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構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的思考
[摘要] 說明建庫的意義，從數(shù)據(jù)源、用戶需求、人財(cái)物等方面分析建庫的條件，從功能、規(guī)模、質(zhì)量上提出建庫的要求，重點(diǎn)探討建庫的方式、類型和步驟。
隨著信息社會(huì)化發(fā)展，地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫需求迅速增長，圖書館應(yīng)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，使地方文獻(xiàn)資源得到充分開發(fā)利用。地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫是通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對地方文獻(xiàn)信息資源的收集整理、標(biāo)引著錄、檢索輸出的自動(dòng)化檢索系統(tǒng)。目前，大規(guī)模、標(biāo)準(zhǔn)化、開放型的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫較少，滯后于其他文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，應(yīng)引起圖書情報(bào)界的重視和思考。
1 構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的意義
建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，開發(fā)地方文獻(xiàn)資源有著十分重要的意義。①更為便捷、快速、準(zhǔn)確地為教學(xué)科研提供文獻(xiàn)及線索，促進(jìn)科教事業(yè)的發(fā)展；②為地方領(lǐng)導(dǎo)決策和規(guī)劃提供信息咨詢，為地區(qū)建設(shè)提供信息資源，促進(jìn)地區(qū)現(xiàn)代化發(fā)展；③為構(gòu)建地方文獻(xiàn)信息中心，實(shí)現(xiàn)資源共享打下良好基礎(chǔ)：④體現(xiàn)圖書館的特色和發(fā)展優(yōu)勢，創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展；⑤數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品走向市場，推動(dòng)數(shù)據(jù)庫產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程。
2 構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的條件
2．1 數(shù)據(jù)源分析
①地方文獻(xiàn)數(shù)量豐富。在地區(qū)發(fā)展的歷史長河中，留下了豐富的地方文獻(xiàn)資源。隨著地區(qū)現(xiàn)代化建設(shè)的不斷深入，地方文獻(xiàn)信息量迅速增長，豐富的源源不斷的文獻(xiàn)信息給建庫提供了必備條件。再則，圖書館難以做到無遺漏地采集收藏全部地方文獻(xiàn)，建庫恰好可以彌補(bǔ)缺藏并提供收集線索。②地方文獻(xiàn)類型多樣。按不同標(biāo)準(zhǔn)可將地方文獻(xiàn)劃分為不同類型，諸如：印刷型，視聽型和網(wǎng)絡(luò)型：圖書、報(bào)刊和論文資料；公開出版物，內(nèi)部交流資料和密級文獻(xiàn)等等。地方文獻(xiàn)多種類型并存，豐富了數(shù)據(jù)內(nèi)容，尤其是重要的灰色文獻(xiàn)。給地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫增添了特色。③地方文獻(xiàn)分布廣泛。分散于各學(xué)科文獻(xiàn)中，分布于各種載體上，包含于其他文獻(xiàn)內(nèi)，分藏于眾多單位里，出現(xiàn)于網(wǎng)上文獻(xiàn)信息資源系統(tǒng)中。這種分散性，不便于地方文獻(xiàn)的采集收藏和開發(fā)利用，將分散的地方文獻(xiàn)通過建庫得以集中，既彌補(bǔ)了館藏不足，又方便了讀者檢索。
2．2用戶分析
隨著地方現(xiàn)代化建設(shè)步伐的加快，地方文獻(xiàn)信息用戶與需求量呈不斷增長的態(tài)勢。①用戶迅速增加，從成人到孩子、教師到學(xué)生，領(lǐng)導(dǎo)到群眾、學(xué)者到建設(shè)者，無不需要地方文獻(xiàn)信息，他們或接受愛國家，愛家鄉(xiāng)的傳統(tǒng)教育，或?yàn)榻虒W(xué)科研服務(wù)，或決策規(guī)劃咨詢信息，或指導(dǎo)實(shí)際工作，我館地方文獻(xiàn)室，接待本校師生，本地學(xué)者、領(lǐng)導(dǎo)、工人、農(nóng)民等多層次讀者， 1999年下半年六個(gè)月接待讀者130余人次，2000年3、4、5月三個(gè)月就接待讀者約120人次。可見。地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫用戶遍及各行各業(yè)、各個(gè)專業(yè)領(lǐng)域，并且呈迅速增長的好勢頭。隨著地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，館外網(wǎng)上讀者等潛在用戶將不斷增加。②需求快速增長，信息社會(huì)化時(shí)代，信息更新速度加快，信息需求量迅速增長，地方文獻(xiàn)信息的需求也不例外。我館地方文獻(xiàn)室，讀者在1999年下半年六個(gè)月查閱地方文獻(xiàn)580余冊（篇），在2000年3、4、5月三個(gè)月就查閱約600冊（篇）�？梢�，隨著兩個(gè)文明建設(shè)的不斷深入，地方文獻(xiàn)信息的需求量呈快速增長趨勢。
