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秘書工作藝術(shù)談
秘書工作藝術(shù)談 秘書工作的藝術(shù)性，表現(xiàn)在技能與技巧的運(yùn)用上面。要想做一名好秘書，不僅僅要明確認(rèn)識(shí)自己所處的位置，找準(zhǔn)自己的坐標(biāo)，要具備廣博的科學(xué)知識(shí)，還要懂得一系列工作方法和工作藝術(shù)。其方法和藝術(shù)主要體現(xiàn)在"三服務(wù)"方面。那么，怎樣表現(xiàn)秘書工作的藝術(shù)呢？一、尊重而不奉承吹捧
理順與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，是秘書工作者事事碰到，需時(shí)時(shí)注意、處處謹(jǐn)慎的事情，也是表現(xiàn)工作藝術(shù)的地方。總的原則是以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位出發(fā)，對(duì)正職和副職領(lǐng)導(dǎo)的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協(xié)助。
如果某項(xiàng)工作，正職（或常委會(huì)）決定由某一副職負(fù)責(zé)去抓，秘書在配合進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)就應(yīng)該以這位負(fù)責(zé)的副職領(lǐng)導(dǎo)為軸心進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)。有關(guān)這項(xiàng)工作的請(qǐng)示、匯報(bào)工作，就直接對(duì)這位副職，不要越過(guò)他再向正職或其他副職請(qǐng)示、匯報(bào)了。關(guān)于向正職請(qǐng)示、匯報(bào)，或向其他副職溝通情況，那是負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的副職的責(zé)任。秘書如搞多頭請(qǐng)示、匯報(bào)，就是多余，會(huì)把事情弄亂。
實(shí)踐證明，多位領(lǐng)導(dǎo)者，就有多種個(gè)性特點(diǎn)或類型。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的性格類型相處，逆著來(lái)往往會(huì)出問(wèn)題。如內(nèi)向性格的領(lǐng)導(dǎo)，喜歡獨(dú)自思考問(wèn)題與辦理事務(wù)；外向性格的領(lǐng)導(dǎo)，善于人際交往，喜歡同別人一起商量工作。對(duì)待前者，秘書最好是在事前當(dāng)參謀，事后做助手，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在獨(dú)立思考的時(shí)候，就不?quot;參謀"了，否則，就會(huì)干擾他的思考。對(duì)待后者，要及時(shí)協(xié)助他組織人員共同商量工作，秘書要有分寸地參與其中，發(fā)揮參謀和助手作用。
在與多位領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí)，一定要以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，盡力維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)和威信，不能從感情出發(fā)、看人行事；不能表現(xiàn)出靠近誰(shuí)、疏遠(yuǎn)誰(shuí)，聽(tīng)從誰(shuí)、不聽(tīng)從誰(shuí)的行為；更不能當(dāng)甲領(lǐng)導(dǎo)面吹捧乙領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)乙領(lǐng)導(dǎo)面吹捧丙領(lǐng)導(dǎo)等。要始終與多位領(lǐng)導(dǎo)者保持經(jīng)得起考驗(yàn)的革命同志式的純潔、真誠(chéng)的友誼。
二、主動(dòng)而不越位脫軌
秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進(jìn)行上下、左右、前后同步運(yùn)行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動(dòng)性。怎樣變被動(dòng)為主動(dòng)，要看秘書的工作藝術(shù)。有四個(gè)方面：一是爭(zhēng)取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作；二是爭(zhēng)取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握一個(gè)時(shí)期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動(dòng)排除干擾中心工作的事項(xiàng)；三是研究領(lǐng)導(dǎo)工作的思路，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以理解、完善和落實(shí)，四是積累和儲(chǔ)存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個(gè)方面的基礎(chǔ)，工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)者有一致的認(rèn)識(shí)，才有共同情感和語(yǔ)言，商量工作時(shí)，補(bǔ)充和修正的意見(jiàn)，才能提到點(diǎn)子上。
日常工作中，要善于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容、實(shí)施方案和一個(gè)時(shí)期的中心工作進(jìn)行分解、立項(xiàng)，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計(jì)劃列出個(gè)明細(xì)運(yùn)行圖。
三、服從而不盲從附和
