購。
6、發(fā)放時間：每月1—2號（如遇假期，順延）。其余時間一般不予辦理辦公用品的領用手續(xù)。
7、領用方法：由各部門文員按發(fā)放日期統(tǒng)一到辦公用品倉申領，填寫《領料單》，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后交倉管員按《易耗辦公用品需求計劃表》發(fā)放，若部門領用超出需求計劃的，須經(jīng)人力資源中心總監(jiān)批準后方可發(fā)放。
8、部分辦公用品（油性筆、水彩筆、簽字筆、白板筆、圓珠筆芯、圓珠筆、涂改液、各種電腦墨盒）實行以舊換新原則，傳真紙領用時須以中間紙交換。
9、電腦耗材品（鼠標、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等）由總經(jīng)辦電腦部經(jīng)理審核，人力資源中心總監(jiān)批準后方可領用，申領時須依舊換新。
10、本著節(jié)約與自愿的原則，可不領用或少領用的'應盡量不領用或少領用。對于節(jié)儉成效突出的員工，公司將予以表揚。
本規(guī)定自簽發(fā)之日起執(zhí)行，以往如有與此制度相抵觸者，以此為準。
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第一章總則
第一條為加強辦公用品管理,規(guī)范辦公用品領用,提高利用效率,降低辦公經(jīng)費,特制訂本制度。
第二條辦公用品由辦公室集中管理,統(tǒng)一采購和發(fā)放,并設立專職或兼職管理員負責。
第三條根據(jù)辦公用品的性質,將辦公用品分為消耗品和管理品。
(1)消耗品:鉛筆、信箋、信封、打印紙、復印紙、復寫紙、印刷品、刀片、墨水、膠水、膠帶、訂書針、大頭針、曲別針、夾子、圖釘、修正液、橡皮、名片、賬冊、卷宗、檔案袋(盒)、標簽、紙杯、電池等。
(2)管理品:文件夾、文具盒、剪刀、釘書機、打孔機、打碼機、圓珠筆、鋼筆、章戳、印泥、直尺、計算器、算盤、驗鈔機、電話機、傳真機、復印機、飲水機、電風扇、電腦軟硬件及外設、掃描儀、投影儀、計算機網(wǎng)絡、辦公桌椅、文件廚、檔案廚、沙發(fā)、茶幾等。
第二章辦公用品計劃
第四條各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況,每月25日前編制并提報下月辦公用品領用計劃,部門負責人審簽后報辦公室。
第五條管理員查對辦公用品領用計劃與辦公用品臺賬和庫存,編制辦公用品購置計劃。辦公用品需經(jīng)辦公室負責人審簽后購買。
第六條購置單位價值100元以上辦公用品時,須報請總經(jīng)理批準。
第三章辦公用品購置
第七條管理員根據(jù)審簽的辦公用品購置計劃實施購買,并于月底完成。
第八條管理員須經(jīng)常調查辦公用品供應商及市場價格,保證最優(yōu)性價比和質量。
第四章辦公用品領用
第九條每月1~5日,各部門根據(jù)辦公用品領用計劃集中到辦公室領用,其他時間不予辦理(特殊情況除外)。
第十條打印、復印或傳真文檔時,應自覺登記,否則,按兩倍用紙量計算。
第十一條管理品自第二次領用起須以舊換新,如有故障或損壞,應及時申請修理或以舊換新,如遺失應由領用人或領用部門照價賠償。
第十二條員工到崗時,所需辦公用品由部門報請辦公室審批后領用。
第十三條員工離職時,須根據(jù)有關規(guī)定與管理員交接辦公用品。
第五章辦公用品管理
第十四條管理員須建立和登記辦公用品臺賬,做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理。
第十五條管理員須定期或不定期盤點,查對臺賬與實物,保證賬實相符。
第十六條管理員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失,保證辦公用品的.功用和性能。
第十七條管理員須根據(jù)辦公用品的消耗或領用情況,確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量,以減少資金占用和保證正常使用。
第六章辦公用品考核
第十八條每月底,管理員對各部門辦公用品和電話費等的消耗情況進行統(tǒng)計和匯總,并上報辦公室負責人或總經(jīng)理,考核辦法另行制訂。
第七章附則
第十九條本制度未盡事宜,按公司有關規(guī)定執(zhí)行。
第二十條本制度自xxxx年xx月xx日起實施,由辦公室負責解釋。
辦公用品管理制度15
