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少兒地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫工作之淺見
我國著名的地方文獻(xiàn)專家杜定友先生曾提出“地方文獻(xiàn)就是指有關(guān)本地區(qū)的一切資料”，是反映某一地區(qū)的政治、經(jīng)濟、文化、歷史、地理、自然資源、科學(xué)技術(shù)等方面情況的文獻(xiàn)資料的總稱。它因“一地之百科”的深刻烙印和“原汁原味”的顯著特色而受到社會尤其是學(xué)術(shù)界的廣泛重視。而少兒地方文獻(xiàn)因其使用對象和服務(wù)宗旨的差異，在其內(nèi)容和形式方面又獨具特性。
一般來說，少兒地方文獻(xiàn)主要內(nèi)容有： “全面報道和反映地區(qū)少兒工作與活動的綜合性著作；地方黨政機關(guān)、群眾團(tuán)體編印的各種有關(guān)少兒工作的材料；考察和研究地區(qū)少兒活動與組織的資料；反映本地區(qū)少兒活動與組織的歷史沿革、發(fā)展概況、機構(gòu)設(shè)置與變化的資料；歷年來本地區(qū)具有一定影響的少年兒童和兒童工作者的事跡材料及本地區(qū)現(xiàn)已成名人士及外地區(qū)現(xiàn)已成為名人但兒童時代曾在本地區(qū)生活的人士的兒童時代資料……本地區(qū)兒童用品設(shè)計、生產(chǎn)企業(yè)的有關(guān)資料。”
筆者認(rèn)為，這種范圍的界定有一定的科學(xué)性，也具備了一定的實踐性。然而，考慮到中小型圖書館人力、物力和財力的差異，以及少兒地方文獻(xiàn)的廣泛性，收藏少兒地方文獻(xiàn)，應(yīng)如杜定友先生所說的：寧缺勿濫”，應(yīng)針對本地區(qū)兒童特點、教育水準(zhǔn)、藝術(shù)欣賞水平、健康狀況等，在廣泛調(diào)研的前提下，本著有效利用的原則，建立一個內(nèi)容豐富的數(shù)據(jù)庫。
目前，許多省、市級圖書館把少兒地方文獻(xiàn)資源建設(shè)與開發(fā)利用列為全館工作的重點之一，但有一定規(guī)模、標(biāo)準(zhǔn)化、開放型的少兒地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫還很少。少兒地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后于其他文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，應(yīng)引起業(yè)內(nèi)同仁的足夠重視與思考。
1 收集文獻(xiàn)是建立數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)
少兒地方文獻(xiàn)的收集具有戰(zhàn)線長、范圍廣、情況復(fù)雜、工作量大的特點。如何使少兒地方文獻(xiàn)的收集卓有成效，使本館的藏書結(jié)構(gòu)具有自己鮮明的地方特色，更好地為本地區(qū)服務(wù)，這是一項長期而艱巨的任務(wù)。
首先，要組織一支精干的專門隊伍負(fù)責(zé)此項工作。由于少兒地方文獻(xiàn)的收集不同于正常的采訪購書，它是一個由分散到集中的過程。需要與社會廣泛接觸，做大量艱苦細(xì)致的工作。因而，在人員的配備上要選擇專業(yè)知識較豐富、業(yè)務(wù)水平較高，對少兒地方文獻(xiàn)認(rèn)識明確、責(zé)任感強、能吃苦耐勞、有敬業(yè)奉獻(xiàn)精神且具有一定的社會交往能力的館員，在組織上保證少兒地方文獻(xiàn)收集工作的順利進(jìn)行。
其次，要搞好調(diào)查研究工作。收集少兒地方文獻(xiàn)是一項復(fù)雜細(xì)致的工作。情況不明，心中無數(shù)，工作難免有盲目性，耗時費力，少有成效。俗語說：磨刀不誤砍柴工”。運用各種手段，通過各種渠道，對本地區(qū)少兒地方文獻(xiàn)資源進(jìn)行調(diào)查摸底，了解掌握文獻(xiàn)資源的歷史與現(xiàn)狀，包括各單位各部門編撰刊行的各種文獻(xiàn)資料等情況，并在此基礎(chǔ)上認(rèn)真研究地方少兒文獻(xiàn)的需求重點，從而有目的地建立面向用戶的數(shù)據(jù)庫。
此外，應(yīng)選擇行之有效的收集方法。一般說來搜集方法主要有以下幾種：
(1)采購預(yù)訂。要事先了解掌握出版動態(tài)與發(fā)行信息，對已發(fā)行問世的可將本館所需書目提供給書店，請其協(xié)助提供存書信息，而后上門選購。也可以采取郵購或委托兄弟館代購的方式。預(yù)訂工作要超前了解出版計劃，掌握出版信息，與當(dāng)?shù)爻霭娌块T或自行編發(fā)的單位直接取得聯(lián)系，辦理預(yù)訂手續(xù)要及時，切勿延誤疏漏，并登記備查，逐一落實。
