為ERP升級上保險

　　在面對ERP產品時，企業(yè)往往只關注ERP售前的價格、規(guī)劃和實施，而忽視售后的維護與升級。
　　但當他們真正上了ERP才知道，ERP的升級也很重要——企業(yè)自身業(yè)務需求的拉動和企業(yè)規(guī)模的擴張都要求他們對原有ERP產品的功能更加強化、模塊再次擴充，企業(yè)CIO甚至需要找到一款更適合自己企業(yè)的產品替換掉現有的ERP，并且需要重新考慮產品的升級費用、規(guī)劃部署和實施風險等問題。而在這一過程中，項目管理思想的引入可有效幫助企業(yè)規(guī)避ERP升級帶來的風險。

升級的是與非
　　在ERP產品升級方面一直存在著兩種觀點：一種是ERP產品版本過多是產品不夠完善的結果；另一種是廠商限期對以前版本的支持力度在用戶看來是強制升級。在這兩個問題上，用戶和廠商之間一直存在分歧。
　　前一種情況，如用友的U8從8.2(此版本后開始被稱作ERP產品)到8.5共15個版本，其中經歷了3次比較大的升級；再如新中大的URP從2001年推出后每年都會升級1次，每三四個月還會推出1個小的版本。用戶認為，版本過多，尤其是補丁的泛濫，反映的是產品的不夠完善。但廠商對此卻持不同看法：版本多并不能完全代表產品不夠完善，因為隨著功能模塊的增加、設計思想的改變和技術架構的提升，版本有時會自然增加，但版本過多可能與產品不夠完善有關。
　　經過ERP初期的圈地時代，現在各廠商都在不斷推出更適合企業(yè)生產、經營、管理的ERP產品，版本升級在所難免。對于版本升級泛濫學說，浪潮通軟副總裁魏代森對此的看法是，ERP產品不可能是盡善盡美的，所以，正常的版本更新和升級很正常，而且技術方面經歷從DOS時代到WINDOS時代、從C/S架構到B/S架構等變化也需要廠商對ERP產品進行升級。企業(yè)對ERP的升級也很正常，隨著企業(yè)的發(fā)展，無論企業(yè)的業(yè)務規(guī)范程度、計劃程度、管理水平和服務方面都在不斷變化，這些變化都使得企業(yè)對管理軟件的需求進一步增強。但版本過多確實有可能因為產品不夠完善。
　　東軟軟件股份有限公司副總裁榮新節(jié)表達了類似觀點，“ERP的升級主要取決于技術上的變化和功能上的完善，如早期的ERP大多都是以MRPII為主，現在則包括供應鏈管理、客戶關系管理、人力資源管理等。但從前一個版本到下一個版之間有很多的版本的話，多數情況下是由于版本的不完善和功能的不足造成的�！�
　　對于后一種情況，如ORACLE就對R10.7產品提出了支持期限，SAP也對以前版本提出了支持期限。用戶認為這是在強迫他們升級，但廠商認為這很正常。ORACLE對此的解釋是從長遠來看，老的版本將不再適應新的業(yè)務需求并將逐漸退出市場。在這些老的版本上再進行投資（包括客戶和廠商），將是一種浪費。
　　浪潮通軟魏代森副總裁也認為制定支持期待對廠商和企業(yè)都有力，“我們有很多版本，我們要是對每一個版本都去維護的話，代價會很高，維護的成本也非常高。而在強制升級的同時，廠商會給客戶提供很多優(yōu)質的服務，對用戶來說利大于弊。”但目前，國內廠商還沒有一個敢這樣得罪用戶的，其對以前版本都提供支持。
跟著業(yè)務的感覺走
　　強迫也好、需求也好，現在用戶都不可避免的要對ERP產品進行升級了。而在升級的過程中，業(yè)務部門的需求是決定ERP產品是否升級的關鍵。
　　東軟股份公司榮新節(jié)副總裁認為，用戶的升級通常有兩種情況：一種是業(yè)務的變化引起企業(yè)對系統新功能的需求，即老系統不能滿足新業(yè)務的變化時，就需要對原有系統進行升級；還有一類是技術上的，比如，以前受網絡管理限制和主機限制，ERP系統選擇的技術方式多是基于C/S架構的，現在則多采用B/S架構。但對于用戶來講，技術上的升級有時候并不完全必要，用戶實際在使用ERP時應該根據業(yè)務需求走。
　　其實像WIN98、WIN2000、WIN2003一樣，各廠商的ERP產品都在不斷推陳出新。比如國內由財務軟件廠商轉型到ERP廠商本身就是一種升級，他們的產品也由原來的財務擴展到財務加進銷存，現在又多集成了CRM、HR、BI等功能模塊。再如Oracle ERP產品從1995年進入中國市場以來,也歷經了從R10到R11再到R11i兩次大的版本升級。對于廠商而言，技術的變革、管理思想的提高、模塊的擴充必將帶來ERP版本的更新換代，即升級。