一、建立完整科學的管理制度是做好企業(yè)辦公設備管理的基礎
常言道：沒有規(guī)矩，不成方圓。這里的規(guī)矩就是辦公設備管理制度，就是選購、使用、保管辦公設備的所有人員共同遵循的法則，就是辦公設備管理的工作標準和規(guī)定程序。
建立企業(yè)辦公設備管理制度，有利于企業(yè)和工作人員在選購、使用、保管辦公設備的過程中嚴格執(zhí)行和遵守國家的法律法規(guī)。因為任何企業(yè)行為都要在法律法規(guī)允許的范圍內進行，所以企業(yè)在制定規(guī)章制度中都要依據(jù)國家的法律法規(guī)。企業(yè)在建立辦公設備管理制度時也必然如此，這樣就使企業(yè)的相關人員在選購、使用和管理辦公設備的過程中自然地受到國家法律法規(guī)的約束。
建立企業(yè)辦公設備管理制度，有利于企業(yè)合理調配和使用辦公設備。有了辦公設備管理制度，就會依據(jù)各個崗位的特色、功能和工作量確定辦公設備配備的標準和數(shù)量，確保所有工作崗位的辦公設備配備及時、準確、合理、均衡。
建立企業(yè)辦公設備管理制度，有利于辦公設備管理的各個環(huán)節(jié)都能按程序辦事。無論是選購辦公設備，還是管理和使用辦公設備都會協(xié)調有序進行，防止出現(xiàn)矛盾和錯誤。
建立企業(yè)辦公設備管理制度，有利于充分發(fā)揮辦公設備的功能效率。因為辦公設備管理制度確定的配備標準，不僅適應各工作崗位的功能需求，還要適應各工作崗位之間的銜接和設備與設備之間的兼容，這樣就保證了辦公設備整體效率的發(fā)揮。
建立企業(yè)辦公設備管理制度，有利于辦公設備的安全保密。嚴格執(zhí)行辦公設備管理制度，就能保證辦公設備的使用復合安全保密規(guī)則，履行操作規(guī)程。
建立企業(yè)辦公設備管理制度，有利于辦公設備的配置公平正義，杜絕在辦公設備配置上的不正之風。只要嚴格執(zhí)行辦公設備管理制度，企業(yè)中的每個部門和每個成員的辦公設備都按標準配備，不會有因為權限和關系不同而獲得不同待遇。
二、選購辦公設備是辦公設備管理的重要環(huán)節(jié)
選購辦公設備是辦公設備管理的第一步，也是辦公設備管理的中環(huán)節(jié)之一。
選購辦公設備最重要的就是要做到貨比三家。在選購辦公設備中，要對三個以上供應商的辦公設備進行調查和對比，不能單憑一個供應商提供的產品資料就確定購買。并且要對不同供應商提供的同一商品性能、特點、價格、供貨地點和支付方式及售后服務等項目進行對比。一般情況下，性能決定著設備的功能和質量，功能越多、質量越好，價格也越高。設備的特點，可能滿足某種特殊需要，如果工作上有這種特殊需要就必須購買具有這一特點的商品；如果工作上沒有這種特殊需要，購買具有這一特點的商品就是浪費。供貨地點，決定運輸方式、運輸價格、運輸過程中的安全和到貨時間，這些都是必須考慮的是否購買的因素。支付方式，決定支付能力（如供應商要求支付美元或要求一次性付款）、支付成本（如支付手續(xù)費等）、支付風險（如被詐騙的風險、商品質量達不到要求而影響工作質量或工作進程等風險）。售后服務，也是重要的質量保障，它決定商品能否退、換、維修等。
貨比三家的根本方法，是制定選購對比表。貨比三家的根本目的是選擇辦公設備供應商。選擇供應商的理由，包括供應商、產品和工作現(xiàn)場等三個方面。
供應商提供的服務包括供貨地點、支付方式和售后服務。這三個方面都體現(xiàn)著供應商的服務質量，在各家供應商的對比中，誰的服務質量最好誰就是應該選擇的對象。
產品本身的性能和價格，是選擇供應商最直接和關鍵的因素。產品的功能、效率、耗能和耗材，決定著產品本身的價值。提品性價比最佳的供應商就是應選擇的供應商。
工作現(xiàn)場環(huán)境能否適應供應商提供的產品和服務，也是選擇供應商不可缺少的比較要素。比如產品的形狀、大小、重量是否能夠在工作現(xiàn)場擺放和使用；產品的工作效率和質量能否滿足工作數(shù)量、質量和流程要求，或者功能是否多余和浪費；產品的能源消耗和廢棄物排放是否符合國家“節(jié)能減排”的方針政策等。
三、收發(fā)存儲是辦公設備管理的核心工作
企業(yè)行政管理人員接收、發(fā)放和存儲辦公設備是經(jīng)常性的工作，也是辦公設備管理工作的核心。辦公設備接收、發(fā)放和存儲工作的要點是安全、準確、有序。所謂安全，就是要確保在交接和存儲過程中辦公設備安全無損。所謂準確，就是要確保辦公設備的接收、發(fā)放、存儲時間要準確、地點要準確、形成的文件、表報要準確。所謂有序，就是一切都按規(guī)章制度所規(guī)定的程序辦事。
