肇慶電力局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)模型

摘　要　從管理層次、數(shù)據(jù)流、工作界面、功能模塊、系統(tǒng)安全性等幾個(gè)方面對(duì)肇慶電力工業(yè)局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)模型進(jìn)行了詳細(xì)的分析。

　　肇電力工業(yè)局直轄鼎湖、高要、四會(huì)、廣寧四個(gè)縣區(qū)局，同時(shí)局本部按生產(chǎn)職能設(shè)置多個(gè)管理所，地點(diǎn)分散，信息傳遞不便，難于管理。為此，肇慶電力工業(yè)局決定建立全局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)將局本部與下屬單位緊密聯(lián)系在一起，使得分散在各單位各部門的各種信息能夠相互交換。經(jīng)過一年多的努力，我局的廣域網(wǎng)已基本形成，軟件開發(fā)也已取得階段性成果。

1　軟件開發(fā)平臺(tái)的選擇

　　Lotus Notes是一個(gè)基于各部門協(xié)同工作的工作平臺(tái)，有強(qiáng)大的通信和信息管理功能，保密性強(qiáng)，有良好的擴(kuò)充能力，且通過了美國C2級(jí)安全認(rèn)證，因此我們選擇Lotus Notes作為開發(fā)平臺(tái)。

2　管理層次結(jié)構(gòu)

2.1　系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)

　　層次結(jié)構(gòu)是一個(gè)物理模型，它體現(xiàn)實(shí)際機(jī)構(gòu)設(shè)置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統(tǒng)是一個(gè)整體，其中局本部和各縣局分別是一個(gè)管理子系統(tǒng)，整個(gè)層次結(jié)構(gòu)共分4級(jí)，即肇慶電力工業(yè)局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、子系統(tǒng)、工作部門、工作人員。

2.2　管理層次

　　管理層次、機(jī)構(gòu)設(shè)置是一個(gè)單位工作的基礎(chǔ)。一般管理層次是指上下級(jí)管理層次，不同級(jí)別的科室向上級(jí)負(fù)責(zé)并管理下級(jí)。在實(shí)際工作中一些科室的任務(wù)突破了行政隸屬的關(guān)系，它會(huì)成為某種信息的樞紐，從某些方面對(duì)其它平級(jí)科室進(jìn)行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個(gè)工作信息的樞紐，對(duì)全局日常工作起協(xié)調(diào)作用。

　　工作部門負(fù)責(zé)具體工作，是辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息點(diǎn)。一個(gè)工作部門由工作組成工作人員組成，任何一個(gè)工作人員或工作組的請(qǐng)示、匯報(bào)都必須通過工作部門領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)或其它工作部門，上級(jí)的指示、各種文件也要通過工作部門傳達(dá)到工作人員。

　　職能部門也是一個(gè)工作部門，只不過在某項(xiàng)職能上有特殊地位。職能部門的另一個(gè)特征是它有信息轉(zhuǎn)貯的功能，職能部門負(fù)責(zé)收集與自己職能有關(guān)的各種文件、請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表，并上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，同時(shí)將文件、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指標(biāo)等轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位。每個(gè)職能部門都有檔案庫，用來存儲(chǔ)有關(guān)資料。

　　整個(gè)系統(tǒng)管理層次分四級(jí)，局領(lǐng)導(dǎo)是管理工作的最高層，局領(lǐng)導(dǎo)通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務(wù)下達(dá)給工作組或工作人員。

3　數(shù)據(jù)形式

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中流動(dòng)力和存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)主要是文檔數(shù)據(jù)和圖形數(shù)據(jù)。文檔數(shù)據(jù)以MICROSOFT WORD、EXCEL等外部格式存儲(chǔ)，與其它系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)采用純文本方式。圖形文件(如上級(jí)發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲(chǔ)。

　　參與流通的數(shù)據(jù)有發(fā)下幾種形式：

　　a)傳閱型。傳遞給有關(guān)人員閱讀并提出意見，然后返回發(fā)文單位，存檔。主要指有文號(hào)的正式文件、綜合信息報(bào)表。

　　b)閱辦型。有關(guān)人員閱讀后交給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人需把辦理結(jié)果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號(hào)的正式文件并有催辦要求。

　　c)公告型。同時(shí)發(fā)布給有關(guān)人員如通知、公告、參考資料等，可有答復(fù)也可沒有。

　　d)請(qǐng)示、審批。發(fā)文人要達(dá)到某種目的需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。發(fā)文人可以指定一個(gè)或多個(gè)審批人，審批人可另行指定下一個(gè)審批人。審批完成后返回發(fā)文人存檔。

　　e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復(fù)也可不回復(fù)。

　　f)共享信息。使有權(quán)限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關(guān)資料。

4　工作界面及功能模塊

　　系統(tǒng)設(shè)置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個(gè)人常規(guī)工作為主要目的的模塊，系統(tǒng)中每個(gè)人都有一組工作模塊用以處理個(gè)人的工作；職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。

