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高校行政管理信息化建設(shè)
摘要：隨著信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展成熟，高校行政管理與服務(wù)工作中對(duì)信息化的需求也日益迫切。高校的行政管理與服務(wù)部門要主動(dòng)推進(jìn)信息化建設(shè)，主動(dòng)適應(yīng)新時(shí)代要求，將信息化建設(shè)作為學(xué)校一項(xiàng)長(zhǎng)期性、基礎(chǔ)性的工作來(lái)抓，提升高校的行政管理與服務(wù)系統(tǒng)信息化水平和工作效率。對(duì)此，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身行政管理服務(wù)工作特點(diǎn)，突破信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，探索自身管理與服務(wù)信息化建設(shè)的有效路徑。
關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；行政管理與服務(wù)；信息化建設(shè)；實(shí)現(xiàn)路徑
在高校的組織結(jié)構(gòu)中，行政部門承擔(dān)著非常重要的管理與服務(wù)職能，是學(xué)校教學(xué)與科研工作的重要保障，也與人才培養(yǎng)息息相關(guān)。隨著我國(guó)建設(shè)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科戰(zhàn)略部署的提出，互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，已是高校行政管理機(jī)制體制改革的現(xiàn)實(shí)需求，高校信息化建設(shè)也迫在眉睫，高校的行政部門也需要對(duì)傳統(tǒng)的管理服務(wù)模式進(jìn)行變革與創(chuàng)新，積極引進(jìn)信息化的理念、技術(shù)和方法，更多采用信息化管理方式，提升行政管理與服務(wù)信息化水平和工作效率，創(chuàng)建綠色、高效、智慧的管理服務(wù)理念，進(jìn)而開創(chuàng)高校行政管理服務(wù)工作的新局面。
一、高校行政管理與服務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)程中面臨的問(wèn)題
1.高校行政管理與服務(wù)信息化建設(shè)存在滯后性
在高校的各項(xiàng)工作中，科學(xué)研究和人才培養(yǎng)是重中之重，而行政管理工作則是處于相對(duì)從屬地位，主要強(qiáng)調(diào)其管理職能和服務(wù)功能，這就使得部分高校的行政管理與服務(wù)信息化建設(shè)滯后，未能及時(shí)建立系統(tǒng)、高效的行政管理信息系統(tǒng)。由于資源和條件的限制，部分高校在信息化軟件和硬件建設(shè)上的投入也缺乏持續(xù)性、穩(wěn)定性，行政管理人員工作方式和工作手段相對(duì)單一，對(duì)新技術(shù)、新方法的應(yīng)用能力相對(duì)較弱，不利于學(xué)校行政管理信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。例如，在高校的人事、教學(xué)、科研、學(xué)生檔案管理工作中，部分行政管理人員仍舊習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的管理方式和管理思路，對(duì)于電子檔案的管理模式還沒(méi)有全面展開，這既占用了大量的紙張資源，也制約了檔案管理的信息化進(jìn)程，影響了行政管理的效率。
2.高校行政管理人員的力量相對(duì)薄弱
隨著近年來(lái)高校的快速發(fā)展，其人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承與創(chuàng)新、國(guó)際合作交流五項(xiàng)職能日益顯現(xiàn)，高校行政管理人員的工作內(nèi)容和工作壓力都在不斷增多，尤其是隨著在校生人數(shù)的增多和教學(xué)管理任務(wù)的日趨多元化，高校行政事務(wù)也在持續(xù)增長(zhǎng)，需要有更多年輕化、專業(yè)性強(qiáng)的行政管理人員補(bǔ)充到原有隊(duì)伍當(dāng)中。但是，高校行政人員的編制配備還存在不足量、不及時(shí)的問(wèn)題，崗位專業(yè)能力培訓(xùn)措施不充分，存在對(duì)信息化建設(shè)內(nèi)涵認(rèn)識(shí)不到位的情況，只是將計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化設(shè)施理解為一種應(yīng)用工具，沒(méi)有從系統(tǒng)角度思考信息化給高校整體運(yùn)行、戰(zhàn)略規(guī)劃提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)、決策依據(jù)、智慧管理。
3.存在一定的信息化資源浪費(fèi)行為
