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財(cái)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)、缺陷及建議
摘 要： 近些年, 隨著信息技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)復(fù)雜化程度的提高, ERP系統(tǒng)作為新型企業(yè)管理軟件被大量的應(yīng)用, 本文從工作中的實(shí)踐出發(fā)探討ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用優(yōu)勢(shì), 國(guó)內(nèi)ERP軟件財(cái)務(wù)模塊在應(yīng)用時(shí)出現(xiàn)的一些瓶頸問(wèn)題, 以及解決完善的一些建議。
關(guān)鍵詞： ERP系統(tǒng); 財(cái)務(wù)管理; 問(wèn)題探討;
隨著信息技術(shù)的發(fā)展, 現(xiàn)代化企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化程度的大幅提高, 近些年一種叫企業(yè)資源計(jì)劃 (簡(jiǎn)稱ERP) 的管理軟件開(kāi)始應(yīng)用于國(guó)內(nèi)企業(yè)管理當(dāng)中。
ERP系統(tǒng)的發(fā)展非常迅速, 到目前為止共經(jīng)歷了五個(gè)階段, 即從記錄大量原始數(shù)據(jù)、支持查詢、匯總等功能, 到增加對(duì)產(chǎn)品構(gòu)成進(jìn)行管理實(shí)現(xiàn)減少庫(kù)存, 優(yōu)化庫(kù)存等功能, 再到增加生產(chǎn)、加工工時(shí)、生產(chǎn)能力、財(cái)務(wù)功能等, 形成以計(jì)算機(jī)為核心的閉環(huán)管理系統(tǒng), 能動(dòng)態(tài)監(jiān)察到產(chǎn)、供、銷(xiāo)的全部生產(chǎn)過(guò)程, 再到增加了包括財(cái)務(wù)預(yù)算、生產(chǎn)能力、調(diào)整資源調(diào)度等方面的功能, 成為企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)管理及決策的平臺(tái)工具;最后在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成熟下增加與客戶或供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)信息共享和直接的數(shù)據(jù)交換的能力及供應(yīng)鏈管理思想, 實(shí)現(xiàn)跨企業(yè)的聯(lián)合作戰(zhàn)。在應(yīng)用實(shí)施過(guò)程中, ERP發(fā)揮了它靈活、強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)功能, 但也遇到了一些現(xiàn)實(shí)的瓶頸問(wèn)題, 作為一名會(huì)計(jì)從業(yè)人員, 筆者從財(cái)務(wù)角度談?wù)撓翬RP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的一些應(yīng)用優(yōu)勢(shì)和目前所存在的問(wèn)題。
一、ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)
(一) 提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性和及時(shí)性
ERP系統(tǒng)能深度涉入企業(yè)全過(guò)程, 從生產(chǎn)過(guò)程提取數(shù)據(jù), 實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)共享和信息實(shí)時(shí)傳遞, 各崗位基于同一系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)處理數(shù)據(jù), 減少隨意性, 并可全程追溯, 較大實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的真實(shí)性和及時(shí)性。
(二) 可以實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算控制