(2)廣泛征集。征集信函要在社會調(diào)查基礎(chǔ)上印發(fā)，機關(guān)、團(tuán)體、科研部門、企事業(yè)單位為主要對象。征集信函不僅要提出所征少兒地方文獻(xiàn)的內(nèi)容范圍，更須附列擬征集的文獻(xiàn)資料目錄。如有條件，征集函要力求取得領(lǐng)導(dǎo)重視，請政府機關(guān)或宣傳部門批轉(zhuǎn)頒發(fā)，同時要逐一登門采訪聯(lián)系，并做好有關(guān)征集各項工作。
(3)館際交換。利用圖書館網(wǎng)絡(luò)的有利條件，開展館際協(xié)作，也是圖書館獲得所需地方文獻(xiàn)的重要渠道。
(4)復(fù)印復(fù)制。對一些因刊行年代久遠(yuǎn)的文獻(xiàn)和無法得到原件的文獻(xiàn)可復(fù)印復(fù)制來保存。
2 科學(xué)組織數(shù)據(jù)，完善服務(wù)功能
在圖書館傳統(tǒng)的少兒地方文獻(xiàn)工作中，應(yīng)編制“少兒地方文獻(xiàn)資源基本情況一覽表”，以便于研究和實際使用。其欄目內(nèi)容一般包括書名（刊名、文件圖冊資料名稱）、著者 （單位）、出版時間（編印期）、版本類型等，并附注現(xiàn)有收藏單位及藏書冊數(shù)。
但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下則對此提出了更高的要求。首先，必須要求擁有完善的、結(jié)構(gòu)合理的檢索功能。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件的開發(fā)要注重實用性和通用性，要求用戶界面友好，操作簡便快捷、易維護(hù)、易推廣普及。檢索功能體系應(yīng)具備查詢檢索、修改刪除、新增補充三大功能，同時考慮增設(shè)信息檢索服務(wù)的輔助功能，如文獻(xiàn)檢索命中率統(tǒng)計功能、關(guān)鍵詞或主題詞檢索頻率統(tǒng)計功能等。查詢檢索功能要做到能對用戶導(dǎo)引檢索，提供多種不同的檢索途徑和檢索點，不僅包括題名（書名）、責(zé)任者、分類號、主題詞、關(guān)鍵詞等常規(guī)檢索項，而且還要有年份、地名等檢索點。既要實現(xiàn)各項相互間的“與”、“或” 、“非 ” 的邏輯組配檢索，
又要實現(xiàn)在一次檢索結(jié)果的基礎(chǔ)上實現(xiàn)多次循環(huán)檢索，提高檢索命中率。其次，要有適度的規(guī)模。國內(nèi)市場對文獻(xiàn)檢索數(shù)據(jù)庫中信息記錄的最低要求是 5 萬條以上。因而，少兒地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)也要適應(yīng)時代的發(fā)展，要有一定的規(guī)模。數(shù)據(jù)資料不完備的小規(guī)模少兒地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，市場需求小，很難打開局面，容易變成死庫。為此，應(yīng)構(gòu)建中等規(guī)模乃至大型的少兒地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，才能產(chǎn)生很好的社會效益和經(jīng)濟效益。再者，要有嚴(yán)格的質(zhì)量保證。
(1)數(shù)據(jù)源要準(zhǔn)確可靠。少兒地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)源不僅要有保障，而且要準(zhǔn)確可靠。（2）標(biāo)引著錄要規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。對少兒地方文獻(xiàn)信息的標(biāo)引必須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化。（3）軟件系統(tǒng)要通用實用。軟件系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的存取、修改、檢索、聯(lián)網(wǎng)等起著決定性的作用，要求少兒地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)具有通用性和實用性，以利于多種少兒地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)交換。（4）檢索系統(tǒng)要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。少兒地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)不僅能以光盤和軟盤形式在單機上運行，而且要具備網(wǎng)絡(luò)功能，能在網(wǎng)上傳輸。