2．3人財(cái)物分析
在人才方面，大中型圖書館都擁有一批高質(zhì)量的專業(yè)人才，具有信息服務(wù)的豐富經(jīng)驗(yàn)，具有對信息的收集整理、分析加工的能力。在設(shè)備方面，計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已在大中型圖書館普遍應(yīng)用，計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)（CERNET）， INTERNET網(wǎng)已相繼開通。在經(jīng)費(fèi)方面，經(jīng)費(fèi)雖然緊張，但可以多渠道多途徑想辦法解決，隨著圖書資料保障系統(tǒng)的逐步實(shí)施，爭取得到資助；隨著各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭取撥到�？睿煌ㄟ^縱橫聯(lián)合，爭取融合資金；通過數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品投放市場，爭取回收資金。
綜上所述，用戶需求旺盛，建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫是十分必要的；數(shù)據(jù)源充足、有建庫專業(yè)人員、擁有先進(jìn)設(shè)備、多渠道籌集資金，建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫也是十分可行的。但是，數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項(xiàng)投入大、技術(shù)強(qiáng)、周期長、見效慢的工作，建庫會(huì)遇到各種各樣的困難，需要通過多方面努力，解決困難和問題，創(chuàng)造良好的條件，使建庫工作順利開展。
3 構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的要求
3．1功能要求
數(shù)據(jù)庫建設(shè)的主要目的在于提供豐富的信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，必須要求擁有完善的，結(jié)構(gòu)合理的檢索功能體系。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件的開發(fā)要注重實(shí)用性和通用性，要求用戶界面友好，操作簡便快捷、易維護(hù)、易推廣普及。檢索功能體系應(yīng)具備查詢檢索，修改刪除，新增補(bǔ)充三大功能，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，考慮增設(shè)信息檢索服務(wù)的輔助功能，如：網(wǎng)站到訪功能、文獻(xiàn)檢索命中率統(tǒng)計(jì)功能、關(guān)鍵詞或主題詞檢索頻率統(tǒng)計(jì)功能等。查詢檢索功能要做到能對用戶導(dǎo)引檢索，提供多種不同的檢索途徑和檢索點(diǎn)，不僅包括題名（書名），責(zé)任者，分類號，主題詞、關(guān)鍵詞等常規(guī)檢索項(xiàng)，而且還要有年份，地名等檢索點(diǎn)；既要實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)相互間的“與”、“或”、“非”的邏輯組配檢索，又要實(shí)現(xiàn)在一次檢索結(jié)果的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)多次循環(huán)檢索，提高檢索命中率。
3．2規(guī)模要求
從國內(nèi)文獻(xiàn)檢索數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)狀來看，我國數(shù)據(jù)庫建設(shè)和發(fā)展趨勢是大規(guī)模，全文型和網(wǎng)絡(luò)化，表明對數(shù)據(jù)庫規(guī)模要求越來越多。國內(nèi)市場對文獻(xiàn)檢索數(shù)據(jù)庫中信息記錄的最低要求是5萬條以上。因此，地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)也要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，要有一定的規(guī)模，數(shù)據(jù)資料不完備的小規(guī)模地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，市場需求小，很難打開局面，容易變成死庫。為此，應(yīng)構(gòu)建中等規(guī)模乃至大型的的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，能產(chǎn)生很好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
3．3質(zhì)量要求
①數(shù)據(jù)源要準(zhǔn)確可靠，數(shù)據(jù)源是數(shù)據(jù)庫中每條數(shù)據(jù)的來源，也是數(shù)據(jù)質(zhì)量的依據(jù)所在。因此，地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)源不僅要有保障，而且要準(zhǔn)確可靠。②標(biāo)引著錄要規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的信息檢索的實(shí)現(xiàn)以其對地方文獻(xiàn)信息的標(biāo)引為基礎(chǔ)，因此，對地方文獻(xiàn)信息的標(biāo)引必須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也是聯(lián)網(wǎng)協(xié)作的前提，實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫與各種網(wǎng)上信息資源檢索的接軌。