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網(wǎng)絡環(huán)境下地方文獻工作模式的探索——從湖南圖書館“地方文獻長廊”網(wǎng)頁談起
[摘要] 本文介紹了湖南圖書館建設“地方文獻長廊”網(wǎng)頁的有關情況，從征集、整理、開發(fā)利用、工作管理、業(yè)務工作拓展等幾個方面就網(wǎng)絡環(huán)境下的地方文獻工作模式進行了探討。
地方文獻具有鮮明的地域性且數(shù)量稀少，作為一種獨特的文獻資源，不僅在圖書館藏書體系中占有特殊地位，更是圖書館網(wǎng)絡資源建設的重要內(nèi)容。各地區(qū)圖書館的地方文獻數(shù)據(jù)對于網(wǎng)絡而言具有唯一性，這種唯一性，可在“以特色參與共享”的網(wǎng)絡生存法則中得到充分的發(fā)揮，因此每個圖書館在建設本館的網(wǎng)絡資源時都非常注重地方文獻資源的開發(fā)。網(wǎng)絡環(huán)境給圖書館帶來了從技術到觀念的根本性變革，也將促使地方文獻原有的工作模式發(fā)生巨大變化。
一直以來，人們都在探索網(wǎng)絡環(huán)境下的地方文獻工作模式，但紙上談兵的多，親口嘗梨子的少。2001年1月，湖南圖書館“地方文獻長廊”網(wǎng)頁建設告一段落，作為本館主頁下的一級欄目，正式上網(wǎng)運行（http://www.library.hn.cn/difangwx/zhuye/zhuye.htm）。這是目前圖書館網(wǎng)站內(nèi)少有的、專門以地方文獻為主題的網(wǎng)頁，它圍繞地方文獻資源、地方文獻工作和地方文獻理論研究展開，目前共設有“湖南地方文獻”、“湖南地方志”、“地方報紙重要信息索引”、“湖湘人物”、“他山之石”、“地方文獻研究論文（全文）”等21個子欄目，數(shù)據(jù)總量達107MB。盡管由于各種條件的限制，網(wǎng)頁目前還存在一些不足，但它基本達成了兩個目標：一是在全國公共圖書館界首開先河，建成專門以“地方文獻”為主題的網(wǎng)頁，在網(wǎng)上搶占先機；二是構(gòu)建出湖南地方文獻網(wǎng)絡資源建設的初步框架，為今后全面展開地方文獻專題數(shù)據(jù)庫建設奠定基礎。最為重要的是，通過網(wǎng)頁的建設，我們得到了一個在實踐中探索網(wǎng)絡環(huán)境下的地方文獻工作模式的機會。在此，借本文拋磚引玉，與大家共同探討。
1 網(wǎng)絡環(huán)境下地方文獻工作的思路
確立網(wǎng)絡環(huán)境下的地方文獻工作模式，關鍵在于指導思想和工作思路的轉(zhuǎn)變。地方文獻工作和圖書館其他工作一樣，必須適應時代和社會發(fā)展的趨勢。在網(wǎng)絡成為社會生活和信息傳播的大環(huán)境后，我們必須認清網(wǎng)絡技術對地方文獻服務方式和服務內(nèi)容的影響。不僅要考慮如何利用網(wǎng)絡的特性更好地為到館讀者服務，更要考慮如何滿足網(wǎng)上讀者對地方文獻的需求。要從網(wǎng)絡時代讀者的需求出發(fā)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡所具備的交互性、即時性、虛擬性、多媒體等特征，突破傳統(tǒng)的工作思路。不能僅僅把網(wǎng)絡技術作為一種工作手段，不能僅僅在現(xiàn)有工作格局下簡單地增加一些文獻數(shù)字化處理的工作內(nèi)容，而要將技術的革命轉(zhuǎn)變成思想的革命，把握網(wǎng)絡帶來的信息收集、整理、傳播方式的根本性變革，在此基礎上，重新考慮業(yè)務工作的模式，找到新的出發(fā)點和側(cè)重點。
在近一年的時間里，我們經(jīng)過技術學習、人員磨合、以及工作模式的不斷調(diào)整，完成了網(wǎng)頁的整體定位、欄目框架設計、主頁設計、紙質(zhì)文獻的數(shù)字化加工、全文數(shù)據(jù)庫建設、網(wǎng)頁的鏈接、測試等一系列工作。這些工作技術人員很少插手，從某種角度來說，實現(xiàn)了圖書館網(wǎng)絡資源建設從 “以技術為中心展開” （通常的） 到“以內(nèi)容為中心展開”（代表發(fā)展趨勢）的巨大轉(zhuǎn)變。更為重要的是，通過網(wǎng)頁建設工作，使我們獲得了在網(wǎng)絡環(huán)境下開展地方文獻工作的實際經(jīng)驗和教訓。
