公司采購管理制度
公司采購管理制度（一）
一、目的
加強采購業(yè)務工作管理，做到有章可循，預防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務的質量和經(jīng)濟效益。
二、范圍
本制度適用于公司所有物品（原材料、輔料、備品備件、固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品）或勞務（技術、服務等）的采購。
三、職責
3.1市場部根據(jù)銷售訂單編制銷售計劃并下發(fā)相關部門。
3.2生產(chǎn)技術部根據(jù)市場部銷售計劃，編制原輔材料需求清單。負責制版、模具、量板等外包產(chǎn)品、技術服務以及其它外協(xié)業(yè)務采購申請及計劃的編制。
3.3供應部根據(jù)生產(chǎn)部門報送的材料需求清單，核實倉庫存量，結合材料庫存安全定額，編制采購計劃，報經(jīng)總經(jīng)理批準后組織采購。
3.4辦公室負責編制公司勞保、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請計劃。
3.5設備工程部依據(jù)公司固定資產(chǎn)投資計劃、設備運行狀況以及生產(chǎn)經(jīng)營需要編制設備的采購、固定資產(chǎn)維修以及零星維修制造所用備品備件采購計劃。
3.6各物品、勞務需求部門根據(jù)需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產(chǎn)技術部、供應部、設備部提交申請，并經(jīng)初審后交各分管副總或總經(jīng)理批準。
3.7分管副總負責權限內的采購審批和超出權限的采購初審，總經(jīng)理負責生產(chǎn)經(jīng)營采購、固定資產(chǎn)購置、維修等計劃的審批。
3.8財務部負責日常采購的價格審查，負責對價值10萬元以上的采購組織或上報集團公司進行招標。
3.9質量部負責原材料、輔料的驗收，設備部會同生產(chǎn)技術部負責備品備件、設備、監(jiān)視和測量工具及維修等勞務的驗收。
3.10各采購經(jīng)辦人負責索要發(fā)票、辦理結算，并對發(fā)票的真實性和合法性負責。
四、采購作業(yè)操作規(guī)程
4.1物資采購的計劃、申請與審批
4.1.1授權的請購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、實際需要以及庫存情況每月28日前報次月的采購計劃，報分管經(jīng)理審核。
4.1.2經(jīng)分管副總初審后的月度采購計劃報財務副總審批后執(zhí)行。
4.1.3未列入月份采購計劃或超出計劃的臨時采購申請需根據(jù)需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產(chǎn)技術部、供應部、設備部提交申請，并經(jīng)初審后交各分管副總或總經(jīng)理批準。
4.1.4對價值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、設備、儀器、勞務等需要由申請部門寫出申請報告經(jīng)分管副總簽署意見報總經(jīng)理審批后實施。
4.1.5采購計劃或申請應列明采購物品或勞務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量技術要求、估計價值、交貨日期、用途等。
4.2采購比價
4.2.1采購部門在采購前須將采購計劃或申請，交財務部進行比價；在提交采購計劃或申請的同時，采購部門應對新采購物品提供至少3家以上的供應商報價和聯(lián)系資料，有財務部隊提供的供應商（但不僅限于）進行詢價或實地調查。
4.2.2價值在2萬元以上的維修、服務等勞務、5萬元以上的單臺（套）設備的采購需召集三家以上的供應商報價，進行比價；10萬元以上的必須采取招標方式采購。
4.2.3對常用大宗原輔材料實行招標比價采購，公司根據(jù)市場行情每年至少舉行2次招標，確定采購價格和供應商，一經(jīng)通過招標確定價格，只能在定標價格基礎上根據(jù)市場行情下調，不能上��；如屬國家政策調整等客觀原因所致采購價格上漲，并且采購物資屬供不應求的賣方市場，價格可以上調，但必須經(jīng)過總經(jīng)理辦公會研究同意后才能執(zhí)行。
4.2.4國家明碼標價壟斷經(jīng)營的特殊商品采購以及政府有收費標準的行政事業(yè)性服務收費不實行比價程序，物價審計只對采購物品或勞務的價格、收費標準、數(shù)量、質量的真實性進行審查。
4.2.5所有采購業(yè)務應景物價審查后方可報總經(jīng)理簽批報銷。
回復1：全面點的采購管理制度
4.3采購實施及物資驗收
4.3.1公司的采購業(yè)務統(tǒng)一由供應部門負責辦理，其他部門或人員不得自行采購。
4.3.2供應部門應根據(jù)生產(chǎn)技術部下達的原輔材料需用計劃結合庫存物資的數(shù)量編制采購計劃，報分管副總批準后執(zhí)行。
4.3.3供應部門根據(jù)批準的采購計劃組織采購，除零星采購外，批量采購業(yè)務必須先與供貨方簽訂采購合同，并與財務部、質量部、生產(chǎn)技術部等相關部門進行會審，采購合同應包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經(jīng)濟處罰等項條款。在采購合同有效期內，若因市場行情發(fā)生較大變化時，經(jīng)過總經(jīng)理批準可以與供貨商簽訂《調價協(xié)議》，并報請財務部門備案。
4.3.4采購物資運到本公司時，先由供應部門對照核對采購計劃，經(jīng)確認無誤后開具《請驗單》交質量部或設備部進行質量檢驗，質量部、設備部在驗收條件允許的范圍內組織物資檢驗，并出具檢驗報告單，檢驗合格的物資由保管點數(shù)入庫并辦理入庫手續(xù)，檢驗不合格的物資不得辦理入庫。
4.4結算
4.4.1采購發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，且在我方能夠抵扣增值稅的采購項目必須索取增值稅發(fā)票，不能取得的，價格按扣除增值稅以后執(zhí)行。