　　然而，對于企業(yè)CIO來說，不可能像升級WINDOS操作系統一樣簡單實施ERP產品的升級。對于即將上馬ERP和已經應用ERP的企業(yè)CIO來說，他們不得不考慮系統升級給企業(yè)在資金投入、升級繁簡程度、工作量和人員安排、實施風險等各方面問題。ERP產品的升級牽扯著企業(yè)CIO和各部門每一個人的神經，同時也連著廠商的每一根血脈。
　　因此，對于那些選擇需要承擔版本升級、模塊擴充費用的企業(yè)CIO來說，在面對廠商不斷推出的ERP產品時，他們應該更為冷靜的考慮自身業(yè)務部門的需求和投資回報以及是否真的有必要跟著廠商不斷推出的新版本和新功能走？
　　但在這里需要明確的是版本的升級不同于版本更新，比如，Oracle ERP產品的R10有10.0至10.7八個版本、R11里有R11.0.0、R11.0.1、R11.0.2、R11.0.3四個版本，R11i中也有R11.5.0至R11.5.9十個版本。其他廠商的產品也都類似，即在每一個大的升級版本中，會有若干個小的更新版本，它們是隨著企業(yè)相關產品的不斷穩(wěn)定和功能的逐步完善而推出的更新版本或者專門針對某一行業(yè)的特殊版本，例如浪潮通軟和新中大的版本有的就屬于后者。
　　對于這些版本的更新一般是不需要企業(yè)付費的。而對于版本的升級各主流廠商的狀況卻不盡相同。SAP、ORACLE、神州數碼、浪潮通軟等是將升級費用加到服務費中，如SAP在給一汽大眾做的項目中，每年按產品成本的17%收取服務費；神州數碼的服務費在10-15%之間；用友、新中大是直接收取產品費用百分比，用友在10%-20%之間，新中大在15%左右；而升級金蝶的產品雖不用繳納服務費或產品費用百分比，但需要交納相應實施費用。最終下來，用戶在選用各廠商產品時付出的升級成本應該差不多。但這里有一點需要注意的是，其他廠商的實施費用是單算的，如果企業(yè)需要廠商幫助實施，企業(yè)還需要按照每天雇用的實施人員工作量支付實施費用，一般在二三百美元之間，國內廠商的實施費用相對要便宜些。
　　所以對于版本的更新，用戶最好跟著廠商走，因為更新不會牽扯太大的變化，而且會修復其中不完善的地方，對于產品的升級用戶則需要權衡其中的利益關系，看業(yè)務部門是否真的有需要，而且要看投入與產出是否成正比。
　　另外，除了業(yè)務的需求，有時技術水平的提升對企業(yè)ERP的升級影響也很大，比如ERP產品從C/S架構升級到B/S架構就為證券公司和集團企業(yè)帶來了極大方便。因為這些公司要求集中化管理，原來在C/S架構的ERP產品下實施集中化管理有一定困難，現在升級到B/S架構上就可以輕松實現了。
風險阻礙產品升級
　　既然企業(yè)的業(yè)務部門需求決定了企業(yè)的ERP是否需要升級，那么隨著中國企業(yè)特別是中小企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)在組織結構和地域范圍方面正在急劇擴張，其業(yè)務部門對更強ERP功能和更

多模塊的需求也越來越強烈。按理說，企業(yè)CIO對于ERP產品的升級換代也應該趨之若鶩，但是，事實卻是，大多數企業(yè)CIO卻并不熱衷于對ERP產品的升級。
　　對此，浪潮通軟魏總指出，造成這種現象的原因有兩種：一種是原來的版本有可能能夠滿足業(yè)務部門的需要，不需要升級；另一種情況是一些舊有意識在做怪。比如，會計電算化在我國用得非常普遍，但是對于企業(yè)CIO來說，它可能只意識到會計電算化的作用而忽略了財務管理、成本控制以及更多管理思想的價值。
　　而金蝶市場部總經理曾良則認為，這也與用戶對新產品的不信任有關，使得他們對待ERP新產品的推出普遍持觀望態(tài)度。因為新版本在推出之時，雖然模塊有所增加，功能也得到進一步增強以及技術水平得到提升，但新產品在穩(wěn)定性方面會有可能存在不足，可能不及上一個經過不斷更新的版本。比如推出的大規(guī)模升級版本與上一版本相比，雖然功能增強了很多，但穩(wěn)定性方面按照國際軟件工程規(guī)律往往達不到上一版本的程度，可能要再經過進一步推出的版本才能完全穩(wěn)定下來——這在國際軟件業(yè)是非常普遍的現象。
