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高校和諧校園建設(shè)中檔案工作芻議
高校和諧校園建設(shè)中檔案工作芻議文/蔡文慶
摘 要：闡述了高校檔案與構(gòu)建和諧校園的關(guān)系，并從加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)、深化檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、拓展檔案服務(wù)功能等三個(gè)方面，提出了高校檔案服務(wù)于和諧校園構(gòu)建的具體舉措。
關(guān)鍵詞：高校檔案；隊(duì)伍建設(shè)；業(yè)務(wù)建設(shè)；拓展功能；和諧校園
構(gòu)建和諧校園是維護(hù)高校穩(wěn)定的必要舉措，是推進(jìn)高校和諧發(fā)展的重要保障，更是順應(yīng)時(shí)代潮流的必然要求。做好高校檔案工作，對(duì)于貫徹落實(shí)十八大精神，牢固樹立科學(xué)發(fā)展觀，推動(dòng)和諧校園的構(gòu)建有著極為重要的意義。
一、高校檔案是構(gòu)建和諧校園的寶貴資源
檔案是文化的源泉、文明的產(chǎn)物，大學(xué)校園是人類文化傳播、發(fā)展與創(chuàng)新的重要基地。高校檔案是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影，是廣大師生實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和智慧的結(jié)晶，是傳承大學(xué)文化和大學(xué)精神的載體，是學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，沒有這個(gè)記錄，高校就會(huì)忘掉自己的歷史，就會(huì)失去歷史這面鏡子和繼續(xù)前進(jìn)的根基。無論是教學(xué)檔案、科研檔案還是管理類檔案，無不滲透著辦學(xué)理念和良好的校風(fēng)、學(xué)風(fēng)，無不記載著校園變遷、創(chuàng)業(yè)的艱辛和師生的風(fēng)采，這些寶貴的教育資源對(duì)大學(xué)生正確理想、道德、人格等的形成和發(fā)展起到巨大的激勵(lì)和鼓舞作用，對(duì)廣大師生員工陶冶情操、提升修養(yǎng)、完善個(gè)性都起著潛移默化的作用，對(duì)構(gòu)建和諧校園起著知識(shí)庫和信息源的作用。
二、高校檔案服務(wù)于和諧校園構(gòu)建的舉措
1.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，為檔案工作服務(wù)于和諧校園構(gòu)建提供組織保障
人才資源是第一資源。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣以及服務(wù)于和諧校園構(gòu)建程度的深淺，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。因此，檔案隊(duì)伍建設(shè)十分必要。一方面要在校內(nèi)建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，著力選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)院專兼職檔案管理員；另一方面要注重檔案人員的繼續(xù)教育，積極組織檔案人員參加各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和高校檔案協(xié)會(huì)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)新知識(shí)、新理論以及兄弟院校先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，及時(shí)準(zhǔn)確地提供各種檔案信息，為高校育人服務(wù)，用愛心體現(xiàn)在每一項(xiàng)服務(wù)上，用滿腔熱情、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使檔案工作這個(gè)小窗口展現(xiàn)出和諧校園的大風(fēng)韻。
2.深化檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，為構(gòu)建和諧校園提供物質(zhì)保證
�。�1）依法治檔，完善制度，為構(gòu)建和諧校園打牢基礎(chǔ)
檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，是檔案工作服務(wù)于和諧校園構(gòu)建的基本條件。如，安徽水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室在《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》及地方有關(guān)檔案管理法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合該院的實(shí)際情況，制訂了《檔案收集制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案管理制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案》等工作制度�！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號(hào)令）頒布以后，檔案室及時(shí)對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行相應(yīng)的完善和補(bǔ)充，修訂了《安徽水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院文件材料歸檔范圍和保管期限》《安徽水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理暫行辦法》等規(guī)章制度，按照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的程序和步驟收集、整理檔案材料。同時(shí)，建立各類檔案管理分工崗位責(zé)任制和檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確各自的職責(zé)和權(quán)利，以適應(yīng)現(xiàn)代化高校檔案管理工作，使該院檔案工作有法可依、有章可循，逐步走上法制化、正規(guī)化管理的軌道，為該院的和諧校園建設(shè)夯實(shí)了基礎(chǔ)。