秘書工作是上情下達(dá)、下情上報(bào)的樞紐，有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個(gè)重要位置，就得和領(lǐng)導(dǎo)拉一套馬車，按領(lǐng)導(dǎo)者的意圖前進(jìn)。但是，服從并不等于盲從和不加分析的附和。"分析"有兩層意思：一是從分析中加深理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，增強(qiáng)執(zhí)行的信心；二是從分析中拾遺補(bǔ)缺，起進(jìn)一步完善的作用。按領(lǐng)導(dǎo)者的意見(jiàn)辦事，也只能是執(zhí)行正確的意見(jiàn)，對(duì)一些不正確的、違法亂紀(jì)、以權(quán)謀私的點(diǎn)子或行為，不僅不能辦，還要堅(jiān)決抵制和反對(duì)。
四、補(bǔ)臺(tái)而不挖角拆臺(tái)
秘書怎樣在多位領(lǐng)導(dǎo)之間當(dāng)參謀、搞協(xié)調(diào)？首先，心里要有一桿平衡秤，要一視同仁，不論哪位領(lǐng)導(dǎo)安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。這與我們?nèi)粘＝慌笥讯鄰母星楹团d趣出發(fā)不一樣。在多位領(lǐng)導(dǎo)者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動(dòng)上都不能產(chǎn)生傾斜度。其次，領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生分歧時(shí)，只能被動(dòng)地雙向地勸慰、彌合、消除，不能主動(dòng)地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者保持沉默。本著工作上的支持，關(guān)系上的愛(ài)護(hù)，感情上的友誼去做，這比什么都重要。不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對(duì)另一邊的材料，對(duì)某領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行挖角、拆臺(tái)，擴(kuò)大分歧，加深矛盾。
五、溝通而不封閉堵塞
秘書工作起上下達(dá)情、左右疏通作用。上下達(dá)情也有藝術(shù)性，就是調(diào)換角度的藝術(shù)。在下達(dá)的時(shí)候，要站在上級(jí)角度，把上情不漏地講得清清楚楚；在上報(bào)的時(shí)候，要站在下級(jí)角度，把下情不貪地說(shuō)得明明白白。
現(xiàn)實(shí)工作中，上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不論是在看問(wèn)題的觀點(diǎn)和方法上，還是在解決問(wèn)題的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)上面，都會(huì)存在一些程度不同的差異。這些差異的存在是客觀的，可以理解。但是能不能縮小差異、找出差異的結(jié)合點(diǎn)，與秘書日常的及時(shí)溝通、協(xié)調(diào)有著密切關(guān)系。秘書與兩級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都不存在差異，才能去做協(xié)調(diào)上下級(jí)的差異的工作，縮小或化解上下級(jí)的差異，取得認(rèn)識(shí)一致。
六、擋駕而不阻攔干涉
擋駕的對(duì)象是找上門來(lái)的同志，其層次有別，事項(xiàng)的輕重有別。秘書對(duì)來(lái)者要有正確的認(rèn)識(shí)和態(tài)度，它是秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)理順工作，幫助下級(jí)或群眾解決問(wèn)題的機(jī)會(huì)，也是提高協(xié)調(diào)和社交能力的機(jī)會(huì)。秘書人員要講究工作藝術(shù)，對(duì)來(lái)者都要熱情接待，給予關(guān)照協(xié)助。來(lái)者是辦事的，不是走親訪友。因此，擋駕的重點(diǎn)也要放在辦事上。辦事是以理、以法為準(zhǔn)，將來(lái)者要辦的事情弄清楚，然后進(jìn)行分析歸類，屬于哪個(gè)部門管的就歸哪里去辦。大致有三種情況：一是屬于領(lǐng)導(dǎo)審批和需要急辦的事項(xiàng)，要立即協(xié)助來(lái)者找主管領(lǐng)導(dǎo)辦理；如果領(lǐng)導(dǎo)不在一時(shí)又找不著，可將事留下，抽空再找領(lǐng)導(dǎo)，有了結(jié)果馬上轉(zhuǎn)告；二是屬于職能部門管理的事項(xiàng)，協(xié)助來(lái)者找職能部門辦理；三是涉及多方面的事項(xiàng)，應(yīng)以開會(huì)方式解決為好，就建議領(lǐng)導(dǎo)主持開會(huì)，召集有關(guān)方面人員參加，統(tǒng)一安排布置，妥善處理。
擋駕工作是代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)進(jìn)行的，應(yīng)該注意機(jī)關(guān)的良好形象，克服那種"門難進(jìn)、臉難看、話難聽(tīng)、事難辦"的作風(fēng)。對(duì)來(lái)者的態(tài)度要冷靜、謙和、誠(chéng)摯，要有好風(fēng)度、好品德。對(duì)一些纏身棘手的事項(xiàng)。也要有耐力。不能以煩對(duì)火，以火對(duì)暴，把事情弄僵了。擋駕過(guò)程中，應(yīng)注意語(yǔ)言藝術(shù)和應(yīng)變能力，應(yīng)變能力要通過(guò)語(yǔ)言藝術(shù)表達(dá)出來(lái)。接待的語(yǔ)言有規(guī)律可循，對(duì)平級(jí)或下級(jí)的同志，其語(yǔ)言的基調(diào)是謙虛磋商供參考的口氣；但又不能離開大原則。對(duì)上級(jí)的語(yǔ)言基調(diào)則是多用請(qǐng)示報(bào)告、探詢的口氣，且不可不懂裝懂。
七、分工而不分家自立
辦公室的工作是個(gè)整體，有幾個(gè)科室。有多個(gè)秘書。科室之間、秘書之間一般都有分工，這對(duì)加強(qiáng)責(zé)任心底取扯皮和無(wú)人負(fù)責(zé)現(xiàn)象是非常必要的。但在實(shí)際的工作中也往往出各映各的號(hào)、各唱各的調(diào)"的現(xiàn)象，不利于辦公室發(fā)揮合力作用。因此，必須
明確，分工是各有側(cè)重，不是分家自立。辦公室是個(gè)不管部，許多交不到具體部門承辦的事情，都可交到辦公室去辦。秘書碰上了就不能說(shuō)不管，管了之后再溝通、協(xié)調(diào)、解決。
作者：詹洪祥
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