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人物信息處理系統(tǒng)的設計與使用
［摘要] 我館開發(fā)的人物信息處理系統(tǒng)是一個具有多種功能的綜合系統(tǒng)，本文對該系統(tǒng)的開發(fā)目標、設計思想、數據庫設計及系統(tǒng)功能模塊作一簡要闡述。
1 問題的提出與系統(tǒng)開發(fā)的必要性
“人”是每一個國家最大的資源，也是國家發(fā)展和進步的原動力。當代社會已愈來愈重視“人”的研究和人才資源的開發(fā)，發(fā)掘人物信息資源，為人才、人物研究提供有效服務是圖書館義不容辭的責任。近些年來，湖南圖書館十分重視地方人物信息的收集和利用。80年代末開始有計劃地收集整理湖南人物資料，成立了湖南名人文庫，在收集湖南名人著作的同時，廣泛搜集名人生平和學術研究資料，90年代利用所收資料編輯出版了《當代湖南人名辭典》。目前，“文庫”已收集湖南名人的資料近萬份。如何設計一個功能齊全、性能良好的人物信息處理計算機管理系統(tǒng)，將所收人物資料便捷地提供社會利用，是我們考慮了多年的問題。為此，我們設計了本系統(tǒng)。經過一年多的研制調試，現(xiàn)己完成全部預定設計工作并進入運行使用，本文特對該系統(tǒng)的開發(fā)目標、設計思路、數據庫設計及系統(tǒng)各模塊功能作一簡要闡述。
2 系統(tǒng)目標與設計思想
目前國內收集名人資料、名人著述的單位不少，采用計算機管理人物（人才）信息的也很多，但人物信息處理計算機管理系統(tǒng)中帶有研究性質并為社會研究服務的系統(tǒng)尚不多見。隨著各地對地方名人信息資料收集的重視，各收集單位的收集規(guī)模的擴大和對人物研究工作的加深，人物信息資料利用的需求量將會有增無減，如進行人物研究、人事檔案管理，編寫人物志、人物辭典及人才交流信息管理等。因此本系統(tǒng)的研制不僅立足于圖書館自身工作的需要，而且著眼于社會需求：
本系統(tǒng)開發(fā)目的是為建立一個具有人物信息存貯、檢索、統(tǒng)計與編輯功能的管理系統(tǒng)，最終實現(xiàn)三個目標：提高人物信息管理的質量與效率；為當代湖南和中國人物、人才研究提供系統(tǒng)資料；為實現(xiàn)我國人物、人才信息資源共享打下基礎。
本人物信息處理系統(tǒng)是一個具有多種功能的綜合系統(tǒng)，內容龐雜，須完成的任務眾多，設計具有一定難度，為完成設計目標，人物信息系統(tǒng)資料人員、計算機人員經過反復研討，力爭使系統(tǒng)設計盡可能達至功能齊全、結構合理、層次清晰、操作簡便，使用符合人們的操作習慣�？紤]本系統(tǒng)的用戶一般都不是專門的使用人員和計算機人員，他們大都沒有大多的檢索知識和計算機知識，因此系統(tǒng)必須具備各種檢索指引機制、“人機”對話等功能，使對檢索和計算機比較陌生的用戶也能比較方便地使用。 根據實現(xiàn)功能與完成任務的不同，本系統(tǒng)由數據處理、條目編輯、檢索、統(tǒng)計和輸出打印五個模塊構成，每個模塊分別有3-5個層次，由主菜單逐級下拉到所需屏幕執(zhí)行有關功能。
3 數據庫設計
系統(tǒng)功能的實現(xiàn)在很大程度上取決于系統(tǒng)結構與數據結構設計的好壞。系統(tǒng)的層次和框架確定之后，構造理想的數據模式，使系統(tǒng)有效地存貯數據，最大限度地滿足用戶的需求是數據庫設計的任務。