4.4.2無論是現(xiàn)款采購還是賒購，在結算付款時均需由供應部門填開《采購付款申請單》，連同有關憑證報經(jīng)財務部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準后，出納人員方可付款。
4.4.3財務部在對采購物品結算付款時，應當認真審核《請購單》、《采購合同》、《采購計劃單》、《采購付款申請單》、《入庫單》、《發(fā)票》或《收款收據(jù)》等有關單證，賬目結算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務制度規(guī)定的結算憑證財務部門不得辦理相關手續(xù)。
4.4.4出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。
五、責任
5.1不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購的，由經(jīng)辦部門和人員自行負責處理，已經(jīng)與供方簽訂購銷合同，導致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人員全額承擔。
5.2經(jīng)審批的采購計劃和申請，負責采購的部門和人員應在規(guī)定采購期限內采購到位，因沒有人到責任不能按時采購而影響正常經(jīng)營的，沒發(fā)現(xiàn)查實一次罰款100元，給公司造成損失的按確定損失額的40%。
5.3未經(jīng)比價即進行采購的，采購價格明顯高于比價結果的，價格高出部分由采購人員自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通抬高價格，從中謀取私利；或未認真進行比價而導致采購價格明顯過高；經(jīng)查實后采購人員承擔相應損失，損失額在5000元以上的責令其下崗。
5.4物品使用部門（車間）必須依據(jù)生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)管理實際需要，認真按照4.1.5條之規(guī)定填制購物申請單。填寫不規(guī)范，導致無法確認請購物資須知信息的，采購部門有權拒絕采購。采購計劃及申請必須由請購部門主管簽字，無請購部門主管簽字，審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。
5.5供應部門在確保品質的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采購方案，落實供貨單位。并對采購物品的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守，造成公司經(jīng)濟損失的，應負相應的經(jīng)濟賠償責任。特別是結算過程中產(chǎn)生的應收款項，有關采購人員負有無條件的清收責任。
5.6財務部必須認真履行審核監(jiān)督責任，對審核把關工作不嚴、不及時向總經(jīng)理匯報有關事情真相，并造成公司經(jīng)濟損失的，給予相應的經(jīng)濟和行政處分。
5.7驗收部門必須對所有運抵本公司的采購物品，依照采購合同規(guī)定的質量要求進行質量檢驗。若發(fā)現(xiàn)品質不符時，必須及時報告采購部門（必要時直接報告總經(jīng)理）處理。嚴禁品質不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經(jīng)濟損失的，給予相應的經(jīng)濟和行政處分。
5.8倉庫對驗收部門驗收合格的外購物品辦理入庫手續(xù)，并對入庫采購物品的數(shù)量負責。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時，應當及時向有關部門報告（必要時直接報告總經(jīng)理），同時妥善保管該批采購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規(guī)定操作，造成入庫數(shù)量短缺、超計劃采購或不合格物資入庫的應負經(jīng)濟賠償責任。
六、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，自本制度執(zhí)行之日起，原有相關規(guī)定同時廢止。
公司采購管理制度（二）
一總則
為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據(jù)開展工作。
二采購部人員職責及管理制度
1.熱愛本職工作，勤于學習新技術，了解新產(chǎn)品，注意市場信息的積累。
2.廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。
3.負責公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。
4.負責供應商的開發(fā)、管理及維護工作。
5.堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。
6.大項材料必須做招標工作，其他材料詢價必須三家供應商以上參與。
7.積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。
8.及時協(xié)助財務部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應商進行付款。
9.做到每周一小結，每月一總結，每年一審核。
10.完成領導交辦的其他工作。
三采購工作流程
采購部作為一個職能部門，在項目的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任，采購工作的好壞，直接影響了工程的質量、工期、成本。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率，較低成本最有效的方法。在項目實施的過程中，采購部需要生產(chǎn)、財務、質檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯(lián)系需要一個標準來規(guī)劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為項目的順利實施做出各自的貢獻。