網(wǎng)頁的建設過程不可避免地觸及到地方文獻工作的各個層面，最為明顯的就是工作格局的改變：從傳統(tǒng)的收集---整理---利用模式，以收集為主導，以書刊借閱為主要服務形式轉(zhuǎn)為網(wǎng)絡環(huán)境下的利用-收集-整理模式，以利用為主導，書刊借閱和網(wǎng)絡服務兩種服務形式并重。原來我部按傳統(tǒng)的地方文獻工作模式設有征集、整理、閱覽三個組，在建設網(wǎng)頁時，多次根據(jù)工作需要調(diào)整人員和工作任務，逐漸形成了新的工作格局。現(xiàn)在設有（1）數(shù)字化資源建設組，負責本省地方文獻資源的分類調(diào)查和整理工作，籌建“湖南省地方文獻書目數(shù)據(jù)庫”；參與本館網(wǎng)站的建設，特別是“地方文獻長廊”網(wǎng)頁的建設和維護，負責網(wǎng)上地方信息的采編、分類、組織，為讀者提供網(wǎng)上信息咨詢。（2）采訪、整理組，負責對外聯(lián)絡、網(wǎng)下的文獻采訪和書目數(shù)據(jù)的錄入，包括提供相關欄目的數(shù)字化文獻，特別是圍繞數(shù)據(jù)庫建設搜集和整理湖南人物資料；（3）閱覽、利用組，在原有的工作范圍內(nèi)，增加“地方報紙重要信息數(shù)據(jù)庫”的建庫和地方公眾文化生活信息的采編、上網(wǎng)。此外，地方文獻工作與網(wǎng)絡環(huán)境的融合所帶來的工作模式的變化還體現(xiàn)在業(yè)務工作和管理工作兩個方面。
2、網(wǎng)絡環(huán)境下地方文獻業(yè)務工作模式
2、1 地方文獻采訪工作： 網(wǎng)絡帶來的不僅是采訪空間的擴大和采訪手段的改變，更為重要的是從被動到主動的實質(zhì)性變化：原來是碰到什么文獻就征集什么，隨機性和隨意性很強，現(xiàn)在是通過網(wǎng)上宣傳和網(wǎng)上收集，根據(jù)網(wǎng)上讀者需要和網(wǎng)上文獻出版和入藏情況，有針對性的、目標明確地采集。采訪目的從以藏為主轉(zhuǎn)為藏用并重。
2、1、1 征集對象擴大： 從單一載體的文獻發(fā)展到多種載體的文獻，包括各種動態(tài)文獻、網(wǎng)上信息。如我們征集到湖南省委宣傳部主編的《湖南風情》光盤，征得同意后將其下載，鏈接到我們的網(wǎng)頁上，作為一個介紹湖南省情的基本欄目。同時還將湖南本省的網(wǎng)站分類鏈接，重要頁面下載長期保存，起到地方信息中心的收藏和傳遞作用。
2、1、2 征集方式多樣： 從以往的上門征集、電話、書信征集擴展到網(wǎng)上征集。網(wǎng)上征集包括（1）通過網(wǎng)絡了解征集信息，宣傳征集政策，建立網(wǎng)上征集渠道。如我們的網(wǎng)頁設有“征集熱線” 欄目，有“征集文件”、“征集動態(tài)”、“贈書目錄”等內(nèi)容，不僅可與贈書者建立即時互動的聯(lián)系，及時溝通征集情況，還可廣泛宣傳贈書者的德行，吸引更多人支持這項工作；（2）通過網(wǎng)上檢索，直接收集所需信息，或經(jīng)過整理加工后收入數(shù)據(jù)庫，或通過分類等處理鏈接到網(wǎng)頁上。
2、2 地方文獻整理工作 網(wǎng)絡環(huán)境下的地方文獻整理工作變得更細、更深、更專、更重時效。從對文獻外部特征的一般性揭示深入到文獻內(nèi)容的多角度揭示，特別是全文數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫的建設，對地方文獻的整理特別是數(shù)字化加工提出了更高的要求，以滿足讀者對網(wǎng)上文獻信息更快、更全、更準的需求。
2、2、1 整理內(nèi)容深化：為了滿足網(wǎng)上讀者的要求，我們上網(wǎng)的文獻都經(jīng)過了一定程度的深加工，如“湖南地方文獻”和“湖南地方志”欄目就有經(jīng)過專題性研究的系統(tǒng)介紹，整理到篇名的有“館藏新編省志目錄及《湖南省志》篇目索引”等多種。暫時不上網(wǎng)的文獻在整理時也考慮了今后利用網(wǎng)絡揭示文獻信息的情況，做一些前期的數(shù)據(jù)準備。