（2）實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則，豐富館（室）藏，積淀豐厚的和諧校園建設(shè)資源
“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，這是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。高校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，做好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行各類文件材料的歸檔范圍和保管期限，建立和完善檔案征集工作機(jī)制，加大向全校征集檔案的工作力度，在做好上級(jí)單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔工作的同時(shí)強(qiáng)化本�；顒�(dòng)所形成的文件材料的收集，注意所收集資料的內(nèi)容、時(shí)間、范圍的連續(xù)性、準(zhǔn)確性、廣泛性，對(duì)教師、職工、學(xué)生各個(gè)不同層面、不同內(nèi)容的活動(dòng)，利用不同的形式進(jìn)行收集整理，特別對(duì)于學(xué)校的重大活動(dòng)、重大事件、重要會(huì)議、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重要工作和重要人物以及社會(huì)媒體對(duì)學(xué)校工作的報(bào)道宣傳等資料，都認(rèn)真記載歸檔，盡可能把原始資料收集全面，整理歸檔，為學(xué)校的歷史把關(guān)，為學(xué)校的明天積累精神財(cái)富。
�。�3）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，規(guī)范電子文件歸檔，為構(gòu)建和諧校園提供強(qiáng)大陣地
檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，隨著辦公自動(dòng)化的推廣，電子文件將越來越廣泛應(yīng)用于高校的各項(xiàng)工作中，根據(jù)電子文件的特殊性，充分發(fā)揮高校的各方面優(yōu)勢資源，研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制訂學(xué)校檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，建立規(guī)范的電子文件歸檔程序和制度，對(duì)各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，借助校園網(wǎng)將一些開放的檔案資料及編研成果延伸到學(xué)校的每個(gè)角落，快速、靈活、準(zhǔn)確的查閱渠道必將吸引師生走近檔案，在學(xué)校發(fā)展的歷史長河中找尋一代代教育先輩奮斗的足跡，激發(fā)師生愛崗愛校的情操和為之奮斗的決心，從而拓展檔案信息的教育空間。
�。�4）做好檔案信息編研，充分發(fā)揮檔案利用效益，服務(wù)和諧校園建設(shè)
檔案的價(jià)值在于利用，深層次地挖掘檔案資源是檔案參與和諧校園建設(shè)的關(guān)鍵。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映高校特色的有較高利用價(jià)值的編研材料，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主，改變過去那種看攤守業(yè)現(xiàn)狀。如，安徽水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室管理人員在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，該院新增專業(yè)、精品課程批復(fù)、學(xué)生學(xué)歷證明、職工工齡認(rèn)定、審計(jì)財(cái)務(wù)問題等類檔案材料利用率較高，于是在充分了解室藏和用戶需求的基礎(chǔ)上，充分挖掘檔案中體現(xiàn)時(shí)代文化和該院創(chuàng)業(yè)精神的史料，有針對(duì)性地開展檔案編研工作，編制了《學(xué)校沿革》《大事記匯編》《學(xué)院榮譽(yù)匯編》《教學(xué)科研成果匯編》《專業(yè)技術(shù)職稱匯編》《歷屆畢業(yè)生畢業(yè)證號(hào)匯編》等編研材料，塑造了該院品牌形象服務(wù)，拓寬了服務(wù)渠道，改善了服務(wù)功能，積極主動(dòng)地提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，最大限度、最大范圍地發(fā)揮檔案信息資源的作用，充分發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，在該院和諧校園建設(shè)中起到了良好的促進(jìn)作用。
（5）建立學(xué)生心理檔案，維護(hù)校園穩(wěn)定，促進(jìn)和諧校園構(gòu)建