1.在項目的初始運作階段，采購部根據(jù)項目部、投標部的具體要求，配合進行投標的材料報價，以更好的達到在以后的生產(chǎn)中控制成本的目的，更要避免發(fā)生投標價低于實際采購價的情況出現(xiàn)。
2.項目正式運作后，采購部應該在第一時間開始進行所需材料的采購準備工作。生產(chǎn)計劃部門依據(jù)工程合同和對比庫存后的實際需求，對采購部下達《材料申購單》（附表1）此單由申請人填寫，生產(chǎn)或者項目負責人簽字后生效，一試三份，一份申請人留存，一份發(fā)往采購部，一份發(fā)往工廠或者生產(chǎn)基地。
3.采購部接到《材料申購單》后，根據(jù)所需材料的規(guī)格，質量要求，數(shù)量，生產(chǎn)地址等實際情況，向公司已經(jīng)確定的合格供應商中的3家—5家發(fā)出《材料詢價單》（附表2）。供應商根據(jù)要求確認價格后對我司的《材料詢價單》簽字，蓋公章后回傳，簽字蓋章的《材料詢價單》會做為以后向供應商付款的依據(jù)之一，需妥善保存。采購部根據(jù)幾家供應商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發(fā)出《材料訂購單》（附表3），同時向收貨的工廠或者生產(chǎn)基地發(fā)送傳真件通知其準備收貨。
4.供應商根據(jù)《材料訂購單》安排生產(chǎn)運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準。隨貨攜帶各種合格證和材質證明書。
5.工廠和生產(chǎn)基地在所需材料到場后，應由專人負責材料的質量、數(shù)量檢查，檢查中必須將供應商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照，質量和數(shù)量都準確無誤后才能進行收貨，然后填寫《材料到貨單》（附表4），相關責任人簽字后回傳采購部。
6.工廠或者生產(chǎn)基地完成生產(chǎn)任務后，及時通知采購部，由采購部根據(jù)貨物情況和送貨地址等安排物流公司進行運輸。建議物流公司相對固定，便于統(tǒng)一定價，統(tǒng)一結算，節(jié)約運輸成本。
7.項目完成后，采購部根據(jù)與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時，采購部填寫統(tǒng)一的《付款申請單》或者《支票領用單》，同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認單》，如有需要，采購部有義務向財務部提供《材料訂購單》以及各家供應商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財務部根據(jù)實際情況安排付款額度。
8.供應商應于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票，財務部在收到發(fā)票后即向供應商付款。
四采購部發(fā)展規(guī)劃
原材料采購在任何一個公司都是決定生產(chǎn)、銷售的關鍵環(huán)節(jié)，早在幾年前，資深的管理專家就提出了：采購成本降低5%企業(yè)利潤提升10%的戰(zhàn)略觀點。但是時至今日，又有多少個公司能真正的做到這點呢？
降低采購成本不是一個短期的目標，也不是短期內就可以達成的目標，而是一個公司必須要規(guī)劃、重視的長遠發(fā)展策略，是需要長期的工作經(jīng)驗的積累和公司整體的采購流程，采購制度的規(guī)范化來支撐的。需要公司的各個部門精誠合作，來完成這一共同目標。
我們采購部的初步計劃如下，其中的時間和工作目標根據(jù)實際情況會作出相應調整，但是保證前進的大方向永遠不變
（一）在3個月內完成采購體系的建立，包括采購制度，工作流程，供應商管理等制度。進行供應商資格的初步審核，每種材料確定出5—10家候選供應商。開始逐步實施采購工作流程。
�。ǘ┰�6個月內完善采購體系，修正具體工作中出現(xiàn)的問題。進一步完善供應商系統(tǒng)的開發(fā)和維護。讓采購工作流程走入正軌，高效，準確的運行。
�。ㄈ┰�1年內建立高效的采購團隊，杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報驗不及時等工作失誤，不出現(xiàn)一起由于采購工作失誤造成的公司損失，建立完善的采購管理體系，能初步感受到采購工作流程高效、準確帶來的便利，能看到采購成本降低帶來的實際效果。
（四）在2年內建立起相對固定的采購團隊和供應商隊伍。能切實看到由于采購成本降低而帶來的公司利潤上漲。
（五）大膽設想：5—10年后，公司以自主設計，自主研發(fā)牽頭，以符合科技進步的產(chǎn)品、技術為主打，以完善的組織結構，人員搭配為根基，以高效、先進的管理體系為依托，建立一個集研發(fā)、設計、生產(chǎn)、安裝、調試、售后服務為主線，涉及鋼結構工程設計、施工，通信工程設計、施工，物流，工業(yè)品貿易等跨行業(yè)的集團公司。爭取到時候每個省份和各大城市都能有我們公司的供應商，為公司的發(fā)展提供最大限度地支持。
目前起草的《采購部管理制度和工作流程》與《供應商管理辦法》只是依據(jù)原來在工程項目公司及生產(chǎn)廠家的采購工作中所積累的經(jīng)驗做的一個現(xiàn)行的暫時性的文件。還需要在試行的過程中不斷的發(fā)現(xiàn)問題，修改失誤，爭取在幾個月內修改出一套完整的，適合公司具體情況的采購系統(tǒng)體系。希望公司領導，各個部門同事在具體實施中，多提寶貴意見，指出我們工作中的不足，促進我們采購部工作的進步，真正達到降低采購成本，推動公司發(fā)展的目標。
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