③軟件系統(tǒng)要通用實(shí)用。軟件系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的存取、修改、檢索、聯(lián)網(wǎng)等起著決定性的作用，要求地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)具有通用性和實(shí)用性，便于推廣普及，利于多種地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)交換。④檢索系統(tǒng)要能網(wǎng)絡(luò)化，地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)不僅能以光盤和軟盤形式在單機(jī)上運(yùn)行，而且要具備網(wǎng)絡(luò)功能，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能在網(wǎng)上傳輸。
4 構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的方法
4．1構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的方式
根據(jù)不同的目的和任務(wù)，可采用不同的建庫方式。①回溯過去的文獻(xiàn)信息而建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。目前已建成的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫較少，而地方文獻(xiàn)信息資源很豐富，為了充分發(fā)揮作用，回溯建立全面系統(tǒng)的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫十分必要。②追新建庫式。追尋新的地方文獻(xiàn)信息連續(xù)建立最新地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。將源源不斷的無序的新文獻(xiàn)信息及時(shí)有序地、連續(xù)性提供給用戶檢索利用。③獨(dú)立建庫式。由本單位獨(dú)自建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。一般在建立館藏地方文獻(xiàn)書目索引數(shù)據(jù)庫時(shí)多采用此法。④聯(lián)合建庫式�？v橫聯(lián)合協(xié)作建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，從自發(fā)，獨(dú)立、小型，分散的數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)走向協(xié)調(diào)，聯(lián)合、大型、網(wǎng)絡(luò)化是文獻(xiàn)信息工作發(fā)展的必然趨勢，必須擺脫孤軍作戰(zhàn)，改變各自為政的狀況，應(yīng)加快區(qū)域內(nèi)圖書館、檔案館、博物館等單位分工協(xié)作步伐，采用“統(tǒng)一規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)一致，分散加工，集中處理”的建庫格局，聯(lián)合構(gòu)建綜合性、全文型較大規(guī)模的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，達(dá)到共建共知共享。
4．2構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的類型
地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫可按不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分不同的類型，①按數(shù)據(jù)學(xué)科內(nèi)容分：綜合型和專題型。前者是包括各學(xué)科內(nèi)容的綜合性地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫；后者是只收某學(xué)科或某專題內(nèi)容的專題性地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。②按數(shù)據(jù)加工程度分：書目索引型和全文型。前者是只提供文獻(xiàn)線索和摘要的地方文獻(xiàn)書目索引數(shù)據(jù)庫，揭示文獻(xiàn)深度淺，服務(wù)范圍��；后者是既提供文獻(xiàn)線索，又提供原文獻(xiàn)內(nèi)容的地方文獻(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫，揭示文獻(xiàn)內(nèi)容深，滿足用戶的多層次檢索需求。③按數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品形式分：機(jī)讀型和網(wǎng)絡(luò)型，前者是以檢索光盤和檢索軟盤形式的地方文獻(xiàn)光盤（軟盤）數(shù)據(jù)庫，可獨(dú)立在單機(jī)上運(yùn)行供用戶檢索使用；后者是設(shè)在網(wǎng)站上，建立網(wǎng)頁的地方文獻(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，隨時(shí)隨地供多用戶檢索使用。
4．3構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的步驟
4．3．1論證