學(xué)生是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)、校園文化活動(dòng)及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的主體，是建設(shè)和諧校園的主要參與者，和諧校園的構(gòu)建，離不開學(xué)生個(gè)體個(gè)性全面和諧的發(fā)展。當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展，社會(huì)競爭日益激烈，學(xué)生承受的壓力越來越大，群體中出現(xiàn)的新問題、新情況越來越多，這就要求我們?cè)跇?gòu)建和諧校園的過程中，遵循教育規(guī)律，尊重學(xué)生個(gè)性特長。學(xué)生心理檔案的建立，一方面能了解學(xué)生心理健康狀況，有針對(duì)性地進(jìn)行學(xué)生心理健康教育，構(gòu)建合理有效的危機(jī)干預(yù)機(jī)制，減少因心理問題引發(fā)的各種危機(jī)事件和校園突發(fā)事件，保持校園的安全與穩(wěn)定；另一方面也能幫助高校管理者及時(shí)準(zhǔn)確掌握、了解學(xué)生的心理發(fā)展規(guī)律、特點(diǎn)及現(xiàn)狀，有針對(duì)性地制訂適宜本校學(xué)生的人才培養(yǎng)方案，使知識(shí)傳授、能力培養(yǎng)和全面素質(zhì)教育有機(jī)地融為一體，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展和優(yōu)良素質(zhì)的形成。如，安徽水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院就十分重視此項(xiàng)工作，2006年撥出專款，購買了專門針對(duì)高校學(xué)生的《心海高校學(xué)生心理咨詢檔案管理系統(tǒng)》軟件，成立學(xué)生心理咨詢室，為每位入學(xué)新生建立心理檔案，加強(qiáng)心理健康教育和與心理健康有關(guān)科學(xué)知識(shí)的普及，構(gòu)建合理有效的危機(jī)干預(yù)機(jī)制，幫助他們排解離家求學(xué)過程中產(chǎn)生的一些困惑，主動(dòng)地調(diào)整自己的心理勢態(tài)，保持健康的心理狀態(tài)。各專業(yè)在制訂、修訂人才培養(yǎng)方案時(shí)，也參照學(xué)生心理檔案，使人才培養(yǎng)方案的適應(yīng)性更好，畢業(yè)生質(zhì)量更高，就業(yè)率、就業(yè)質(zhì)量也穩(wěn)步提高。該院連續(xù)多年榮獲了“平安校園”“安徽省普通高校畢業(yè)生就業(yè)工作標(biāo)兵單位”“全國水利文明單位”等多項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)。
三、拓展檔案的服務(wù)功能，積極參與和諧校園建設(shè)
構(gòu)建和諧校園，必須堅(jiān)持以人為本，做到發(fā)展為了師生、發(fā)展依靠師生、發(fā)展成果由師生共享，促進(jìn)廣大師生的全面發(fā)展，高校檔案忠實(shí)地記錄了學(xué)校的歷史足跡，反映了學(xué)校的發(fā)展過程，是學(xué)校寶貴的精神和物質(zhì)財(cái)富。如，安徽水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室在該院重大專項(xiàng)工作中發(fā)揮了重要的作用，2004年該院接受教育部人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估，評(píng)估辦利用檔案室提供的原始文件和資料，精心編制了學(xué)院人才培養(yǎng)工作匯報(bào)材料，順利通過評(píng)估并獲得A等的優(yōu)秀成績；2007年該院示范辦及各系利用檔案室提供的各種資料，編制了《國家示范性高等職業(yè)院校建設(shè)方案》，順利通過評(píng)審，被批準(zhǔn)為國家級(jí)示范建設(shè)院校；2012年該院檔案室提供了大量翔實(shí)豐富的檔案資料、多位省部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)蒞臨學(xué)院檢查工作照片、各類獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案，建立了學(xué)院成立60周年校慶陳列室、制作了校慶宣傳畫冊(cè)、校慶60周年紀(jì)念光盤等，讓參加慶典的2000余名校友、社會(huì)各界人士以及全體在校師生員工了解學(xué)院的發(fā)展歷史，受到了廣泛好評(píng)，擴(kuò)大了學(xué)院的社會(huì)影響力。該院還利用檔案編寫校園名人傳記、事跡，結(jié)合照片、實(shí)物等展現(xiàn)給學(xué)生，吸引師生走近檔案，熟悉檔案，通過檔案了解學(xué)院的輝煌歷史，感受校園的巨大變化，激發(fā)學(xué)生把個(gè)人價(jià)值的實(shí)現(xiàn)與祖國的需要緊密結(jié)合起來，樹立遠(yuǎn)大理想，熱愛學(xué)院，熱愛所選專業(yè)，激勵(lì)他們立志創(chuàng)造一番業(yè)績的雄心壯志，營造一種“讓每一座建筑會(huì)說話，每一面墻都生動(dòng)，每一個(gè)角落都活躍，和諧校園處處育人”的教育環(huán)境，處處體現(xiàn)學(xué)院的人文精神和發(fā)展歷史，形成全院師生奮發(fā)向上、團(tuán)結(jié)和睦的校園氛圍。
在當(dāng)前，高校檔案工作服務(wù)大局最重要的落腳點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)，就是為構(gòu)建和諧校園服務(wù)，這不僅是構(gòu)建和諧校園的內(nèi)在要求，也是新時(shí)期高校工作大局對(duì)高校檔案工作提出的新要求，高校檔案工作者應(yīng)跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，抓住機(jī)遇，解放思想，以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心，加快提高檔案管理水平，不斷探尋新領(lǐng)域檔案工作的發(fā)展規(guī)律，為構(gòu)建和諧校園、和諧社會(huì)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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