　　神州數碼北方區(qū)EC服務部經理梁景茹女士指出，企業(yè)對產品的擔心完全沒有必要，因為任何一款ERP產品都是經過多輪測試才向客戶推薦的。比如神州數碼有一套嚴謹的測試體系，包括產品中心測試、顧問測試、代表客戶測試等，然后才會全面推廣。
　　另外，這種不熱衷升級的原因還包括企業(yè)的效益不如人意、系統的使用/推廣情況不理想、對新版本的增強功能和特色認知不足、價格因素、實施風險以及個別CIO沽名釣譽等。而其中，實施風險是決定企業(yè)CIO是否考慮升級ERP產品的一個重要原因，尤其是對于即將更換新的ERP系統的用戶來說，這種風險更大。這種風險不僅來自實施后用戶的使用體驗，而且在實施過程中，也會受慣性意識的阻礙。
　　梁景茹女士指出，這種風險體現在：如果是一個沒接觸過ERP的用戶，腦子里一片空白，廠商會說什么是什么，他們將比較容易接受廠商的觀點，這雖然造成了信息的不對稱，但有利于項目的實施。但現在企業(yè)的CIO有很多經驗，而且對于產品的升級和業(yè)務需求會有很多自己的理解，雙方爭執(zhí)會大幅增加，而且CIO和業(yè)務部門人員容易把新系統與原系統進行比較，這些在某種程度上都會給產品的升級帶來風險。
用項目管理規(guī)避風險
　　對于升級ERP系統，決不能簡簡單單的認為只把數據移植到新系統就可以了，這其中存在很多風險，比如升級的失敗、實施方（主要指靠第三方實施的企業(yè)）的撤離、選型失誤、業(yè)務人員適應能力弱等等。
　　博科資訊市場部經理肖健指出，要解決產品升級的風險問題首先要更替切入點，確定有無必要性；其次，要了解自己的需求，制定宏觀的規(guī)劃，最好適合公司未來3-5年的規(guī)劃；第三，要選型慎重，選擇合適的合作伙伴。
　　用友相關負責人表達了類似觀點，即在新舊產品更替過程中，可以采用以下幾項措施，有效規(guī)避失敗風險：首先，要將企業(yè)一把手列為項目負責人；其次，采用嚴格的考核機制；第三，明確企業(yè)的業(yè)務需求；第四，詳細調研，協調業(yè)務、財務、決策各方意見，統一認識；第五，有詳細的項目計劃（初始調研、培訓、實施、驗收等）。
　　而ORACLE、浪潮通軟、神州數碼、金碟等相關負責人在接受采訪時，則更為明確的指出，將項目管理思想引入ERP產品升級過程，有利于保障用戶產品升級的成功率。其中，項目管理中的需求分析，可以幫助企業(yè)了解企業(yè)ERP產品升級的細節(jié)，從而把未知因素降到最低；項目計劃通過在關鍵位置設立檢查點，使得企業(yè)CIO能夠隨時監(jiān)控產品升級的實施進度，及時發(fā)現問題，并對出現的異�，F象做出快速反應；設計和過程文檔化可以使產品的升級過程更加清晰和有計劃性。
　　ORACLE相關負責人指出，客戶在做產品更替時，應用項目管理的方式進行。至少要包括前期調研、影響分析、方案制定、模擬測試、風險控制及應急方案、產品的最終更新等。有時還需要考慮新功能的實施以及最終用戶相應的培訓。
　　浪潮通軟魏總指出，在引入項目管理思想進行ERP產品升級時，首先要讓客戶明白升級的明確目標并使雙方達成一致；其次要在實施過程中，使得新系統與原有系統形成良好的銜接，使原有數據能夠平穩(wěn)過渡到新系統中；第三，升級過程中，雙方心態(tài)要擺正，把升級真正看作一個項目來看待，而不是僅僅裝個軟件就算了，要做好初始調研、規(guī)劃、培訓、實施工作。
　　而對于升級本身來說，在通常情況下，用戶對ERP產品的升級會有兩種可能，第一種與硬件設備的升級同步進行，在購買新設備的情況下，這種情況是最好的。對這些新的設備直接進行安裝，調試成功之后再把兩系統切換過來。如果舊設備能夠與新系統配套，也不愿意再更換硬件，就需要對原有數據進行備份，然后再進行升級。如果時間比較長，那備份的數據還要保持與原系統的同步。而在升級時間選擇上，用戶最好在本年末或下年初，因為在這段時間，企業(yè)業(yè)務經常會進行比較大的調整，其可以隨著產品的升級一起變動。

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