企業(yè)預(yù)算管理具備全員參與, 全過(guò)程跟蹤的特點(diǎn)。在預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算分析和預(yù)算考核過(guò)程中與ERP系統(tǒng)相結(jié)合。編制所需的數(shù)據(jù)可由ERP子系統(tǒng)提供, 并根據(jù)子系統(tǒng)的變化更新預(yù)算的編制;在預(yù)算控制方面, 將預(yù)算指標(biāo)層層分解, 嵌入系統(tǒng)節(jié)點(diǎn), 隨時(shí)進(jìn)行預(yù)警和金額控制, 形成預(yù)算控制報(bào)告;預(yù)算與考核方面, 可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部各級(jí)責(zé)任中心執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行的差異進(jìn)行分析評(píng)價(jià), 找出不合理之處, 并加以改進(jìn), 實(shí)現(xiàn)企業(yè)事前計(jì)劃、事中控制、事后反饋三者的統(tǒng)一。
(三) 可以加強(qiáng)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理的預(yù)測(cè)水平
ERP系統(tǒng)通過(guò)及時(shí)準(zhǔn)確的生產(chǎn)計(jì)劃信息, 可以建立強(qiáng)大的預(yù)測(cè)模型, 進(jìn)行財(cái)務(wù)可行性分析, 使企業(yè)資源與營(yíng)運(yùn)流程得以全面結(jié)合, 以銷(xiāo)定產(chǎn), 降低企業(yè)成本、優(yōu)化企業(yè)資源, 達(dá)到資源效益的最大化。
(四) 可以聯(lián)通外部資源, 優(yōu)化財(cái)務(wù)工作效率
ERP軟件還具有的一項(xiàng)強(qiáng)大的功能是具備無(wú)限的擴(kuò)展能力, 能與更多其他軟件聯(lián)接, 提供開(kāi)放的API接口, 利用這一功能, 在會(huì)計(jì)領(lǐng)域可以實(shí)現(xiàn)與外部軟件的對(duì)接, 減輕會(huì)計(jì)工作量。例如與金稅系統(tǒng)中的稅控開(kāi)票系統(tǒng)聯(lián)接, 將開(kāi)票信息導(dǎo)入會(huì)計(jì)核算系統(tǒng), 生成會(huì)計(jì)分錄;或開(kāi)通ERP電子銀行, 實(shí)現(xiàn)電子對(duì)賬, 銀企互聯(lián)的支付功能。
未來(lái)大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用中, 這一擴(kuò)展能力還可以對(duì)接全國(guó)普及的電子發(fā)票應(yīng)用, 在實(shí)現(xiàn)發(fā)票的真?zhèn)螜z驗(yàn)、無(wú)紙化報(bào)銷(xiāo)、以及公務(wù)卡的直接結(jié)算等領(lǐng)域都能發(fā)揮廣闊的應(yīng)用。
(五) 實(shí)現(xiàn)在線審計(jì)
傳統(tǒng)的審計(jì)是基于對(duì)憑證、賬簿、文件等紙質(zhì)載體數(shù)據(jù)的審核, 從原始數(shù)據(jù)查起, 通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、合規(guī)性審計(jì), 判斷經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的合法性與業(yè)務(wù)處理的正確性。
ERP環(huán)境下, 大量的證據(jù)都以電子數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上, 審計(jì)人員利用該系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)、分析功能強(qiáng)大、網(wǎng)絡(luò)在線運(yùn)行等特點(diǎn), 通過(guò)對(duì)定期獲取的財(cái)務(wù)資產(chǎn)、計(jì)劃、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)等企業(yè)重要生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息進(jìn)行綜合分析, 查找審計(jì)疑點(diǎn)和問(wèn)題線索。在此基礎(chǔ)上, 有目標(biāo)、有重點(diǎn)地進(jìn)駐現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行審計(jì)查證與核實(shí), 及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中存在問(wèn)題。
二、ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用中存在的現(xiàn)行缺陷
