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淺談怎樣打好“前站”
淺談怎樣打好“前站”作者/張吉酷
打“前站”是一項后勤保障工作，是企業(yè)或政府在舉行大型活動或采取重要舉措之前，安排少數(shù)人到相關(guān)地區(qū)或領(lǐng)域進行摸查、調(diào)研、后勤安排等工作。就像行軍先鋒、改革試點一樣，打“前站”是獲取第一手資料最直接、最重要的方法。將“前站”打好，才能設計出緊湊、適用的活動方案，既能避免錯誤和意外的發(fā)生，也有利于活動效果的充分發(fā)揮，起到趨利避害、拋磚引玉的作用，是活動順利進行的重要保障。
打“前站”是一項緊張、嚴肅的工作。既要做好協(xié)調(diào)，獲取相關(guān)方面的充分支持，也要在陌生的環(huán)境和繁雜的信息中，把握主脈主線，獲取全面準確的資料，做好完善細致的安排。打“前站”不能引起對方的抵觸，更不能因為粗心大意、疏忽遺漏，使方案設計不完善，導致整個活動失敗。這就要求我們在工作中遵循以下三項原則：一是目標明確。要領(lǐng)悟上級意圖，明白舉行活動的目的是什么，是為了學習考察、交流感情、休閑旅游、業(yè)務洽談還是為了匯報工作。同時也要明白，打“前站”的目的是什么，是為了做好后勤安排、情況調(diào)查、試探對方態(tài)度還是為了事前交流意見。最后，要通過深入接觸，了解相關(guān)方面對此次活動的看法和要求。只有將這三點貫穿于整個過程中，才能保證有頭緒、有效率、不偏航，二是功課做足。搜集相關(guān)地區(qū)或企業(yè)的資料，充分調(diào)查研究，明晰各方面之間的內(nèi)部聯(lián)系。大部隊的行程、路線、人數(shù)、人員級別以及接待方的人數(shù)、人員級別、接待方式、措施、地點等都要了然于胸。要對照以前舉行類似活動的方案，提前在腦中形成初步規(guī)劃，明確要了解的問題和需要對方協(xié)調(diào)解決的問題，做到“手中有糧，心中不慌”。三是交流充分。交流是最重要的一環(huán)，要開誠布公地將我方舉行此次活動的目的，我方人員、時間、路線和需要對方幫助的事項說清楚、說明白。在盡量為對方考慮的前提下，爭取更多的幫助。詢問在當?shù)嘏e行類似活動時發(fā)生的問題和解決的方法，在交流中學習。要通過全面、深入的溝通，保證工作的成功。
打“前站”是一項注重細節(jié)的工作。“失之毫厘，謬以千里”，一個細節(jié)的失誤往往會影響整個活動。比如，在領(lǐng)導的講話稿中，寫錯一個關(guān)鍵數(shù)字，會產(chǎn)生對全局的誤解；在車隊行進過程中，因為交通堵塞而影響整個行程。要切實將活動全程預演一遍，一絲不茍地進行全程梳理，從中發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)經(jīng)驗、做好預案，提高活動開展的穩(wěn)妥性和靈活性，確保萬無一失。應該重點注意以下細節(jié)。一要注意銜接到位。從車隊行程的長短、路上紅綠燈的多少、道路擁擠程度、有無因天氣影響封路的可能，以及看完每個項目、每個景點、談完每項業(yè)務所用的時間都應計算在內(nèi)。要與相關(guān)方面合作，設計好行程路線，確保省時省力，在時間銜接上無閃失。二要考慮特殊因素。例如，某些道路限高或者路面坡度太大，大客車無法通行，要換成中客車；某些方面工程難度較大，洽談比較困難，必須注意；參加活動的一些老同志身體不好，需要特殊照顧等都要考慮在內(nèi)。三要注重方式靈活。靈活的方式方法，可以起到“催化劑”的作用。比如在活動過程中，可以采取讓參加的主要人員一起就餐，一起參加娛樂活動；在行路過程中，可以運用導播車的方式進行解說；部分參加人員可以互換車輛，加強交流。要根據(jù)當?shù)貙嶋H，制定切實可行、靈活多變的活動方式，營造和諧愉快的氛圍，達到令人滿意的效果。四要做好資源調(diào)配。要注意資源的合理調(diào)配，盡量節(jié)省開支，用最少的錢辦最好的事。例如住宿方面，酒店的選擇、餐飲的安排，既要符合參與者的身份，也要考慮個人習俗和口味，還要考慮價格因素。要積極與酒店協(xié)調(diào)，要求酒店提供諸如叫醒服務、天氣預報服務、電視節(jié)目點播等細節(jié)服務。做好菜品的調(diào)整，努力做到價位適中、口味適合、頗具特色，使參與人員滿意。五要注意資料的索取。一定要向相關(guān)方面索要準確、詳細的材料，以備撰寫講話稿、新聞稿和匯報稿之用。最后，要及時將自己的所見所聞所感進行總結(jié)，寫成匯報材料，并形成初步方案和合理化建議提交上級審查，根據(jù)上級的要求和指正，查漏補缺，形成完美的執(zhí)行方案。
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