人物數據是一種事實數據，按照人物數據的特有情況，本系統(tǒng)數據庫由主要數據庫和輔助數據庫兩部分組成。
數據庫結構示意圖如下：
3. 1主要數據庫的結構
主要數據庫包括：基本數據庫與特殊數據庫。 基本數據庫用以記錄人物的基本情況，包括姓名、生年、卒年、性別、概括語、別名、字號、筆名、民族、籍貫、出生地、后入籍、職業(yè)、黨派、加入黨派時間、最高學歷、畢業(yè)學校及專業(yè)、畢業(yè)時間、工作單位、職務、職稱系列與職稱、學銜、軍銜、通訊地址等30余項內容及個人簡歷等一般檔案數據（其中“概括語”是對傳主的概括性評價的詞級，如某某為“歷史學家”）。個人簡歷為不定長字段，采取自由行文方式記錄有關內容，可由用戶隨時增加新內容及其資料來源（注明資料來源可方便使用者查找資料原文），而原內容繼續(xù)保留，以便于研究。其它字段采用定長格式。
特殊數據庫包括：個人著述及科研成果數據庫、個人獲獎數據庫、研究書目數據庫、親友關系數據庫。
個人著述及科研成果數據庫記錄傳主的著作及科研成果情況。輸入內容為：文獻形式（分：專著、文章、手稿、字畫、照片、磁帶等近20種文獻形式）或科研項目類別（分：國際項目、國家項目、省級項目、市級項目、合作項目、其他項目）、題名、著作方式、出版（或制作）地、出版者或文獻出處、出版（制作）時間。
獲獎情況數據庫記錄傳主的著述、成果中的獲獎項目信息，內容包括：項目名稱、獎勵名稱及等級。受獎時間、頒獎（或批準）機構等。
研究書目數據庫記錄社會外界對傳主生平與學術成果的評介、研究書目信息，包括文獻形式、題名、著者、文獻出處等內容。
親友關系數據庫用于記錄傳主有影響、有成就的親友情況，內容包括：親友姓名、稱謂及說明語，說明語是指對該親友本人的簡短說明。
3.2 輔助數據庫的結構
輔助數據庫包括漢字排序編碼數據庫、職業(yè)類別數據庫、黨派名稱數據庫、學歷類別數據庫、職務級次數據庫、職稱級次數據庫、軍銜類別數據庫等，其中漢字編碼數據庫用于人物姓名的排序，排序方法有按漢字筆劃、漢語拼音、四角號碼、時間四種。職業(yè)類別庫是根據我國職業(yè)劃分習慣，參照加拿大職業(yè)劃分方法，將人們所從事的職業(yè)劃分為黨政、軍隊、自然科學、工程技術、社會科學、教育、文化（圖·博·檔）、新聞·出版·翻譯、電視·廣播、文學·藝術、體育、金融·稅務、財會、商貿、司法·公安、宗教、醫(yī)療·保健、農林·水產·畜牧、輕工、機械·化工·電力、建筑、交通運輸、環(huán)保，不能歸類者可由用戶“自輸入”。其他各庫按我國大陸現(xiàn)有情況設定字段，如職稱級次類別庫將職稱級次分為高級、中級、初級三個級次，而職稱系列則按照我國大陸現(xiàn)行職稱系列設定為21個系列�？紤]到情況的多樣性，各庫均設有用戶自輸入功能。
4 系統(tǒng)模塊功能與特點
4.1 數據處理模塊
用于人物基本數據與特殊數據的輸入與維護。這是整個系統(tǒng)的關鍵，是其他模塊實現(xiàn)其功能的基礎，該模塊能實現(xiàn)人物數據的錄入、修改和刪除及動態(tài)數據更新的功能。
當代人物的學歷、職務、職稱、工作單位、聯(lián)系地址、著述成果、卒年情況等均處于變化狀態(tài)，跟蹤人物信息的變化及時更新數據，是人物信息處理系統(tǒng)的特有要求，本系統(tǒng)的數據更新模塊，可以根據各個字段的不同情況對新舊數據進行不同方式的處理：或以新代舊，舊數據另行保存；或以新代舊，舊數據刪除。
4.2 條目編輯模塊