以上綜述了ERP系統(tǒng)的眾多優(yōu)勢(shì)功能, 但作為一個(gè)新興事物, ERP在國(guó)內(nèi)的應(yīng)用時(shí)間并不長(zhǎng), 現(xiàn)在市面上的ERP系統(tǒng)廠商品牌眾多, 國(guó)外如SAP的SAP R3、IBM的IBM ERP等, 國(guó)內(nèi)如智邦國(guó)際的ERP系列, 用友的用友ERP, 金蝶的K/3等。筆者企業(yè)應(yīng)用的軟件是國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)軟件領(lǐng)域的著名品牌用友ERP, 通過(guò)初步的應(yīng)用, 就本身工作體會(huì), 在此討論下國(guó)內(nèi)ERP品牌在財(cái)務(wù)模塊上存在的一些問(wèn)題。
(一) 國(guó)內(nèi)軟件應(yīng)用時(shí)間尚短, 系統(tǒng)穩(wěn)定性和簡(jiǎn)潔化程度較弱
國(guó)內(nèi)品牌經(jīng)多年的磨合, 早期記賬軟件已發(fā)展的較為成熟, 應(yīng)用起來(lái)也比較便捷, 而ERP系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用在國(guó)內(nèi)還屬于新興事物, 多為借鑒國(guó)外實(shí)踐, 對(duì)接企業(yè)時(shí)需要開(kāi)發(fā)人員大量的與企業(yè)溝通、磨合, 根據(jù)需求報(bào)告開(kāi)發(fā)出的財(cái)務(wù)模塊優(yōu)點(diǎn)是切合實(shí)際、操作簡(jiǎn)便, 缺陷是受制于對(duì)接企業(yè)的開(kāi)發(fā)人員細(xì)心程度, 在調(diào)試過(guò)程中需要有幾個(gè)月的磨合期, 在應(yīng)用過(guò)程中也出現(xiàn)過(guò)升級(jí)系統(tǒng)后部分功能丟失的現(xiàn)象, 穩(wěn)定性低于已成熟的會(huì)計(jì)記賬軟件。
在靈活性方面, 軟件使用體驗(yàn)受制于目前的技術(shù)水平, 速度受存儲(chǔ)量水平和網(wǎng)速影響較大, 簡(jiǎn)潔性還有待提高, 例如用友ERP網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)直接生成記賬憑證這一環(huán)節(jié), 程序不夠簡(jiǎn)化, 從搜索到生成一個(gè)憑證, 需要三、四個(gè)步驟完成, 相比以前記賬軟件中的模板憑證的應(yīng)用功能在時(shí)間效率沒(méi)有得到有效提升。
(二) 開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的更新及時(shí)性滯后, 增加預(yù)算控制的難度
ERP系統(tǒng)的應(yīng)用不是個(gè)小工程, 需要軟件開(kāi)發(fā)人員根據(jù)企業(yè)本身特色編程, 在適用過(guò)程中, 如果出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的調(diào)整或外部政策的變化, 例如今年的增值稅稅率調(diào)整, 這時(shí)就需要開(kāi)發(fā)人員根據(jù)政策的改變來(lái)調(diào)整軟件設(shè)置, 軟件的調(diào)整時(shí)間不夠及時(shí), 就會(huì)造成預(yù)算控制的數(shù)據(jù)和賬務(wù)實(shí)際數(shù)據(jù)不一致的情形, 預(yù)算控制發(fā)揮不了真實(shí)作用。
(三) 系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)受運(yùn)維水平的影響較大
ERP軟件調(diào)試期結(jié)束交付使用后, 軟件服務(wù)商的對(duì)接從系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員轉(zhuǎn)為運(yùn)維服務(wù)人員。ERP的功能強(qiáng)大, 覆蓋面廣, 使用過(guò)程中要充分了解其功能, 才能發(fā)揮最大效用, 在后期還要根據(jù)實(shí)際情況提出合理化建議, 如果運(yùn)維跟不上, 會(huì)極大影響使用效率和企業(yè)計(jì)劃實(shí)施, 使企業(yè)的資源浪費(fèi)。
(四) 標(biāo)準(zhǔn)性不強(qiáng)的企業(yè), ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)模塊難以發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)
ERP系統(tǒng)是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng), 它的構(gòu)建基礎(chǔ)也基于現(xiàn)代化的企業(yè)流程, 對(duì)大企業(yè)大集團(tuán)能夠發(fā)揮資源整合的作用。但是對(duì)于一些特殊性實(shí)體, 如高校、科研院所, 由于其產(chǎn)出產(chǎn)品的特殊性和非標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式, 會(huì)使ERP系統(tǒng)的植入增加難度, 一旦ERP系統(tǒng)無(wú)法全面實(shí)施, 它的資源整合性優(yōu)勢(shì)就不能得到最大發(fā)揮。
