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建立地方年鑒數(shù)據(jù)庫初探

時間：2022-08-09 07:11:10 計算機信息技術(shù) 我要投稿

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（一）

地方年鑒是一種系統(tǒng)匯輯該地區(qū)一年度重要的文獻(xiàn)信息，逐年編纂且連續(xù)出版的資料性工具書。按其收錄信息的范圍，可分為綜合性年鑒和專業(yè)性年鑒。它除了具有工具書的收錄廣泛、編排系統(tǒng)、查閱方便等，還具有信息密集、資料權(quán)威、專業(yè)性強、反映及時、連續(xù)出版、功能齊全等優(yōu)點，被譽為“集萬卷為一冊，縮一年為一瞬”。正是基于年鑒的這些鮮明的特色，對于了解本地區(qū)的歷史、地理、人文、社會、政治、經(jīng)濟等方面的事件、最新動態(tài)、最新進(jìn)展和準(zhǔn)確翔實的數(shù)字統(tǒng)計資料、當(dāng)代人物和書刊論文線索等具有不可替代的作用。它反映著當(dāng)?shù)貐^(qū)前進(jìn)的步伐，發(fā)展?fàn)顩r，具有戰(zhàn)略指南的作用。它可為各級領(lǐng)導(dǎo)了解和熟悉情況，研究制定規(guī)劃和進(jìn)行決策提供全面、權(quán)威、精確、新穎的信息和依據(jù)；為政治宣傳、文化交流、經(jīng)濟發(fā)展提供豐富信息；是科研、教學(xué)有學(xué)術(shù)價值的參考工具，有很高的開發(fā)利用價值和應(yīng)用前景。

地方年鑒一般具有以下特點：

1．聘請專家撰寫，具有一定的權(quán)威性；

2．按專業(yè)分冊出版，集中反映當(dāng)?shù)刂еa(chǎn)業(yè)發(fā)展的基本情況，對當(dāng)?shù)亟?jīng)濟發(fā)展具有決策、參考、指南等信息咨詢作用；

3．由國家級出版社正式出版；

4．突出新意，資料性強，規(guī)范化，能達(dá)到科學(xué)性、思想性、資料性的統(tǒng)一，集史實性、信息性和知識性于一體，全面系統(tǒng)、翔實地介紹當(dāng)?shù)匾荒陙碓诮?jīng)濟、社會和農(nóng)業(yè)各方面的發(fā)展概況；

5．提供各種事實、概況和統(tǒng)計數(shù)字等動態(tài)性信息，以數(shù)據(jù)形式為主；

6．各分冊獨立出版，內(nèi)容不交叉重復(fù)。

（二）

系統(tǒng)地開發(fā)利用地方年鑒，首先要建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫。機讀目錄數(shù)據(jù)庫是控制和處理文獻(xiàn)信息一個極其重要的現(xiàn)代化手段，是信息時代文獻(xiàn)書目信息存貯和利用的必然要求。它以檢索迅速，存取便利，既方便復(fù)制，又可以遠(yuǎn)距離傳輸而贏得社會各界用戶的青睞。機讀目錄數(shù)據(jù)庫是文獻(xiàn)工作自動化的基礎(chǔ)，是文獻(xiàn)信息資源共享的先決條件，只有先建立相關(guān)文獻(xiàn)的數(shù)據(jù)庫，才有可能實現(xiàn)各項工作的計算機化，并通過計算機和數(shù)據(jù)庫高效、細(xì)致地揭示相關(guān)文獻(xiàn)信息資源，為讀者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

針對地方年鑒的特點，可按分冊建立數(shù)據(jù)庫。每個專業(yè)數(shù)據(jù)庫根據(jù)年鑒的數(shù)據(jù)特點可建立3種數(shù)據(jù)庫形式：事實數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和書目數(shù)據(jù)庫。建庫語言采用Turboc（2．0版）或Foxbase（2．1 10版）＋關(guān)系數(shù)據(jù)庫語言，由于后一種語言具有編程方便，結(jié)構(gòu)簡單，界面友好等優(yōu)點，常作為編制管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)工具。系統(tǒng)運行在PC、XT、AT等386以上型計算機上。