4.1　主要工作模塊

4.1.1　請(qǐng)示、審批

　　所有需要向上級(jí)請(qǐng)示或匯報(bào)的文檔由這個(gè)模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉(zhuǎn)來的。請(qǐng)示表格有以下內(nèi)容：

　　a)審請(qǐng)發(fā)文。填寫發(fā)文稿紙，指明會(huì)辦單位，撰寫文件內(nèi)容，然后發(fā)給辦公室。審請(qǐng)發(fā)文被批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)時(shí)應(yīng)有回復(fù)給審請(qǐng)人。

　　b)請(qǐng)示。填寫請(qǐng)示承辦登記表和請(qǐng)示內(nèi)容，確定審批人員，可以一個(gè)也可以多個(gè)或由審批人確定下一個(gè)審批人。請(qǐng)示被批準(zhǔn)或否決后，審批結(jié)果應(yīng)轉(zhuǎn)發(fā)給申請(qǐng)人，并存檔、實(shí)施。各種需要轉(zhuǎn)發(fā)的請(qǐng)示先在待辦事宜里出現(xiàn)，由請(qǐng)示、審批模塊處理，批復(fù)后轉(zhuǎn)給申請(qǐng)人員。如果要請(qǐng)示的人不在，則系統(tǒng)會(huì)提示你是否還要發(fā)出請(qǐng)示，可以發(fā)出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當(dāng)?shù)谝粚徟�人在審批時(shí)間內(nèi)未批復(fù)時(shí)則自動(dòng)轉(zhuǎn)到第二審批人。系統(tǒng)中所有審批流程都有這個(gè)功能。圖2是審批流程圖。

4.1.2　統(tǒng)計(jì)、報(bào)表

　　所有需要向上級(jí)上報(bào)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果和綜合信息報(bào)表由這個(gè)模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由其他數(shù)據(jù)庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉(zhuǎn)來。報(bào)表上報(bào)給有關(guān)部門后，各部門應(yīng)有回復(fù)。

　　所有發(fā)出的文件及回復(fù)都能在個(gè)人資料庫中存檔。如果報(bào)表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領(lǐng)導(dǎo)修改后再上報(bào)。

4.1.3　資料查詢

　　可以用這個(gè)模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請(qǐng)，批準(zhǔn)后方可查看內(nèi)容。參考資料可隨時(shí)查看、復(fù)制。

4.2　主要職能模塊

4.2.1　收文

　　收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進(jìn)行登記和將文件用掃描儀錄入計(jì)算機(jī)，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結(jié)果返回收文模塊，由收文模塊轉(zhuǎn)去歸檔模塊歸檔。文件發(fā)出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。

4.2.2　發(fā)文

　　發(fā)文是指局內(nèi)一個(gè)文件由起草到發(fā)出的過程。起草文件的是一個(gè)工作部門，起草文件先發(fā)到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個(gè)發(fā)文要求后，轉(zhuǎn)給職能部門領(lǐng)導(dǎo)核稿并決定會(huì)辦單位。會(huì)辦單位意見返回后，再轉(zhuǎn)至職能部門領(lǐng)導(dǎo)綜合，綜合定稿后轉(zhuǎn)給局長(zhǎng)簽發(fā)。局長(zhǎng)簽發(fā)后由機(jī)要室登記、編文號(hào)、存檔并發(fā)文。文件發(fā)給各工作部門后由各部門存檔。發(fā)文流程見圖4。

4.2.3　歸檔

　　文件歸檔的主要工作是將需要?dú)w檔的文件分類、設(shè)置保密等級(jí)并存入檔案室。檔案室是一個(gè)模擬檔案管理的數(shù)據(jù)庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請(qǐng)示借閱，批準(zhǔn)后方可查看。

5　安全性

5.1　權(quán)限

　　辦公系統(tǒng)有嚴(yán)格的權(quán)限規(guī)定，權(quán)限分人員權(quán)限和文件權(quán)限。人員權(quán)限由層次化結(jié)構(gòu)決定，不同層次下的人員要進(jìn)行通信必須通過上一層結(jié)構(gòu)的身份驗(yàn)證和周轉(zhuǎn)。文件權(quán)限分?jǐn)?shù)據(jù)庫權(quán)限和文件權(quán)限。數(shù)據(jù)庫有一個(gè)存取控制表，建立時(shí)即可確定

存取人員。一個(gè)文檔的存取權(quán)限分作者、讀者和編輯者。在一份請(qǐng)示報(bào)告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)庫、文檔都有嚴(yán)格的存取權(quán)限限制。

5.2　時(shí)效性

　　可以為文檔規(guī)定流通時(shí)間和存在時(shí)間，如一項(xiàng)審批要求在限定時(shí)間內(nèi)答復(fù)，如不答復(fù)則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會(huì)議通知在會(huì)議召開后自行刪除。

5.3　保密性

　　系統(tǒng)對(duì)所有以個(gè)人身份發(fā)出的信息，包括電子簽名等都進(jìn)行驗(yàn)證。一個(gè)文檔沒有給某個(gè)讀者權(quán)限時(shí)，他是無法閱讀的。

6　結(jié)束語

　　該系統(tǒng)目前已正式投入運(yùn)行。結(jié)合肇慶電力工業(yè)局的實(shí)際情況，軟件設(shè)計(jì)方面基本做到了實(shí)用性與通用性的良好結(jié)合，開發(fā)了與其它系統(tǒng)的接口界面，使肇慶電力工業(yè)局的信息管理水平在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)這個(gè)信息傳輸樞紐的推動(dòng)下上了一個(gè)新的臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

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2　高復(fù)先，吳曙光．信息工程與總體數(shù)據(jù)規(guī)劃．北京：人民交通出版社，1991
3　Law D.導(dǎo)致有效的辦公信息系統(tǒng)的諸因素的探究．Inf.Manage,1996,31(1):25～35 

作者：肇慶電力工業(yè)局 鄒盟軍　林火華　曹健雄 

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