因?yàn)閱螐呢?cái)務(wù)模塊來(lái)說(shuō), 一個(gè)新系統(tǒng)的實(shí)施, 也增加某些崗位的應(yīng)用時(shí)間, 這些應(yīng)用時(shí)間如果在整體資源的配置下能提高產(chǎn)出, 那么便對(duì)企業(yè)是有意義的, 但在這些企業(yè), 便可能因?yàn)楣芾砟Ｊ降奶厥庑? 制約了ERP系統(tǒng)的應(yīng)用發(fā)揮。
三、對(duì)于現(xiàn)行存在問(wèn)題的一些建議
這些年, ERP系統(tǒng)作為一個(gè)新型的管理工具推廣開(kāi), 就是證明它是信息技術(shù)與管理技術(shù)融合發(fā)展的趨勢(shì)所在, 雖然存在一些瓶頸問(wèn)題, 但在發(fā)展過(guò)程中只有不斷的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題才是社會(huì)發(fā)展的旋律, 因此筆者基于實(shí)踐工作在此也提出一點(diǎn)自己的建議:
(一) 建立企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)維隊(duì)伍, 加大與供應(yīng)商運(yùn)維團(tuán)隊(duì)的溝通
ERP系統(tǒng)的突出特點(diǎn)是數(shù)據(jù)充分信息化, 這就要求企業(yè)具備專業(yè)的內(nèi)部技術(shù)人員, 不能一味依靠供應(yīng)商的技術(shù)支持。供應(yīng)商在企業(yè)的調(diào)試工作完成后, 開(kāi)發(fā)人員會(huì)退出企業(yè), 承接新的任務(wù), 這時(shí)對(duì)企業(yè)的輔助程度會(huì)減弱, 企業(yè)一定要建立起自己內(nèi)部的運(yùn)維隊(duì)伍, 才能更好的實(shí)現(xiàn)ERP的運(yùn)行。
企業(yè)運(yùn)維人員與供應(yīng)商運(yùn)維團(tuán)隊(duì)的有效溝通也尤為重要, 因?yàn)樵谑褂眠^(guò)程中, 企業(yè)最清楚使用過(guò)程中存在的問(wèn)題所在, 要形成使用報(bào)告, 與供應(yīng)商運(yùn)維團(tuán)隊(duì)充分溝通, 才能推動(dòng)系統(tǒng)的不斷優(yōu)化。
(二) 加強(qiáng)員工培訓(xùn), 積極探索資源的優(yōu)化方式
對(duì)于ERP系統(tǒng)這個(gè)新型管理工具, 企業(yè)一定要做好員工的培訓(xùn)工作, 財(cái)務(wù)人員也要轉(zhuǎn)換思維, 充分了解這個(gè)系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)所在, 利用系統(tǒng)的開(kāi)放、兼容性特性, 加強(qiáng)各方資源的聯(lián)接, 積極探索符合自己企業(yè)的工作方式, 從而減輕自己的工作量, 優(yōu)化資源的配置。
(三) 利用好ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和豐富性, 強(qiáng)化會(huì)計(jì)管理功能
ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)在于提供數(shù)據(jù)的及時(shí)性和豐富性, 作為財(cái)務(wù)人員要充分利用這些數(shù)據(jù), 加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析能力, 從基礎(chǔ)會(huì)計(jì)過(guò)度到管理會(huì)計(jì)的層面, 利用ERP的交互功能提供企業(yè)各個(gè)層面所需要的分析報(bào)告, 為整個(gè)企業(yè)的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供高質(zhì)量的財(cái)務(wù)報(bào)告。
ERP系統(tǒng)的實(shí)施離不開(kāi)各企業(yè)各級(jí)員工與社會(huì)進(jìn)步的共同努力, 現(xiàn)在可能還存在一些應(yīng)用問(wèn)題, 但在將來(lái)信息技術(shù)的提高和大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用下, 前景是非常廣闊的, 就讓我們一起為了這個(gè)美好的未來(lái)努力!
參考文獻(xiàn)
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