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優(yōu)化會議議題須把好“三關(guān)”
優(yōu)化會議議題須把好“三關(guān)”陳漢忠
議題是會議所要協(xié)商討論和決定處理的具體問題。確定議題是開會的前提。會前要明確會議的議題，并及時將議題通知到參會人員，以便與會者和籌備會議的人員做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。合理而有序的議題是提高會議效率的基礎(chǔ)，有利于會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。一些單位之所以會議過多、過濫，主要是列入會議討論的議題太多且質(zhì)量較差，而產(chǎn)生這一問題的原因，則是對議題缺乏科學(xué)甄選和合理設(shè)計，即沒有對會議議題進(jìn)行優(yōu)化管理。筆者認(rèn)為，要做好會議議題的優(yōu)化管理工作，須把好以下“三關(guān)”。
一、收集呈報關(guān)
會議議題的來源主要有四個：一是上級機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要而提出的議題，二是下級部門提交的需要會議研究和決定的問題，三是群眾反映的非某些部門能處理的、帶有普遍性的問題，四是秘書部門從有關(guān)部門收集到的本單位在管理活動中要研究和決定的事項。其中，對于那些涉及面很廣的重點(diǎn)問題、非常復(fù)雜的難點(diǎn)問題，以及十分敏感的熱點(diǎn)問題，都需要提前收集資料，會前調(diào)查，以便于會議決策參考。
會前應(yīng)做好議題的呈報工作。具體來說，就是制作議題呈報表。議題呈報表由以下幾項內(nèi)容組成：議題名稱、議題呈報部門、擬研究的時間、匯報人、議題摘要、處理意見、分管領(lǐng)導(dǎo)批示等（見下表）。議題呈報表簡潔明了，便于秘書部門安排時間，擬制會議議程。
二、審核篩選關(guān)
并非所有呈報的議題都會入會討論研究，還必須經(jīng)過認(rèn)真審核和篩選。審核和篩選應(yīng)符合以下條件：
1.合乎目標(biāo)和主題。會議目標(biāo)是會議舉辦者所期望的成果，是會議所要完成的具體任務(wù)。會議目標(biāo)不是空洞虛幻的，它必須落實(shí)到具體的會議議題上。有什么樣的會議目標(biāo)，就會有什么樣的會議議題。一次會議中貫穿所有議題的主線叫會議主題。會議主題統(tǒng)帥各個具體的議題。因此，凡是與會議目標(biāo)和主題無關(guān)或偏離的議題都應(yīng)刪掉。
2.有重要價值。價值是指該議題在單位實(shí)際工作中所處的地位和所發(fā)揮的作用。一般而言，凡屬影響到全局工作的議題，都是有重要價值的議題，都可以列入討論；只對局部產(chǎn)生影響，價值不大或無價值的議題，則不應(yīng)列入會議討論。
3.合乎權(quán)限。對于行政決策類會議而言，凡提交會議討論的問題，必須在會議的職權(quán)范圍以內(nèi)，是會議有權(quán)討論和做出決定的事情，也就是說，會議組織者應(yīng)清楚本次會議的職權(quán)范圍，不研究和決定會議職權(quán)范圍以外的問題。
4.清晰性。一是會議議題的表述要簡潔明了，不能含糊不清，使人摸不著頭腦；也不要噦嗦，把議題的要義淹沒在繁瑣的表述中。比如，某單位擬開會討論下屬部門提交的關(guān)于請求解決經(jīng)費(fèi)的議題，這個議題顯然不夠清晰，因為申請經(jīng)費(fèi)的用途、來源及數(shù)額不明確，會議難以作出決議。二是與議題相關(guān)的材料要清晰，以便與會人員在討論和決策時參考。
5.可行性。 (范文網(wǎng) 325224.com) 這是指議題中所涉及的問題應(yīng)具備解決的初步條件。如果把背景不清、依據(jù)不明，不切實(shí)際、分歧較大、條件不成熟的議題提交會議討論，將會出現(xiàn)議而難決、決而難行的情況。
三、議程設(shè)計關(guān)
議程設(shè)計是指對會議議題的數(shù)量、討論時間和排放次序進(jìn)行合理的安排。適度的、明確的、有序的議程設(shè)計有助于提高會議效率。
1.數(shù)量安排。一次會議議題的數(shù)量必須有一定限度，不能為會議羅列許多議題。一般要求“一事一會”，或者至少是“一類事一會”。不屬于同類的事項，盡量通過不同會議解決，要使參加會議的人員把精力集中到會議的中心議題上，防止會議議題過多，久議不決。為此，國外專業(yè)機(jī)構(gòu)曾在1999年對1418家企業(yè)的會議作了專門調(diào)查，得出的結(jié)論是會議事項并非越多越好。假設(shè)一個議題需要的討論時間大約是30分鐘，那么4個議題就幾乎要用2個小時，還不包括意外情況發(fā)生。因此，落實(shí)到常見的小型工作會議中，一次會議討論4——5個議題比較合適。
2.時間安排。心理學(xué)表明，成年人能集中精力的平均時間為45-60分鐘。超過45分鐘就容易注意力分散，超過90分鐘普遍會感到疲倦。因此每次會議的時間最好不超過1小時。如果需要較長時間，應(yīng)安排中間休息。
在會議實(shí)踐中，每一項議題最好都有一個時間限度：并明白地標(biāo)示出來。這樣既可確保大家不會超過規(guī)定的時間，又可留出足夠的時間，以保證所有被列入的重要議題都能得到充分討論，從而使會議得以完成預(yù)定目標(biāo)。
3.次序安排。會議議題可以從以下幾個角度來排序。
�。�1）依據(jù)議題的類型來排序。如把提供信息的議題放在前面，然后是推動決策的議題，最后是解決問題的議題。
�。�2）依據(jù)議題的邏輯順序來排序。即前面進(jìn)行的議題是后面議題的一個邏輯鋪墊，逐步推動議題的討論。
�。�3）按照議題的重要性來排序。一般情況下，最重要的議題往往放在最前面，這是因為會議剛開始時與會者的注意力比較集中；同時，還能確保所有重要的議題都能得到討論，不至于遺忘某些重要內(nèi)容。也有一些專家建議將不重要的議題放在最前面討論，然后慢慢地靠近最重要的議題。這個技巧使得與會者有足夠的時間來熱身，可消除那些細(xì)微問題對整個會議的影響。
�。�4）按照議題的緊急程度來排序。需要緊急決策的議題必須放在前面討論，這是由議題的緊迫性所決定的。而那些相對緩和的議題可以放在后面甚至可以等到下一次再討論。
（5）按照議題的利益相關(guān)度來排序。與在場每一位與會者的利益息息相關(guān)的議題最好向后排。這樣可以避免因為這種問題的討論而影響與會人員的立場和情緒，進(jìn)而影響大家討論其他議題時的關(guān)注度與客觀性。
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