利用數據庫中存貯的人物數據信息編輯和開發(fā)其他文獻產品是設置本模塊的主要目的。通過該模塊能匯集有關數據按用戶要求進行增刪、修改和文字加工，編輯成所需二次、三次文獻或其他文字產品。對原始數據進行數據編輯處理時不損壞原有數據，編輯后的成品或半成品，可以作為傳主的個人簡介內容保存，以供將來繼續(xù)使用。
4.3 數據檢索模塊
這是實現(xiàn)本系統(tǒng)設計目標的重要模塊。該模塊能從人物姓名、別名字號、生卒年、籍貫、職業(yè)類別。學歷、職務、職稱等30余個入口，進行基本數據和特殊數據的單項和自由級配檢索，檢索結果能按人物姓名筆畫、漢語拼音、四角號碼、生卒年時間自動排序并由用戶選擇打印所需內容。
為提高檢索速度，當輸入檢索條件為時間或職務、職稱級次等項目時，可以輸入時間或級次的范圍；檢索姓名、籍貫、獲獎名稱、文獻形式等內容時，可以輸入其中的幾個關鍵詞進行檢索。 該模塊的特點一是檢索入口多，具有多種布爾運算功能，用戶可以使用布爾運算符任意構造表達式來滿足復雜的檢索要求，查找所需的各種信息。二是進行組配檢索編寫檢索式時，既可在基本數據庫的可檢項目中進行組配，又可在基本數據庫、個人著述與成果數據庫、評介書目數據庫、獲獎情況數據庫、親友關系數據庫這五個庫中進行相互組配，一次性地檢索符合特定要求的有關數據，為從不同角度進行人物整體研究提供了方便。三是職業(yè)、職務、職稱、學歷、軍銜等類別庫的設立，一方面使數據錄入和檢索用詞統(tǒng)一，提高錄入速度和檢索效率（不便于納入規(guī)定用詞的，可由用戶“自輸入”）。
4.4 數據統(tǒng)計模塊
該模塊與檢索塊相似可供統(tǒng)計的項目多達30余項，采用布爾運算符將各統(tǒng)計項組合成復雜的布爾式，因此能滿足用戶從不同角度進行各種統(tǒng)計，快速提供準確數據，其功能是手工操作難以實現(xiàn)的。此外輔助數據庫的設立，大大方便了有關數據的分類統(tǒng)計。
4.5 輸出打印模塊
為滿足用戶對輸出內容與打印格式的不同要求，該模塊能按用戶需要打印內容詳略不同的三種人物數據即簡要情況、基本情況和詳細情況。前者由人物的姓名、生卒年、性別、籍貫、職稱職務、工作單位等部分基本數據加上一定連接詞組成，詳細情況則可提供有關人物的全部貯存數據�；厩闆r的詳略介于簡要情況與詳細情況之間以經過加工的概括文字提供人物的基本情況、生平簡歷與成果成就、獲獎、親友等特殊數據。
三種數據除內容詳略的不同，輸出格式亦有區(qū)別，簡要情況以固定格式輸出，可以打印在卡片上；基本情況與詳細情況可打印在不同大小的紙上。
5 系統(tǒng)實用范圍
人物信息處理計算機管理系統(tǒng)，對湖南圖書館來說，無疑會推動本館的地方人物資料工作，使湖南圖書館成為湖南地方人物的資料中心和咨詢研究中心。但該系統(tǒng)決不僅僅適用于圖書館自身工作的需要，而廣泛適用于社會其他有關部門，如可依據輸入內容的不同或者內容詳略級次不同，分別用于人事管理部門、檔案部門、人物研究機關、人才信息交流中心等等。
6 今后發(fā)展與更新
本系統(tǒng)是在一般微機上開發(fā)的，還不能處理圖象與聲音。我們準備在已有的基礎上，采用多媒體形式，增加圖象與聲音處理功能，將人物的照片、傳主的代表作品如繪畫、錄音、錄像等，也存放在數據庫中，使本系統(tǒng)功能更加多元化。
〔出處〕 圖書館 1997.(3)
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