2、2、2 整理手段多樣化： 既有傳統(tǒng)的分類、編目，又有紙質(zhì)文獻的數(shù)字化加工，還有網(wǎng)上信息的整理、各種數(shù)據(jù)庫的建設。如地方報紙原來只作合訂本的分編，考慮到讀者的需求和大多數(shù)地方報紙沒有專門索引，我們在報刊整理人員的工作中增加了新內(nèi)容，要求他們每天瀏覽14種主要的地方報紙，直接建成“湖南地方報紙重要信息索引”數(shù)據(jù)庫，提供即時的網(wǎng)上服務。
2、2、3 整理過程模糊化： 有時與征集工作融合，如網(wǎng)上下載、鏈接信息時往往直接進行分類、標引、入庫等整理工作；有時與開發(fā)利用工作融合，如為讀者提供數(shù)字化的文獻信息服務時，文獻信息經(jīng)過整理加工就成為服務產(chǎn)品，整理加工的過程就是文獻開發(fā)、利用的過程。
2、 3 地方文獻的開發(fā)利用工作 網(wǎng)絡環(huán)境給地方文獻的開發(fā)利用帶來許多新的開發(fā)和合作機會，同時對讀者服務工作也從時效性、全面性、深入性方面提出了更高的要求。
2、3、1 服務面拓寬： 一方面可借助網(wǎng)絡的特性突破時間和空間的限制提供服務，沒有開放時間的束縛，沒有只限本地的不便，所有的網(wǎng)上讀者都能了解湖南地方文獻和接受我們的服務，特別是那些原本不了解地方文獻和很少有機會到館的讀者。另一方面可減少藏閱矛盾，地方文獻屬于特藏，復本不多，一般只提供到館借閱，還有一些圖片、手稿、字畫、書信一類的文獻不便外借，通過數(shù)字化處理，可使讀者一飽眼福。
2、3、2 服務項目增多： 除了原有的書刊借閱、參考咨詢服務外，還可利用網(wǎng)絡開展讀者調(diào)查，了解服務需求，有針對性地開發(fā)專題數(shù)據(jù)庫；可與讀者建立網(wǎng)上聯(lián)系，提供即時性的參考咨詢服務，不僅可為讀者在網(wǎng)上查找信息，還可將網(wǎng)下服務的結(jié)果通過網(wǎng)絡及時傳送給讀者。如我們設有“三湘院士風采”、“新增院士資料”欄目，搜集了大量的湖南院士資料，并不斷將最新資料整理上網(wǎng)，為許多研究者提供網(wǎng)上查詢和網(wǎng)下服務。
3 網(wǎng)絡環(huán)境下地方文獻管理工作模式
網(wǎng)絡環(huán)境改變了地方文獻業(yè)務工作模式，也必然對管理模式提出新的要求。首先，管理人員應具備管理和經(jīng)營才能，有敏銳的信息意識，了解地方文獻和網(wǎng)絡信息技術兩方面知識，能夠?qū)⒍哂袡C結(jié)合，提出網(wǎng)絡環(huán)境下開展地方文獻工作的整體構(gòu)想，并能逐步實現(xiàn)工作模式的轉(zhuǎn)換。工作人員也應是一專多能的復合型人才，既能從事傳統(tǒng)模式下的業(yè)務工作，也能掌握網(wǎng)絡資源建設所需的各項技術，如紙質(zhì)文獻的數(shù)字化加工、網(wǎng)絡信息的采編、網(wǎng)頁設計、網(wǎng)站維護和管理等。
3、1、 工作任務的核定和管理：
3、1、1 從注重入藏的品種、數(shù)量、金額，到注重入藏的質(zhì)量，包括獨特性、針對性、完整性、時效性等四方面的評價；嚴格控制復本，注重從已有文獻中發(fā)掘、整理文獻資料；
3、1、2 整理作為溝通征集和開發(fā)利用的中間環(huán)節(jié)，要求有針對性的對各地區(qū)、各類型文獻進行分析、評價，及時向征集人員反饋，同時要深入細致的對入藏文獻進行整理，保證讀者的利用。特別在數(shù)據(jù)庫的建設中，要遵守業(yè)務文件的規(guī)定，保證數(shù)量和質(zhì)量；
3、1、3 地方文獻的開發(fā)利用從陣地服務到網(wǎng)絡服務，不但要統(tǒng)計到館讀者的借閱量，還要考慮網(wǎng)上讀者的點擊率。此外，還要考慮網(wǎng)下服務的效率，因為許多文獻暫時在網(wǎng)上只有索引，沒有全文，需要網(wǎng)下服務的及時回應。在評價參考咨詢工作時，還要考慮專題文獻服務中是否引用了網(wǎng)上信息，是否為網(wǎng)絡讀者提供了服務等因素。
3、2 人員管理