數(shù)據(jù)庫類型具體說明如下：

1、事實數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的記錄內(nèi)容為數(shù)據(jù)信息，此種數(shù)據(jù)庫為事實數(shù)據(jù)庫。事實數(shù)據(jù)是年鑒的一大特點，而且占有絕大部分篇幅，也是年鑒的重要內(nèi)容。建立此種數(shù)據(jù)庫可提供事實數(shù)據(jù)，滿足對此方面檢索的需要，為制定本地經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展等方面的方針政策提供全面、權(quán)威、精確的信息和依據(jù)，為政治宣傳、文化交流、科研、教學(xué)等方面的發(fā)展服務(wù)。事實數(shù)據(jù)庫與書目數(shù)據(jù)庫同屬于參考數(shù)據(jù)庫，它的作用即是提供參考性的數(shù)據(jù)信息，另外，對于數(shù)據(jù)可進(jìn)行運算或排序等相應(yīng)的處理。

2．全文數(shù)據(jù)庫。全文數(shù)據(jù)庫，即包括題名、著者、摘要、關(guān)鍵詞、正文、參考文獻(xiàn)和著作日期等數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫，另外還有形形色色的諸如樂譜、圖像、語言（音樂）等數(shù)據(jù)庫。在年鑒中文字部分占極小的一部分，但字字均具有檢索意義，為此不能只做書目信息。在現(xiàn)代社會，人們對數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量要求越來越高，作為參考指示性的書目信息已不能滿足讀者多層次的信息需求，而全文數(shù)據(jù)庫有其它類型數(shù)據(jù)庫不具備的優(yōu)點：時差為零，數(shù)據(jù)一經(jīng)入庫即能被讀者全文利用，這一點是全文數(shù)據(jù)庫最顯著的特點；避免了二次加工人為的差錯；讀者可通過檢索直接得到全文；簡化了文獻(xiàn)情報工作的建庫工作；數(shù)據(jù)的更新剔舊簡便易行；利于電子圖書館的建設(shè)等。因此，全文數(shù)據(jù)庫提供給用戶的是原文的全部數(shù)據(jù)，而且它能根據(jù)用戶的需要編制二、三次文獻(xiàn)或索引書目等高質(zhì)量的信息，它的優(yōu)點完全適用于年鑒的特點，由于它在信息化的社會中具有強大的生命力，為年鑒的進(jìn)一步開發(fā)打下了基礎(chǔ)。

3、書目數(shù)據(jù)庫。它是把一本圖書、一篇文獻(xiàn)的內(nèi)容特征和外部特征記錄在計算機載體上，按著錄條例進(jìn)行規(guī)范，成為一組書目數(shù)據(jù)。它可提供諸如題名、著者、分類、主題等多方面的檢索途徑和編制各種目錄數(shù)據(jù)，它只能揭示文獻(xiàn)的有關(guān)信息，以及收藏的地點等，起到參考指示的作用。在年鑒的數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，此類數(shù)據(jù)庫是最基本的信息存取方式，在實際工作中應(yīng)用很廣泛。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，此種數(shù)據(jù)庫在進(jìn)一步滿足人們的信息需求方面已顯示出它的不足之處，因此在年鑒建庫中要重質(zhì)量不重數(shù)量。

（三）

系統(tǒng)開發(fā)前后有許多工作要做：

1、加強數(shù)據(jù)庫質(zhì)量建設(shè)、在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，數(shù)據(jù)錄入時要力求準(zhǔn)確，寧繁勿簡，并定期進(jìn)行檢查。只有這樣，才能達(dá)到一次錄入多次輸出的功能，才能使數(shù)據(jù)庫資源得到充分有效的利用。

2、對人員的要求。一般圖書館上機人員都是在職培訓(xùn)之后上崗工作的，對于現(xiàn)有系統(tǒng)能維持現(xiàn)狀，如果讓其搞開發(fā)可能有困難，為此應(yīng)加強人員計算機知識的培訓(xùn)。

3、重視用戶教育。一個系統(tǒng)的開發(fā)成功后，在使用過程中可能需經(jīng)一段時間的用戶培訓(xùn)方能達(dá)到開發(fā)者的目的，因此向用戶普及數(shù)據(jù)庫知識以及計算機方面的知識是非常必要的，有條件的圖書館可編制用戶手冊。

4、利用數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品加強對其宣傳報道，增強其社會影響。

參考文獻(xiàn)：

1 孔燕高校圖書館年鑒的收藏與利用山東圖書館季刊，1996（1）

2 范青等年鑒---信息時代的寶貴資源圖書館論壇，1996（4）

3 周士虎試論建立大規(guī)模的全文數(shù)據(jù)庫現(xiàn)代圖書情報技術(shù)，1996（3）

〔出處〕圖書館論叢 1998（1）

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