目前，大部分圖書館采用了ILAS 系統(tǒng)并在此平臺上建立中文圖書數(shù)據(jù)庫。少兒地方文獻(xiàn)書目可在此基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)深度加工，揭示文獻(xiàn)的內(nèi)容特征，著重用主題詞標(biāo)引，以凸顯少兒地方文獻(xiàn)的多重主題特點，準(zhǔn)確全面揭示文獻(xiàn)的內(nèi)容，挖掘館藏少兒地方文獻(xiàn)的潛力。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對館藏少兒地方文獻(xiàn)資源有了全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的掌握，進(jìn)而有的放矢地合理布局少兒地方文獻(xiàn)資源，實現(xiàn)跨層次、跨系統(tǒng)的少兒地方文獻(xiàn)資源共享，在高起點、高層次上開展少兒地方文獻(xiàn)資源的聯(lián)合開發(fā)、利用。
3 強化宣傳工作，推動開發(fā)利用
少兒地方文獻(xiàn)對搞好地區(qū)少兒文化工作，促進(jìn)經(jīng)濟發(fā)展有著重要的影響。古人有云“酒香不怕巷子深”。但現(xiàn)代社會信息量的巨增，使得供需雙方往往脫節(jié)。故對于公共圖書館或是少兒圖書館而言，要搞好信息資源的開發(fā)利用工作，必須加大宣傳工作力度，要不拘一格，多渠道、多形式，讓用戶真正認(rèn)識到館藏少兒地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的作用，了解圖書館收集保存利用少兒地方文獻(xiàn)的功能和目的，從而取得各單位、各部門和社會各界的理解和支持。
(1)廣泛印發(fā)宣傳材料。通過大力宣傳，讓所有的兒童文獻(xiàn)信息用戶都知道這里有豐富有序的資料儲備。(2)設(shè)置專項宣傳欄，召開讀者座談會。在少兒圖書館醒目位置設(shè)置長期的專項宣傳欄，定期更換內(nèi)容，并加強與重要少兒地方文獻(xiàn)提供者與利用者的聯(lián)系，定期或不定期以座談會的方式互相溝通信息，發(fā)揮少兒圖書館的中介作用，營造良好的供需氛圍。(3)利用廣播、電視和報紙等新聞媒介做宣傳。利用各種媒介，通過廣播、電視、海報等進(jìn)行宣傳，讓讀者充分了解館藏；還可以舉辦專題性的少兒地方文獻(xiàn)展覽。通過展覽，大力宣傳利用少兒地方文獻(xiàn)的效果，從而吸引更多的讀者，提高少兒地方文獻(xiàn)的利用率。(4)向有關(guān)單位發(fā)函。編制少兒地方文獻(xiàn)目錄索引，為地方少兒經(jīng)濟與文化活動等提供信息，并將索引無償提供給市委、市政府各級領(lǐng)導(dǎo)、各部辦委局和少兒地方文獻(xiàn)著作者。這既可方便其隨時查找資料，又加強了與他們的聯(lián)系。同時也在潛移默化中深化他們對少兒地方文獻(xiàn)的利用意識。(5)結(jié)合圖書館宣傳周和配合其他中心活動開展宣傳。為擴大館藏少兒地方文獻(xiàn)的傳播范圍，以吸引更多的讀者，可編制少兒地方文獻(xiàn)刊物，介紹館藏及新入藏的少兒地方文獻(xiàn)等，還可登載一些讀者對少兒地方文獻(xiàn)的研究心得、意見等，在專門活動中宣傳。(6)編制少兒地方文獻(xiàn)網(wǎng)頁。指派專人指導(dǎo)利用者使用本館的少兒地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，將已建立的少兒地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫提供網(wǎng)上服務(wù)，并將少兒地方文獻(xiàn)刊物鏈入本館主頁。
總而言之，少兒地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與開發(fā)是一項系統(tǒng)工程，是圖書館數(shù)據(jù)庫的重要組成部分。它需要社會各界的支持與關(guān)愛。
〔出處〕 圖書館學(xué)刊2003(4)
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