建庫前，必須從國內(nèi)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫開發(fā)、數(shù)據(jù)信息源、建庫人員素質(zhì)、技術(shù)設(shè)備、用戶需求等方面開展可行性和技術(shù)論證。了解國內(nèi)是否已有相同數(shù)據(jù)庫開發(fā)，可通過各級組織協(xié)調(diào)，避免小范圍小規(guī)模低水平的重復(fù)建設(shè)；調(diào)查地方文獻(xiàn)信息源是否充足，前期準(zhǔn)備情況如何：考察建庫人員的知識結(jié)構(gòu)和綜合素質(zhì)情況，是否能勝任建庫工作；考慮硬件與軟件環(huán)境，硬件配置是否符合建庫要求，采用何種軟件系統(tǒng)達(dá)到最優(yōu)化；分析地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，做好市場前景和用戶需求的前瞻性分析。
4．3．2收集
建庫論證后，接著收集地方文獻(xiàn)信息，文獻(xiàn)信息是數(shù)據(jù)的源泉，數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)庫的核心，數(shù)據(jù)質(zhì)量從某種意義上代表數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。因此，地方文獻(xiàn)信息的收集是十分重要的環(huán)節(jié)。①制訂科學(xué)的收集原則：公開出版的地方文獻(xiàn)信息全面系統(tǒng)收集，灰色的地方文獻(xiàn)信息盡全力收集，獨(dú)立完整的地方文獻(xiàn)信息重點(diǎn)收集，藏于其他資料中的地方文獻(xiàn)信息選摘收集。②確定合理的收集范圍：具體規(guī)定地方文獻(xiàn)的類型范圍。學(xué)科范圍，時(shí)限范圍和地域范圍。③選擇文獻(xiàn)源收集。在館內(nèi)，收集館藏地方文獻(xiàn)信息；從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)資源系統(tǒng)中，收集網(wǎng)上地方文獻(xiàn)信息；到本地區(qū)，乃至全國各地的有關(guān)單位收集相關(guān)地方文獻(xiàn)信息，④篩選審核文獻(xiàn)，將收集的地方文獻(xiàn)信息，進(jìn)行整理、排序、查重、挑選、審核，最終確定哪些文獻(xiàn)被收錄數(shù)據(jù)庫。
4．3．3標(biāo)引
文獻(xiàn)標(biāo)引決定著數(shù)據(jù)質(zhì)量，高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫必須做到科學(xué)規(guī)范化的文獻(xiàn)標(biāo)引。實(shí)現(xiàn)對文獻(xiàn)信息規(guī)范化標(biāo)引必須選好分類表和主題詞表，前者實(shí)現(xiàn)對文獻(xiàn)的學(xué)科內(nèi)容標(biāo)引——分類標(biāo)引，后者實(shí)現(xiàn)對文獻(xiàn)的主題內(nèi)容標(biāo)引——主題標(biāo)引，分類標(biāo)引多按《中圖法》，必要時(shí)對有關(guān)類目進(jìn)行適當(dāng)?shù)募?xì)分與擴(kuò)充。主題標(biāo)引一般采用《漢語主題詞表》，從中選定恰當(dāng)?shù)闹黝}詞，分類組織數(shù)據(jù)。根據(jù)實(shí)際需要也可增加關(guān)鍵詞標(biāo)引，選定讀者熟悉的關(guān)鍵詞來標(biāo)引，更接近讀者的思維習(xí)慣，具有更強(qiáng)的實(shí)用性。總之，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，選擇合適的標(biāo)引方式，制訂標(biāo)引細(xì)則，具體規(guī)定標(biāo)引的深度、分類的集中與分散，主題詞和關(guān)鍵詞的選用原則等，以便標(biāo)引人員的共同遵照執(zhí)行。
4．3．4著錄
雖然著錄是對文獻(xiàn)外部特征的描述，但著錄的完備與準(zhǔn)確程度、文字錄入的正確率等直接影響檢索效果。因此，著錄不僅要遵循GB3792-85文獻(xiàn)著錄總則、 GB3792．2-85普通圖書著錄規(guī)則、GB3792．3-85連續(xù)出版物著錄規(guī)則等國家標(biāo)準(zhǔn)，而且要制訂建庫的具體著錄實(shí)施條例和細(xì)則，使建庫有關(guān)人員共同遵守以達(dá)到一致性的要求，力爭達(dá)到著錄項(xiàng)目統(tǒng)一，項(xiàng)目次序和單元次序統(tǒng)一等，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。為了使數(shù)據(jù)具有可交換性，各類型文獻(xiàn)均可采用標(biāo)準(zhǔn)化的機(jī)讀目錄格式——CNMARC、USMARC、LCMARC。
4．2．5審校
數(shù)據(jù)審校是保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要工作環(huán)節(jié)，為了減少標(biāo)引錯(cuò)誤，提高標(biāo)引的一致性，應(yīng)重視標(biāo)引審校，要對文獻(xiàn)標(biāo)引的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核校對；為了減少數(shù)據(jù)著錄錄入錯(cuò)誤。保證每一條記錄的準(zhǔn)確性，要全面，認(rèn)真，細(xì)致地逐項(xiàng)核對，特別要注意對具有檢索意義的項(xiàng)目的審校，及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并改正，把好數(shù)據(jù)工作中的最后一關(guān)。
參考文獻(xiàn)
[1]孫繼林. 國內(nèi)文獻(xiàn)檢索數(shù)據(jù)庫建設(shè)的發(fā)展趨勢[J]．圖書館雜志， 1999，（4）。
[2]黃金鳳.走出數(shù)據(jù)庫建設(shè)的誤區(qū)、營造良好的網(wǎng)絡(luò)檢索環(huán)境[J]. 河北科技圖苑， 1999，（2）
〔出處〕 圖書館論壇2001（4）
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