在高校行政管理的信息化活動(dòng)中，對(duì)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、信息系統(tǒng)等資源的需求量比較大，但是由于沒(méi)有掌握相應(yīng)的信息化管理技術(shù)，或者沒(méi)有樹立信息化建設(shè)的整體意識(shí)，所以在信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)上存在各部門系統(tǒng)單獨(dú)建設(shè)的情況，導(dǎo)致后期行政管理系統(tǒng)在部門之間不兼容，信息傳遞和共享效率比較低，這不僅降低了行政管理與服務(wù)信息系統(tǒng)效率，也是行政管理信息化資源的一種重復(fù)建設(shè)。
二、高校行政管理服務(wù)信息化建設(shè)的關(guān)鍵要素
1.人員專業(yè)化因素
高校行政管理的信息化，人員專業(yè)化是最關(guān)鍵的因素。高校的行政管理人員，不僅需要具備信息化意識(shí)，還需要具備對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用能力，在思想上提高對(duì)行政管理信息化的重視程度，提高自身在信息化管理中的責(zé)任意識(shí)、主動(dòng)意識(shí)。對(duì)此，高校的領(lǐng)導(dǎo)需要首先提高對(duì)信息化管理的重視程度，安排專門的部門和個(gè)人對(duì)信息化校園的建設(shè)負(fù)責(zé)，將相關(guān)的信息化管理措施在行政管理部門進(jìn)行宣傳、教育和推廣，提高每個(gè)行政管理人員的信息化意識(shí)和能力，這樣才能更好保障學(xué)校信息化管理戰(zhàn)略的有效貫徹、落實(shí)和執(zhí)行。
2.管理制度因素
高校行政管理的信息化，僅僅依靠高素質(zhì)的行政管理人員還是不夠的，學(xué)校還需要建立和完善相應(yīng)的信息化管理機(jī)制，重視信息化管理的制度建設(shè)，能夠?qū)π姓藛T的信息化行為進(jìn)行規(guī)范和引導(dǎo)，督促行政人員養(yǎng)成良好的信息化工作思維，確保信息技術(shù)在行政管理應(yīng)用中的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，為了提高行政管理部門內(nèi)容信息資源的傳遞效率和共享程度，以及出于信息的安全性考慮，行政部門的信息化管理制度要有頂層設(shè)計(jì)，對(duì)各類信息化業(yè)務(wù)的制度建設(shè)進(jìn)行分類整理，建立精細(xì)化的管理制度，為行政管理的信息化建設(shè)提供更多的參考依據(jù)。
3.信息技術(shù)因素
信息技術(shù)的發(fā)展可以說(shuō)日新月異，高校除了要提高行政人員的信息化意識(shí)，完善行政部門的信息化管理制度外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)最先進(jìn)的信息化技術(shù)的推廣和應(yīng)用。尤其是對(duì)于學(xué)校行政部門的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，學(xué)校一方面要對(duì)相關(guān)技術(shù)設(shè)備進(jìn)行性定時(shí)維護(hù)和保養(yǎng)，另一方面要做好硬件的更新?lián)Q代和軟件的及時(shí)升級(jí)，增強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的先進(jìn)性，確保學(xué)校信息化管理系統(tǒng)安全、高效運(yùn)行。
三、高校行政管理與服務(wù)信息化的實(shí)現(xiàn)路徑
1.樹立先進(jìn)的信息化管理理念
隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，信息技術(shù)在高校行政辦公領(lǐng)域的應(yīng)用在不斷延伸和拓展，行政管理的信息化已經(jīng)成為必然趨勢(shì)和必然選擇，所以高校只有樹立先進(jìn)的信息化管理理念，在行政管理領(lǐng)域重視信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，才能不斷提高行政管理效率。對(duì)此，高校要加強(qiáng)對(duì)于行政管理信息化建設(shè)的系統(tǒng)規(guī)劃，要從思想和行動(dòng)上重視信息化建設(shè)，保證各項(xiàng)建設(shè)投入的持續(xù)性、穩(wěn)定性，積極適應(yīng)信息化背景下高校行政管理工作變革的需要。
2.加強(qiáng)行政管理的信息化系統(tǒng)建設(shè)