在企業(yè)辦公設備的收發(fā)存儲工程中，無論是存儲保管部門接收新購入的設備、閑置的設備、從一個使用單位向另一個使用單位轉移的設備或因維修或待報廢暫存的設備，還是使用單位因工作需要接收新補充的辦公設備，都應該做好辦公設備接受的準備工作。其中包括：
�。�1）人員準備：確定保管或使用人員，并事先通知他們做好接收的準備。
�。�2）存放和使用位置準備：相關人員應事前了解所接收設備和耗材的名稱、型號、特征、體積、重量、用途等。準備好安全可靠的存儲或使用的位置，保證設備和耗材一次性擺放到合適位置。
�。�3）接收現(xiàn)場環(huán)境準備：準備好接收現(xiàn)場設備和耗材的搬運線路、動力、電源、采光、照明等各種條件，確保接收的需要。
�。�4）接收文件準備：接收記錄、登記報表等。
交接驗收是收發(fā)辦公設備中最重要環(huán)節(jié)。交接驗收，主要是核實所接收的辦公設備是否與計劃、文件、合同、單據(jù)相符。
交接驗收，必須及時、完整、準確的做好記錄。記錄的形式可以是填寫《辦公設備和交接驗收登記表》，記錄的內容應該包括設備名稱、型號規(guī)格、單位數(shù)量、原值凈值、完好程度、隨機工具與配件、使用說明書與檔案資料等。移交和接收雙方都要在登記表上簽字，表示確認完成移交。
辦公設備存儲要貫徹“安全第一”的原則。保管部門和保管人員應管理、監(jiān)督和維護好存放各類辦公設備的.房屋、柜架等存儲空間，做到安全可靠。首先，要有安全防范設施。如庫房和貨架牢固、消防器材、安全防盜設施、保暖防凍設施、通風、防潮、防干燥、防蟲蛀設施等；其次，要有安全保障制度。如安全技術操作規(guī)程、安全責任制等；再次，要嚴格執(zhí)行出入庫交接驗收制度、交接班制度、守衛(wèi)制度、消防制度等各項規(guī)章制度。
建立完善的庫存管理程序，是搞好庫存管理的關鍵，重點是庫存記錄、庫存賬簿、庫存盤點。
建立庫存記錄的目的：一是保證庫存安全，保持安全的庫存量，消除由庫存短缺引起的工作延緩；二是預防浪費，防止庫房用來存儲不必要的貨物和占用大量的資金；三是監(jiān)督部門和個人合理地使用辦公設備和耗材；四是監(jiān)督和防止庫存物資被盜和破壞。
庫存記錄采用庫存記錄卡片的形式，按物品種類建立，一品一卡，將庫存物品每次接收、發(fā)放和其他因素引起的變化填寫在卡片上，明確顯示每種物品的庫存余額。
建立庫存物資賬簿和庫存財務賬簿，從物資和財務兩方面記錄、管理和控制庫存物資的變化，為領導決策、物資供應、資金調動和保障辦公的正常運行提供保障。
建立盤點制度，是監(jiān)督、控制、管理庫存和在用辦公設備重要保障。定期的檢查、盤點庫存、在用和閑置物資，保證物資的帳、卡、物相符，及時處理可能出現(xiàn)的有帳無物、有物無帳、丟失、損壞、積壓、短缺和非法侵占物資等問題。
四、使用管理是辦公設備管里的難點
辦公設備的使用管理由于使用人員眾多、使用地點分散、操作水平參差不齊、安全操作觀念不相一致，致使辦公設備使用中的管理難點重重。如何突破辦公設備的使用管里的難點，重點應在于辦公設備放置位置的選擇、節(jié)省開支和增加效益、嚴格執(zhí)行操作規(guī)程、故障管理和日常維護幾個方面。
恰當?shù)霓k公設備放置地點，是確保辦公設備安全，便利操作使用和提高效率的重要保障。放置辦公設備的地點應符合以下條件：第一安全；第二便于工作；第三便于安裝、維修、移動；第四與整體辦公環(huán)境相匹配。
正確地使用管理辦公設備，節(jié)省不必要的開支，減少不必要的浪費，為企業(yè)或單位增效節(jié)支，是辦公設備管理的目標和任務之一。因此，辦公設備的使用和管理人員，在實際操作中應確實做到三點：第一、要看懂供應商或生產商提供的設備和耗材的產品使用說明書（用戶手冊），做到了解設備和耗材的使用詳情，了解設備的使用期限和耗材耗量的檢測方式、方法。科學、合理地維護設備，延長使用壽命，減少耗材的耗量。第二、要按照產品使用說明書或用戶手冊的要求，安全、文明地使用設備和耗材（按照操作規(guī)程進行操作，按規(guī)定品牌型號使用耗材），嚴防操作不當引起設備損壞和耗材的浪費。并要把使用說明書（或用戶手冊）及安全技術操作規(guī)程（或操作手冊）始終放在設備和耗材的附近，保障使用者隨時使用。第三、在更換、領用耗材時，應檢查、檢測耗材是否必須進行更換，若還可以應用，應把舊耗材用盡，以減少浪費。
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