3、2、1 日常管理有所變化，因為網(wǎng)絡資源建設和文獻的數(shù)字化加工具有某種不確定因素，受到技術水平、熟練程度、軟件和設備等方面的影響，個人之間的區(qū)別較大，所以帶有這些特點的工作應該從對過程的管理轉(zhuǎn)向?qū)Y(jié)果的管理。如我們在網(wǎng)頁建設過程中，因為設備不夠和工作程序協(xié)調(diào)等因素，就采取按常數(shù)測算任務，然后限時完成的方式來管理。有人因此而日夜加班，也有人在家里工作，定期到館里交活。這種方式既高效利用了有限的設備，又確切保證了數(shù)據(jù)質(zhì)量和工作進度。
3、2、2 用富挑戰(zhàn)性的工作來激發(fā)人們的工作熱情，注重他們的業(yè)務學習，根據(jù)性格、年齡等個人特征分派崗位，如細致認真的負責數(shù)據(jù)校對，有創(chuàng)意的負責設計主頁等等，使每個人的計算機應用水平和業(yè)務素質(zhì)得到提高。
3、2、3 考核時既要注重業(yè)績，也要看重工作態(tài)度，特別是協(xié)作精神，因為網(wǎng)絡資源建設是集體性項目，每個環(huán)節(jié)都很重要。
4 地方文獻工作在網(wǎng)絡環(huán)境下的延伸
在“地方文獻長廊”網(wǎng)頁的建設中，我們體會到可以利用網(wǎng)絡實現(xiàn)地方文獻工作的不斷延伸，關鍵是善于發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造需求，然后再去滿足這些需求。
4、1 宣介地方文獻理論研究進展和其他公共圖書館的地方文獻工作情況
這本不屬于湖南地方文獻的范疇，但我們?yōu)榱顺鋵嵕W(wǎng)頁內(nèi)容，吸引更多的瀏覽者，擴大在全國的影響，特意設立了這兩個欄目：“地方文獻研究論文（全文數(shù)據(jù)庫）”，收入1949年以來這個領域的所有論文，“它山之石”欄目則專門介紹各兄弟圖書館的地方文獻工作經(jīng)驗。此舉可謂一舉三得，其一，它們可望吸引全國的地方文獻研究者和工作者參考利用，形成一個網(wǎng)上的地方文獻理論研究中心和圖書館地方文獻工作信息交流中心。其二，我們借機進行了建設全文數(shù)據(jù)庫（線性檢索）的探索，了解各工作環(huán)節(jié)的組合、工作量的測算、質(zhì)量的檢驗、人員、設備的合理配置等情況，為今后大規(guī)模開展專題文獻數(shù)據(jù)庫的建設積累了寶貴的經(jīng)驗。其三，我們的許多同志在欄目建設過程中，不自覺地完成了一次地方文獻理論的系統(tǒng)學習，了解到兄弟館的地方文獻工作經(jīng)驗。
4、2 湖南人物資料等地方專題資料的網(wǎng)上宣傳
目前湖南的網(wǎng)站對地方人物、地方圖片、地方文史等方面的介紹都很單薄，而社會上對這些資料的需求量很大。我們在網(wǎng)頁上開辟了“湖湘人物”等有關資料的欄目，很快引起社會關注，湖南省政府信息中心建設的大型政府網(wǎng)站--湖南政府公眾信息網(wǎng)，數(shù)次前來洽談購買數(shù)據(jù)與合辦欄目事宜。我們還根據(jù)市場需求和館藏文獻量，從經(jīng)濟效益、社會效益、國內(nèi)外相近專題數(shù)據(jù)庫的開發(fā)情況等方面進行選題調(diào)查，準備合作或單獨開發(fā)《湖南地方圖片資料數(shù)據(jù)庫》、《湖南人物資料數(shù)據(jù)庫》等專題數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫建成后，既可作為中國數(shù)字圖書館資源建設工程的一部分，提供網(wǎng)上服務，又可根據(jù)具體情況制成光盤或編印成書。
通過建設“地方文獻長廊”網(wǎng)頁，我們在探索網(wǎng)絡環(huán)境下的地方文獻工作模式方面邁出了試驗性的一步。因受客觀條件所限，我們的做法不一定完善，有些還沒有經(jīng)過時間的檢驗，我們期望得到專家和同行的指教，展開進一步的探討。
參考文獻
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〔出處〕 圖書館論壇2001（2）
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