高校行政管理的信息化建設(shè)需要對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷升級(jí)和完善，注重信息化系統(tǒng)的可持續(xù)建設(shè)，以保障行政管理系統(tǒng)信息化工作的高質(zhì)量、高效率。首先，要對(duì)行政管理部門的硬件設(shè)施進(jìn)行升級(jí)和完善，尤其是計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、校園網(wǎng)絡(luò)條件等，學(xué)校只有對(duì)其進(jìn)行有效建設(shè)和維護(hù)，才能為信息化管理提供有效的物質(zhì)保障。其次，在軟件系統(tǒng)方面，高校行政管理部門要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行整體設(shè)計(jì)和戰(zhàn)略布局，要瞄準(zhǔn)學(xué)校辦學(xué)定位、發(fā)展方向，規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)整體性、兼容性信息管理系統(tǒng)，打通卡脖子環(huán)節(jié)，將教師、學(xué)生、教學(xué)、科研、學(xué)科、資產(chǎn)、后勤等信息系統(tǒng)打通，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)共建、信息共享，增加數(shù)據(jù)分析功能，讓信息技術(shù)可以多方位促進(jìn)學(xué)校的行政管理工作，密切學(xué)校管理者與在校師生之間的聯(lián)系，提升行政管理部門的服務(wù)效率和管理質(zhì)量。
3.提升行政管理人員的信息技術(shù)能力
高校行政管理的信息化，需要相關(guān)人員具備較高的信息化能力，能夠?qū)σ恍┬畔⒓夹g(shù)進(jìn)行有效的掌握和靈活的運(yùn)用，這無(wú)疑是決定高校行政部門信息化管理水平的關(guān)鍵。對(duì)此，高校必須重視對(duì)行政管理人員信息化能力的培養(yǎng)，定期組織相關(guān)人員開展信息技術(shù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對(duì)自身的信息科學(xué)知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行補(bǔ)充、更新和完善，提高對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用能力。同時(shí)，高校可以通過(guò)招聘或選拔的形式，將一些專業(yè)型人員充實(shí)到行政管理隊(duì)伍中來(lái)，這樣便于行政管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)、應(yīng)用和維護(hù)，促進(jìn)行政管理隊(duì)伍信息化能力在整體上的提升。再者，高校需要建立規(guī)范的信息化管理制度，對(duì)行政管理部門的信息化工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行界定，明確劃分各個(gè)部門人員的工作職責(zé)、工作權(quán)限、工作范圍，如行政部門的信息資源共享制度、信息安全管理制度等，都需要有具體的規(guī)定，以保障行政管理部門信息化管理的規(guī)范性、安全性。
4.重視行政管理信息化的考核與激勵(lì)
高校行政管理的信息化，僅僅依靠持續(xù)性的建設(shè)還是不夠的，學(xué)校還需要在行政部門內(nèi)部建立和完善相應(yīng)的績(jī)效考核與激勵(lì)，對(duì)行政人員的日常行為和信息化管理工作進(jìn)行規(guī)范和引導(dǎo)，督促行政人員積極參與到信息化建設(shè)和管理應(yīng)用活動(dòng)中來(lái)，將學(xué)校的信息化資源進(jìn)行充分運(yùn)用。高校行政管理部門要在內(nèi)部建立考核目標(biāo)，并將信息化應(yīng)用目標(biāo)細(xì)分到下級(jí)部門和個(gè)人，并制定與之相對(duì)應(yīng)的激勵(lì)策略和考核機(jī)制，定期對(duì)行政部門以及人員的信息化管理行為進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，引導(dǎo)行政管理人員積極參與到信息化高校的創(chuàng)建活動(dòng)中來(lái)，在高校形成重視信息化建設(shè)、參與信息化建設(shè)、提升信息化水平的機(jī)制�？傊谛畔r(shí)代背景下，加強(qiáng)高校行政管理與服務(wù)的信息化建設(shè)是必然選擇，所以高校在變革行政管理的傳統(tǒng)模式時(shí)，一定要強(qiáng)化信息化思維的工作滲透，提高行政管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力和信息化能力，確保行政管理部門信息化建設(shè)的整體性、系統(tǒng)性和持續(xù)性，進(jìn)而有效提高行政部門的管理質(zhì)量和管理效率。
參考文獻(xiàn)
1.姚敏.當(dāng)前我國(guó)高校后勤管理中的問(wèn)題與解決對(duì)策.新校園(上旬)，2017（5）.
2.曹葉東.綠色發(fā)展理念下的高校節(jié)能建設(shè)研究.決策探索(下)，2018(04).
作者：張虎 李景妍 單位：中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)食品科學(xué)與營(yíng)養(yǎng)工程學(xué)院
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